گانت چارت پروژه یا نمودار گانت کاربردهای گسترده‌ای در مدیریت پروژه دارد. هدف اصلی نمودار گانت ساده سازی پروژه‌های بزرگ است. حال اینکه گانت چارت چیست و چگونه باید آن را رسم کرد؟ چگونه باید از آن استفاده کرد و چه مزایایی دارد؟ از جمله پرسش‌هایی هستند که در این مقاله از ویکی ساختمون قصد پرداختن به آن‌ها را داریم.
گانت چارت پروژه چیست؟
گانت چارت پروژه در واقع یک نمودار است که در نرم افزار اکسل رسم می‌شود. در این فرآیند بازه زمانی بخش‌ها و عملیات‌های مختلف یک پروژه به صورت ترسیمی به تصویر کشیده می‌شود. این نمودارها پایه و اساس نمودارهای میله‌ای هستند که در حال حاضر نیز در برنامه ریزی پروژه‌ها رایج بوده و در کشور ما یکی از روش‌های رایج برنامه ریزی پروژه است. در این نمودار در محور عمودی فعالیت‌ها و در محور افقی زمان ثبت می‌شود.
گانت چارت پروژه بسته به نوع پروژه اطلاعات مختصر و مفیدی در خصوص فعالیت‌ها، بسته‌های کاری، تاریخ‌های شروع و پایان آن‌ها، روابط و وابستگی‌ها، طول مدت زمان لازم برای اجرا و وضعیت پروژه در زمان فعلی را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
گانت چارت از کجا شروع شد؟
هنری گانت اولین شخصی بود که استفاده از ابزاری به منظور به تصویر کشیدن پیشرفت‌های بخش‌های مختلف یک پروژه را در یک قالب ساده مطرح کرد. کاربرد اولیه آن پیگیری میزان پیشرفت بخش‌های یک پروژه بود.
در واقع این ابزار برای اولین بار توسط یک مهندس لهستانی به نام کارول آدامامیکی در سال ۱۸۹۶ معرفی شد اما استفاده عملی از آن به سال ۱۹۱۱ برمی‌گردد که توسط فردی به نام هنری گارت به کار گرفته شد. در واقع از این به بعد بود که این نمودار گانت نام گرفت. پیشینه گانت چارت به صورت خلاصه در زیر آورده شده است.
سال ۱۸۹۶؛ در این سال بود که کارول آدامامیکی اولین نمودار مدیریت پروژه را خلق و آن را هارمونوگرام نامید که در واقع خاستگاه گانت چارت‌های امروزی تلقی می‌شود.
سال ۱۹۱۰ تا ۱۹۱۵؛ هنری گانت سیستم مدیریت پروژه اختصاصی خود را منتشر کرد و آن را گانت چارت یا نمودار گانت نامید.
سال ۱۹۳۱؛ آدامامیکی نیز در این سال سیستم مدیریتی پروژه یا همان هارمونوگرام خود را به زبان لهستانی منتشر کرد و به صورت محدود منتشر کرد.
زمان حال؛ نمودار گانت چارت پروژه امروزه در تمامی فرآیندهای مدیریت پروژه با هر اندازه و نوعی استفاده می‌شود.
کاربردهای گانت چارت
گانت چارت پروژه کاربردهای زیادی در پروژه‌های مختلف کوچک و بزرگ می‌تواند داشته باشد که در زیر به طور خلاصه آورده شده‌اند.
- نمایش برنامه زمان‌بندی اولیه پروژه
- تخصیص منابع
- نظارت و گزارش پیشرفت پروژه
- برنامه را کنترل و ارتباط برقرار کنید
- نمایش رویدادهای کلیدی
- شناسایی مشکلات و گزارش آن‌ها
بیشتر بخوانید: ۱۲ فرمول کاربردی اکسل که هر مهندس عمران و معمار باید آن را بداند
بخش‌های مختلف یک گانت چارت
گانت چارت پروژه فرقی نمی‌کند در چه زمینه‌ای رسم شده باشد، به طور کلی از چند بخش مختلف تشکیل شده است که در زیر به طور خلاصه تشریح شده‌اند.
فهرست کارها
برای تشریح کارهای مشخص شده در پروژه به صورت عمودی و در سمت چپ نمودار گانت قرار داده می‌شود. از طرفی هم سازمان‌دهی این قسمت در گروه‌ها یا زیرگروه‌ها نیز بسیار دیده می‌شود.
گاه‌شمار
گاه‌شمار یا تایم لاین قسمتی از گانت چارت است که به صورت افقی در بالای آن قرار داده می‌شود. این بخش به بیانی ساده نشان‌دهنده ماه، هفته، روز و سال است.
خط تاریخ
خط تاریخ در واقع یک خطی عمودی است که تاریخ فعلی را در نمودار گانت به طور شاخص به تصویر می‌کشد.
میله‌ها
میله‌ها نیز در واقع نشانگرهای افقی در سمت راست نمودار گانت هستند که اطلاعات مرتبط با وظایف شامل میزان پیشرفت، طول مدت، تاریخ شروع و پایان هر وظیفه را به صورت تصویری نشان می‌دهند.
نقاط عطف
نقاط عطف که به شکل‌های مختلفی نشان داده می‌شوند، وقایع مهم، تاریخ‌ها و تصمیم‌گیری‌ها را به صورت شاخص به تصویر می‌کشند.
وابستگی‌ها
وابستگی‌ها نیز یک سری خطوط خاکستری رنگی هستند که کارها را بر اساس ترتیب مشخصی که باید اتفاق بیفتند به هم وصل می‌کنند.
پیشرفت
این بخش از نمودار گانت نشان می‌دهد که کار و برنامه‌ها تا چه حدی پیشرفت کرده‌اند. اغلب به صورت مقدار درصد کامل شده نشان داده می‌شود.
منابع تخصیص یافته
منابع تخصیص یافته نیز در واقع نشان‌دهنده شخص یا تیمی است که وظیفه انجام یک برنامه مشخص را بر عهده دارد.
مزایای گانت چارت چیست؟
استفاده از نمودار گانت پروژه مزایایی در پی دارد و قابلیت‌های مهمی را در اختیار استفاده کنندگان قرار می‌دهد که در زیر به مهم‌ترین آن‌ها اشاره شده است.
به تصویر کشیدن کل مراحل پروژه
برنامه تدوین شده برای پروژه یک طرف، چگونگی اجرای آن نیز یک طرف. نمودار گانت یک دید آغاز تا پایان از فعالیت‌های مختلف را به شما می‌دهد. از این طریق می‌توان نحوه پیشرفت کارها در زمان واقعی حال را مشاهده و درک کرد. به بیانی ساده فرد می‌تواند گزارش‌های وضعیت را به صورت آنی و لحظه‌ای در اختیار مدیران و سایر ذی‌نفعان قرار دهد.
بیشتر بخوانید: نرم افزار متره و برآورد
درک نحوه ارتباط کارها با یکدیگر
همه می‌دانیم که در جریان یک پروژه، هر لحظه ممکن است تغییراتی ایجاد شود که روند اجرای کارها را دگرگون سازد. نمودارهای گانت چارت پروژه امروزی ایجاد هر گونه تغییر را به سادگی هر چه تمام‌تر فراهم کرده‌اند. با این امکان پیوستگی لازم میان بخش‌ها و کارهای مختلف پروژه را حفظ خواهید کرد.
بهبود بهره‌وری
نمودار گانت اطلاعات بروزی در مورد پیشرفت پروژه را به کلیه مدیران و ذی‌نفعان ارائه می‌دهد. با وجود نمودار گانت پروژه، اعضای تیم شما به راحتی پروژه را ردیابی می‌کنند و می‌دانند که در آینده چه پیش خواهد آمد. این موضوع ساده به شما کمک می‌کند تا به موقع با شرایط موجود همسو شوید و سطح بهره وری تیم پروژه را ارتقا دهید.
علاوه بر این، اعضای تیم شما را قادر می‌سازد تا به سادگی شفافیت را به کار گیرند. ابزارهای اختصاصی برای رسم نمودار، اعلان‌های درون برنامه‌ای و ایمیل‌هایی جهت یادآوری‌های برنامه ریزی شده را در اختیار کاربران قرار می‌دهند و به این طریق اعضای تیم می‌تواند تمرکز بیشتری روی پروژه داشته باشند.
برنامه ریزی برای منابع در دسترس
نمودارهای گانت در زمان بندی و برنامه ریزی کارهای مختلف مشخص شده به شما کمک می‌کنند. رهبر تیم و مدیران پروژه می‌توانند در مورد ظرفیت منابع موجود خود مانند نیروی کار (اعم از ماهر و غیر ماهر) و فرآیندها اطلاعات لازم را کسب کنند. می‌توان به راحتی با کمک تجزیه و تحلیل فراهم شده از سوی گانت چارت که قدرت تصمیم گیری شما را بسیار ارتقا می‌دهد، منابع در دسترس را به بهترین شکل توزیع کرد.
ساده سازی پیچیدگی‌های پروژه
پیچیدگی‌های کوچک موجود در بخش‌های مختلف پروژه را با استفاده از یک تکه کاغذ یا استفاده معمولی از اکسل می‌تواند مدیریت کرد، اما برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده با صدها بخش و عملیات مختلف باید به فکر چاره‌ای دیگر بود. برای این کار به نرم افزار یا برنامه‌ای پیشرفته با قابلیت‌های بیشتری نیاز پیدا خواهید کرد. نمودار گانت چارت این امکان را به شما می‌دهد.
معایب استفاده از گانت چارت پروژه
در کنار همه قابلیت‌های خوب و مزایایی که در خصوص استفاده از گانت چارت می‌توان برشمرد، یک سری پیچیدگی‌ها و معایبی در مورد نمودار گانت مطرح است که در زیر به طور خلاصه به آن‌ها اشاره شده است.
- رسم نمودار گانت یک کار زمان بر و پر زحمت است. در صورتی که شما از یک نرم افزار مانند اکسل برای رسم آن استفاده کنید، تنظیم و رسم روند پروژه در یک گانت چارت زمان زیادی طلب خواهد کرد.
- اضافه کردن همه جزئیات، در نهایت می‌تواند موجب پیچیدگی بیش از اندازه گانت چارت شود. تعداد و وابستگی فعالیت‌ها بر وسعت کار می‌افزاید. شرکت‌ها برای این پروژه‌ها ممکن است نیاز به استخدام کارمندان متخصص برای تحلیل و مدیریت جزئیات داشته باشند.
- نمودار گانت به بروزرسانی‌های متعدد و به وقت نیاز دارد. نمودار گانت در ابتدای مراحل تولید یک پروژه طراحی می‌شود، بنابراین احتمال زیادی وجود دارد تغییراتی برای ادامه کار لازم باشد و در نتیجه باید بروزرسانی شود.
گانت چارت را چگونه باید رسم کرد؟
روش‌های مختلفی برای رسم گانت چارت وجود دارد. در حال حاضر نرم افزارهای تحت وب و آنلاین زیادی در حوزه رسم نمودار گانت پروژه در زمینه‌های مختلف از جمله پروژه‌های ساختمانی فعالیت دارند. وب سایت متری چند یکی از این بسترها است.
روش دیگر برای رسم گانت چارت پروژه استفاده از قابلیت‌های نرم افزار اکسل است. به طور کلی رسم گانت چارت پروژه در اکسل شامل چند مرحله زیر می‌شود.
- مرحله اول؛ وارد کردن داده‌ها در اکسل
- مرحله دوم؛ رسم نمودار
- مرحله سوم؛ شخصی سازی بیشتر نمودار
نرم افزار مایکروسافت پروجکت (MSP) از دیگر روش‌های خلاقانه‌تر در اجرای نمودار گانت پروژه است. استفاده از نرم افزار MSP جهت رسم گانت چارت مزایای زیادی دارد و شاید سادگی و ساختار آشنای آن از مهم‌ترین آن‌ها باشد.
در استفاده از نرم افزار مایکروسافت پروژه این امکان وجود دارد که تمامی طراحی را خودتان انجام دهید یا از طرح‌های پیش‌فرض استفاده کنید که مسلماً بسیاری از کارها را برای شما سریع‌تر و ساده‌تر خواهد کرد.
سخن آخر
گانت چارت به منظور مدیریت هر چه بهتر پروژه بسیار مهم است. نمودار گانت از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است و از طرفی هم روش‌های مختلفی به منظور رسم و استفاده از آن‌ها وجود دارد. مفید بودن یا نبودن گانت چارت به عوامل زیادی بستگی دارد.
نظر شما چیست؟ آیا به نظرتان گانت چارت را می‌توان ابزار مفیدی در نظر گرفت؟
برای نگارش این مقاله از سایت‌های پروجکت منیجر، تیم گانت، آنالیز تب، پروف هاب و ویکی پدیا استفاده شده است.
