کارشناس کنترل پروژه کیست و چرا در هر پروژه‌ای نیاز است؟!
با اینکه همه نام کارشناس کنترل پروژه را شنیده‌اند، ولی کمتر کسی هست که بتواند به طور جامع این سمت شغلی را تعریف کند. باید بگوییم: «او کسی است که مسئول کنترل پروژه‌ها و جمع‌آوری دادهها و فرآیندهای تحلیلی است که برای پیش‌بینی، درک و تأثیرگذاری بر نتایج و زمان و هزینه یک پروژه یا برنامه آماده‌ای از سوی مدیران رده بالا فعالیت می‌کند.» این تعریف چرخه وظایف کارشناس کنترل پروژه را به روشنی مشخص می‌کند. بنابراین به همین سادگی می‌توان پی به این موضوع بُرد که تا چه میزان حضور این فرد می‌تواند برای پروژه‌های ساختمانی با اهمیت باشد. اما بیایید در مورد متخصص کنترل پروژه بیشتر صحبت کنیم؛ با ویکی ساختمون همراه باشید.
کارشناس کنترل پروژه کیست؟
یک کارشناس کنترل پروژه جزء نفرات تیم کنترل پروژه است که دارای مدرک کارشناسی از رشته‌های مدیریت، مهندسی صنایع و گرایش کنترل پروژه در رشته مهندسی عمران است. او مسئول برنامه‌ریزی پروژه، بررسی‌های پیشرفت کار، تخمین و نظارت بر هزینه‌های پروژه و بررسی کیفیت پروژه در مقایسه با هدف مورد نظر است.
بیشتر بخوانید: برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟ اصول، مراحل و اهداف
او با مدیران پروژه، سرپرستان و متخصصان بر روی پروژه خاصی همکاری می‌کند و باید ارتباط تیمی قوی جهت کاهش ریسک و سیاست‌های عملیاتی را در خود داشته باشد. بستگی به بزرگی یا کوچکی پروژه، کارشناس کنترل پروژه بر آنچه که به عنوان اجزای تشکیل دهنده پروژه نام دارد نظارت می‌کند.
بیشتر بخوانید: مدیر پروژه کیست؟ قهرمان و پاسخگوی سرنوشت پروژه را بشناسید!
در اینجا فرض بر این است که کنترل پروژه مربوط به تخمین معیارهای عملکرد اولیه، تعیین وضعیت فعلی پروژه، برآورد پتانسیل آینده پروژه، شناسایی هرگونه واریانس (مبنای موقعیت فعلی و مبنای شروع به موقعیت بالقوه آینده) و در نظر گرفتن مناسبات کاری است. اقداماتی که برای بازیابی هرگونه واریانس مثبت از سوی کارشناس مربوطه انجام می‌شود.
در اینجا واریانس به تفاوت‌های واقعی شناسایی شده در اسناد کنترل و همچنین تغییرات احتمالی ناشی از تهدیدات پروژه، موضوعات و فرصت‌ها اشاره دارد. بر این اساس مؤلفه‌های کنترل پروژه با اندازه‌گیری و نظارت بر متغیرهای کنترل ارتباط پیدا می‌کنند، این ارتباط توسط کارشناس کنترل پروژه انجام می‌شود و به طور خلاصه شامل موارد زیر است:
- برنامه‌ریزی و جدول کاری
- مدیریت ریسک (شامل شناسایی و ارزیابی)
- برآورد هزینه و مدیریت
- دامنه و مدیریت تغییر
- مدیریت ارزش کسب شده
- کنترل اسناد
- حفظ اهداف اولیه پروژه
- گزارش‌نویسی
وظایف و اختیارات کارشناس کنترل پروژه
مسئولیت‌های کارشناس برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به شرح زیر است:
- کنترل دامنه و مدیریت انجام وظایف محوله را داشته باشد.
- هزینه کار و ساعت کار و نیروی انسانی را در برابر محدودیت بودجه ارزیابی کند.
- برنامه‌های دقیق پروژه را تهیه و نگهداری کرده و شیوه تحلیل منابع برنامه را درک کند.
- چرخه کامل مالی مانند سفارشات خرید فروشنده، مشتری، پیشنهادات هزینه و فاکتور را مدیریت کند.
- بودجه بازار را مدیریت کند و منابع مالی پروژه را پیگیری کرده و گزارش‌دهی کند.
- سوابق پایگاه داده مشتری فعلی و سیستم‌های کنترل اسناد را حفظ کند.
- برای تهیه مستندات تجاری و فنی پروژه با فروشندگان، مدیر پروژه و مشتری هماهنگی ایجاد کند.
- گزارش‌های ماهانه را آماده کرده و دادهها را برای جمع آوری دسته‌بندی کند.
- بودجه کنترلی ایجاد کرده و گزارش‌های مربوط به هزینه را بررسی و تایید کند.
- برای گزارش دقیق برآوردها، مخارج و تعهدات هزینه، فرآیندهای کنترل هزینه را پیاده‌سازی کند.
- بر نرم افزارهای کنترل پروژه تسلط داشته باشد.
- ساختار شکست کار پروژه یا WBS را فراهم کند.
- برنامه زمانبندی پروژه یا Project Schedule را تهیه کنید.
- تهیه اوزان فیزیکی فعالیت‌های پروژه یا Weight Factor را مورد بررسی قرار دهد.
- تهیه منحنی اس پروژه یا Project S-Curve را ارائه دهد.
- نمودارهای ماشین آلات و تجهیزات پروژه را تهیه کند.
- نمودارهای نیروی انسانی پروژه و مصالح ساختمانی را تهیه کند.
- بانک اطلاعاتی مدارک مهندسی پروژه (MDR)، تجهیزات و ماشین آلات پروژه، مصالح پروژه، احجام کاری پروژه و مشکلات پروژه را تحلیل و سپس آماده کند.
- با کارشناسان تخصصی سایر بخش‌های پروژه از مهندسان و مجریان برق گرفته تا سازه ارتباط برقرار کند.
- گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه از فرآیند پیشرفت کار تهیه کند.
بیشتر بخوانید: روش اجرای برنامه ریزی و کنترل پروژه چگونه است؟
چرا هر پروژه ساختمانی نیاز به کارشناس کنترل پروژه دارد؟
توسعه یک سیستم کنترل پروژه، بخش مهمی از تلاش‌های کارشناس برنامه‌ریزی پروژه است. علاوه بر این، به طور گسترده‌ای حضور متخصص نقش مهمی برای بازسازی آسیب‌های احتمالی پروژه در آینده ایفا می‌کند. با وجود پیشرفت مداوم در زمینه مدیریت پروژه، بدیهی است که رویکرد سنتی هنوز عدم استفاده از کنترل پروژه را نشان می‌دهد.
به همین دلیل امروزه بسیاری از دست اندرکاران حوزه عمرانی سخن از اهمیت سمت شغلی کارشناس در دستیابی به اهداف پروژه به میان می‌آورند. بارها ثابت شده است که در صورت وجود افراد متخصص در زمینه کار کنترل پروژه، می‌توان عملکرد پروژه را بهبود بخشید.
یک مطالعه عالی توسط IPA نشان داد که شیوه‌های خوب کنترل پروژه باعث کاهش 15 درصدی هزینه اجرا می‌شود. هزینه کنترل پروژه از 0.5 تا 3 درصد کل پروژه (از جمله حسابداری هزینه) متغیر است، بنابراین، برای شکستن یکنواختی، کارشناس کنترل پروژه نیاز دارد تا اثربخشی هزینه را در حدود 2٪ بهبود بخشد.
کلام آخر
تعاریف زیادی در مورد سمت کارشناس کنترل پروژه وجود دارد که در صنایع و در حقیقت شرکت‌های ساختمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این کارشناسان دارای عملکردی حرفه‌ای هستند که به طور گسترده‌ای به عنوان مجموعه‌ای از مهارت‌های تخصصی در نوع خودشناخته می‌شود.
این عملکردی است که برای دستیابی به نتایج موفقیت‌آمیز در پروژه و نحوه برنامه‌ریزی مهم است؛ یعنی ارائه مزایای مورد نیاز به هزینه، زمان و عملکرد که باید توسط متخصص کنترل پروژه مربوطه پیاده‌سازی شود. پیشنهاد ما همیشه این است که به ویژه برای پروژه های ساختمانی بزرگ و فعالیت عمرانی مختلف اعم از راه سازی، تونل سازی، سد سازی و موارد دیگر، از حضور کارشناسان کنترل پروژه نهایت استفاده را ببرید.
