دفتر مدیریت پروژه (PMO) چیست؟
اهداف دفتر pmo
تعریف:
دفتر مدیریت پروژه یک واحد سازمانی است که مسئولیت استاندارد سازی، هماهنگی و مدیریت متمرکز پروژه ها را در سازمان بر عهده دارد.
دفتر مدیریت پروژه یک واحد سازمانی است که به مدیریت پروژه ها مرکزیت می دهد. یک دفتر مدیریت پروژه، معمولاً یکی از سه نقش زیر را داراست:
1. فراهم کردن سیاست ها، متدولوژی ها و الگوها برای مدیریت کردن پروژه ها در سازمان.
2. پشتیبانی و راهنمایی افراد سازمان در مورد چگونگی مدیریت پروژه ها، آموزش مدیریت پروژه و یا نرم افزارهای مورد استفاده در مدیریت پروژه به آنها، همیاری در بکارگیری ابزارهای ویژه مدیریت پروژه.
3. انتخاب و به کار گماردن مدیران پروژه برای پروژه های مختلف، و داشتن مسئولیت در مورد نتیجه آن گروه از پروژه ها (همگی پروژه ها، یا پروژه هایی در حد و اندازه های مشخص، نوع یا تاثیر آنها که به وسیله این دفتر، مدیریت می شود).
وظایف دفتر مدیریت پروژه:
وظایف دفتر مدیریت پروژه در سازمان های مختلف، می تواند متفاوت باشد که در ذیل اهم این وظایف اشاره شده اند:
o تمرکزدهی، هماهنگی و یکپارچه سازی پروژه ها
o تامین منابع لازم جهت مدیریت پروژه ها
o مدیریت بانک منابع
o استاندارد سازی فرایندهای مدیریت پروژه
o توسعه متدولوژی های مدیریت پروژه
o توسعه سیستم مدیریت پروژه
o شناسایی بهترین تجربیات و تسهیم آن در سازمان
o تعیین معیارهای انتخاب مدیران پروژه
o تعیین معیارهای انتخاب تیم مدیریت پروژه
o نیازسنجی و آموزش تیم مدیریت پروژه
o تعیین نرم افزارهای مورد نیاز مدیریت پروژه
o مدیریت ارتباطات بین پروژه ها
o ثبت و سازمان دهی دروس آموخته و انتقال آن به پروژه های جدید
o مشارکت در فرایند آغازین پروژه ها
o نظارت و کنترل فرایندهای مدیریت پروژه
o پیشنهاد شروع و خاتمه پروژه ها
با توجه به متن کتاب PMBOK برخی از نقش های دفتر مدیریت پروژه عبارتست از:
1. تسهیم و هماهنگی منابع در میان پروژه هایی که توسط دفتر مدیریت می شود.
2. تعیین و ایجاد متدولوژی های مدیریت پروژه، عملکردهای بهینه و استانداردها.
3. رد و بدل کردن و مدیریت خط مشی های پروژه ها، فرآیندها، الگوها و سایر مستندات مشترک.
4. تمرکز دادن مدیریت پیکره بندی پروژه برای کلیه پروژه هایی که توسط دفتر مدیریت پروژه ها اداره می شود.
5. ایجاد پایگاه و مدیریت متمرکز برای هر دو نوع ریسکهای مشترک یا اختصاصی کلیه پروژه ها.
6. دفتر مرکزی برای به کارگیری و مدیریت ابزارها و نرم افزار های فراگیر مدیریت پروژه در سراسر سازمان.
7. هماهنگی متمرکز مدیریت ارتباطات در میان پروژه ها.
8. جایگاه مربیگری برای مدیران پروژه ها.
9. نظارت مرکزی بر خطوط زمانی و بودجه کلیه پروژه های دفتر مدیریت پروژه ها معمولاً در سطح سازمان.
10. هماهنگی کلی استاندارد های کیفی بین مدیر پروژه و مسئولین کیفی داخلی یا خارجی و یا سازمان استانداردها.
مزایای ایجاد دفتر مدیریت پروژه:
از جمله مزایای ایجاد دفتر مدیریت پروژه می توان به موارد زیر اشاره نمود:
o دست یابی بهتر به اهداف استراتژیک
o دست یابی بهتر به اهداف پروژه ها
o صرفه جویی منابع
o مستند سازی بهتر دانش و تجربه سازمانی
o افزایش دانش و تخصص تیم مدیریت پروژه
o دستیابی به سطح بالاتری از رضایت ذینفعان
o افزایش بلوغ و فرهنگ سازمانی جهت مدیریت و اجرای بهتر پروژه ها
منبع:
https://www.pmi.org/learning/library/project-management-office-functions-support-6435
