اهمیت برنامه ریزی و کنترل پروژه اخیراً در بسیاری از کارهای مدیریتی رو به افزایش است. این مهم شامل برنامه ریزی، نظارت و کنترل فعالیت‌های فنی، زمان‌بندی، مصالح مورد نیاز و هزینه‌های احتمالی برای توسعه پروژه است.
تجزیه و تحلیل کلی پروژه و برآورد آن برای اقدامات کنترلی با هدف دستیابی به نتایج مورد توافق، اجرای صحیح فرآیند کار و به حداقل رساندن ضررهای مالی، از اهداف اصلی کنترل پروژه است. برای اینکه بدانید چگونه اطلاعات مربوط به هدف را جمع‌آوری کنید و تصمیمات سیستماتیک بگیرید، با ویکی ساختمون همراه باشید.
کنترل پروژه چیست؟
کنترل پروژه (Project Control) عبارت است از: «جمع‌آوری داد‌ه‌ها، مدیریت و فرآیندهای تحلیلی که برای پیش‌بینی، درک و تأثیرگذاری بر نتایج، زمان و هزینه یک پروژه یا برنامه می‌باشد که مورد استفاده قرار می‌گیرد.» هدف نهایی کنترل پروژه مدیریت کار در هر مرحله از چرخه تحویل و آماده‌سازی پروژه برای مرحله بعدی است.
این اصطلاح شامل افراد، فرآیندها و ابزارهایی است که برای برنامه ریزی، مدیریت و کاهش برنامه‌های مربوط به هزینه و هرگونه رویداد خطرآفرینی در نظر گرفته شده است. بنابراین می‌توان گفت :«موفقیت در یک پروژه به نحوه کنترل آن بستگی دارد.»
مطلب پیشنهادی: جدول برآورد هزینه‌های ساخت ساختمان در متری چند
مسئول کنترل پروژه عضو اصلی تیم است و مستقیماً با مدیر پروژه همکاری می‌کند تا به اهداف مورد نظر کار کمک کند. او بودجه و برنامه زمانی یک پروژه را ایجاد و در طول بازه زمانی مشخص آن را حفظ می‌کند. همچنین پیشرفت‌های گزارش شده در برنامه‌های کاری را تجزیه و تحلیل می‌کند و اقدامات لازم برای بهبود در پیشرفت پروژه را به مدیران بالادستی گزارش می‌دهد.
اصول کنترل پروژه
بخش عمده‌ای از اصول کنترل‌های مؤثر در مدیریت پروژه، کاهش ریسک است،. به طور کلی، بر طبق برنامه زمانی پروژه، ریسک‌های اجتناب‌ناپذیر به وفور رخ خواهند داد، بنابراین اصول و کنترل‌های مدیریت پروژه، فرآیندها و رویکردها برای اطمینان از ردیابی مؤثر ریسک و خطر را فراهم می‌کند. یک رویکرد مدیریت ریسک به عنوان بخشی از فرآیند کنترل پروژه و اصول مدیریتی اعمال می‌شود تا پروژه با موفقیت مسیر خود را طی کند.
فرآیندها و اصول زیر برای دستیابی به اهداف در کنترل پروژه استفاده می‌شوند:
- گردآوری داده‌های واقعی
- مقایسه هدف و واقعیت
- تعریف و تحلیل انحرافات
- هشدارهای زودرس
- برآورد عواقب
- پیشنهادات مربوط به اقدامات اصلاحی
- مشارکت و نظارت بر اجرای این اقدامات
بنابراین اصول بنیادین برنامه ریزی و کنترل پروژه شامل: جهت‌گیری زمانی، هشدار زودهنگام، هماهنگی و تصمیم گیری مناسب می‌باشد.
مراحل کنترل پروژه
کنترل پروژه، عملکردی مدیریتی است که برای دستیابی به اهداف و انتظارات تعریف شده در یک جدول زمانی از پیش تعیین شده در نظر گرفته می‌شود. به طور سنتی شامل سه فرآیند است که تیم مدیریت باید در طول پروژه خود انجام دهد:
- تنظیم استانداردها
- اندازه‌گیری کارآیی
- اصلاحات
هر یک از فرآیندها را می‌توان به مراحل و کارهای کوچک‌تر به شرح زیر تقسیم کرد:
- برگزاری جلسات
- انجام کنترل کیفیت
- دنبال کردن پیشرفت کار
- پاسخ به تغییرات
- مدیریت مشکلات
اجازه دهید هر یک از مراحل کنترل پروژه را با جزئیات مرور کنیم.
مرحله اول: برگزاری جلسات
هدف از برگزاری جلسات در طول یک پروژه، جمع‌آوری و مدیریت یک تیم کاری مؤثر است که قادر به دستیابی به اهداف مشخص باشند. هر جلسه با دستور کار آغاز می‌شود؛ مدیر پروژه باید دستور کار جلسه را بنویسد و سپس این سند را با همه افراد جلسه به اشتراک بگذارد. به نمونهِ موارد زیر توجه کنید:
- نقدها و وظایف تیم را دوباره بررسی و تعیین کنید.
- جزئیات اجرایی پروژه را به تیم ارائه دهید.
- اطلاع از وضعیت فعلی پروژه و موارد به اصطلاح باز پروژه
- راهنمایی به تیم ارائه دهید.
- در مورد اقدامات بیشتر در طول پروژه تصمیمات اجرایی بگیرید.
- معیارهای موفقیت را تعیین و بررسی کنید.
مرحله دوم: انجام کنترل پروژه
کنترل کیفیت با شروع یک پروژه آغاز می‌شود و در کل چرخه عمر پروژه تا زمانی که محصول تولید و به مشتری تحویل داده شود، دوام می‌آورد. هدف این است که اطمینان حاصل شود که فعالیت‌ها و وظایف در هر مرحله معین شده تا پروژه بتواند به توسعه خود ادامه دهد. در اینجا لیستی از وظایف اصلی که یک مدیر پروژه برای کنترل کیفیت آورده شده است:
- برنامه بررسی کیفیت ایجاد کنید که زمان کنترل یک مرحله معین را تعیین کند.
- برنامه‌ای را تدوین کنید که وظایف اصلی افراد درگیر در فرآیند کنترل را تعیین کند.
- بازرسانی را انتخاب کنید که کنترل کیفیت مرحله‌ای را انجام دهند.
- کلیه اقدامات و تصمیمات گرفته شده در طول فرآیند کنترل را مستند و ضبط کنید.
- پس از انجام فرآیند کنترل، به کارفرمایان در مورد وضعیت پروژه اطلاع دهید.
مرحله سوم: دنبال کردن پیشرفت کار
این مرحله در کنترل یک پروژه به نظارت، اندازه‌گیری و کنترل پیشرفت اشاره دارد. هدف این است که اطمینان حاصل شود که کار پروژه طبق برنامه‌ریزی انجام می‌شود. مدیر پروژه باید در هر مرحله معین پیشرفت کار را ردیابی کند تا اطمینان حاصل کند که پروژه به سمت جهت صحیح پیش می‌رود. در اینجا مراحل کلیدی برای یک مدیر پروژه وجود دارد:
- ضبط داده‌های عملکردی از جمله تاریخ شروع یا پایان کار برای انجام وظایف برنامه ریزی شده (در ساعت)، آخرین مدت تخمین زده شده (در ساعت) برای انجام کارها
- برنامه را با داده‌های عملکرد واقعی به روز کنید.
- هزینه‌های باقی مانده را تخمین زده و برآورد قیمت را با هزینه‌های واقعی متحمل شده به روز کنید.
- دسترس بودن کارمندان یا کارگران را بررسی و در مورد انتصاب مجدد نیروهای جدید فکر کنید.
- کارایی تیم را اندازه‌گیری کرده و مواردی را که باعث کاهش عملکرد می‌شوند را تعیین کنید.
- برای از بین بردن مشکلات عملکردی اقدامات اصلاحی انجام دهید.
مرحله چهارم: پاسخ به تغییرات
هدف از کنترل تغییرات، تعریف و اجرای کار اضافی در مرحله‌ای معین است. مدیر پروژه با پاسخی مؤثر به تغییرات می‌تواند اطمینان حاصل کند که برنامه زمانی و هزینه با توجه به شرایط فعلی تدوین شده است. در اینجا لیستی از انجام کارهایی که یک مدیر پروژه هنگام درخواست و پاسخ به تغییرات باید تکمیل کند آورده شده است:
- درخواست‌های تغییر را دریافت کنید و شرح اولویت‌های پیشنهادی را ارائه دهید.
- درخواست‌های تغییر را به اعضای تیم ذیصلاح اختصاص دهید که باید در مورد راه حل‌های جایگزین تحقیق کنند.
- راه حل‌های جایگزین را بررسی، تصویب و یا لغو کنید و سپس درخواست‌های تغییر را بر این اساس به روز کنید.
- برای اجرای تغییرات، برنامه عملی ایجاد کنید.
- برای هر تغییر، زمان اجرا تعیین کنید.
- پیشرفت و کیفیت را بر روی تغییرات نظارت کنید.
مرحله پنجم: مدیریت مشکلات
مدیریت مشکلات برای حل هرگونه مسئله مهم بر موفقیت یک پروژه تأثیرگذار است. این روند طیف وسیعی از مراحل را برای شناسایی و سنجش موضوعات، اعمال اقدامات قطعی و پیگیری پیشرفت را شامل می‌شود. در اینجا وظایفی وجود دارد که یک مدیر کنترل پروژه می‌تواند انجام دهد:
- مشکلات تأثیرگذار بر پروژه را شناسایی و ضبط کنید.
- تأثیر موضوعات بر برنامه و هزینه را ارزیابی کنید.
- چگونگی حل مشکلات را تعیین کنید.
- توصیه‌ها را در مورد مدیریت مسائل، مرور، تصحیح و قبول کنید.
- نظارت بر پیشرفت در مسائل را پیگیری کنید.
کلام آخر
در ذات کنترل پروژه، فعالیت‌های دیگری از جمله مدیریت ریسک، مدیریت استثنا و مدیریت ارتباطات نیز وجود دارد. کنترل پروژه، فرآیندی پیچیده و جامع است که مدیران باید تمام مراحل این روند را برای توسعه کار تحقق بخشند. این مهم نیاز به دانش و تخصص ویژه دارد، بنابراین ضروری است به درستی هرگونه پیش‌بینیِ خطر برآورد شود.
