گام به گام تهیه صورت وضعیت با نرم افزار اکسل (Excel)
آشنایی با نرم افزار اکسل Excel
همانگونه که اطلاع دارید در مقاله کاربرد نرم افزار ها در تهیه متره و برآورد و صورت وضعیت، اولین و مهمترین نرم افزاری را که برای ثبت رایانه ای و استخراج نتایج محاسبات از این محیط خدمت علاقمندان گرامی معرفی نمودیم، نرم افزار صفحه گسترده اکسل می باشد. قابلیت های منحصر بفرد و بیشمار این نرم افزار به همراه سهولت آموزش، یادگیری و استفاده از آن، بکارگیری و استفاده از این نرم افزار را در طیف وسیعی از حوزه های اجرایی و دفتری از قبیل کارهای مهندسی، امور اداری، امور مالی و حسابداری به امری اجتناب ناپذیر مبدل کرده است.
کاربرد این نرم افزار با توجه به تنوع ابزارهای گنجانده شده در آن، در تمام حوزه های کاری که به نوعی با دسته بندی و تحلیل داده ها، بانک های اطلاعاتی یا گزارش گیری سر و کار دارند مشهود است. به عنوان نمونه؛ در کارهای مهندسی می توان به کاربرد هایی از قبیل تهیه ی فرمول شیت ها، چک لیست ها و نوشتن نرم افزار های مختلف برای امور طراحی، تحلیل ،متره و برآورد، تهیه صورت وضعیت و گزارش گیری اشاره نمود. نکته جالب این است که بیشتر و یا قریب به اتفاق توانایی های نرم افزار اکسل به صورت مشترک توسط تمامی تخصص ها می تواند مورد استفاده قرار گیرد، علاوه بر این به دلیل استفاده ی گسترده از این نرم افزار در حوزه هایی همچون امور مالی، حسابداری، آماری، ریاضی و بانک های اطلاعاتی تلاش شده برخی ابزار های تخصصی کاربردی در این حوزه ها استفاده از نرم افزار اکسل را برای کاربران آن ها راحت تر نماید.
برای برآورد هزینه های ساخت و ساز خود می توانید از سامانه «متری چند» استفاده کنید.
تهیه صورت وضعیت با نرم افزار اکسل Excel
با توجه به اقبال گسترده نسبت به فراگیری نرم افزار اکسل (Excel) در تهیه صورت وضعیت های موقت و قطعی، متره و برآورد، آنالیز بها، تعدیل، صورتجلسه ها، دستور کارها، گزارشات مختلف پروژه ها و غیره، در این بخش گام به گام تهیه صورت وضعیت توسط این نرم افزار را با هم بررسی می کنیم. در مطالب تکمیلی به بررسی کاربردی هر یک از گام ها می پردازیم.
گام اول : تکمیل مستندات و تهیه صورتمجالس احجام و غیره
اولین گام در تهیه یک صورت وضعیت، تکمیل مستندات و پیش نیاز های آن می باشد. از جمله پیش نیازهای صورت وضعیت را می توان تهیه و تنظیم صورتمجالس احجام عملیات اجرایی، صورتمجالس قیمت های جدید، صورتمجالس مصالح پایکار، صورتمجالس فواصل حمل و غیره نام برد. در تهیه این صورتمجالس نیز باید از اکسل و محیط های کاربردی آن استفاده نمود. بنابراین نیاز ما به یادگیری اکسل به قبل از تهیه صورت وضعیت باز می گردد و باید در بدو ورود به کارگاه این آموزش را دیده باشیم تا بتوانیم از عهده مسئولیت هایی که به ما واگذار می گردد برآییم.
در خصوص صورتمجالس مورد نیاز صورت وضعیت ها می توانید مقاله "صورتجلسه-بررسی ماهیت قراردادی و کاربرد صورتجلسات" را مطالعه نمایید.
گام دوم : تهیه فرم خام متره و برگه های مالی صورت وضعیت
بعد از آشنایی با نرم افزار اکسل و فراگیری نحوه فعالیت با این نرم افزار نوبت به تهیه فرم های خام مورد نیاز ما در تهیه صورت وضعیت می رسد. این فرم ها را می توان با ترکیبی مختلف از اطلاعات مورد نیاز و با توجه به الزامات دستگاه نظارت و مهندسین مشاور هر کارگاه عمرانی تهیه نمود. برای الگو برداری از موارد مورد نیازی که باید در تنظیم این فرم ها مورد توجه قرار بگیرد، می توانید از وبسایت های موجود در فضای مجازی استفاده نمود. در بخش محصولات وبسایت کارگشا نیز می توانید فرم خام ریز متره و برگه های مالی صورت وضعیت را تهیه نمایید.
گام سوم : ایجاد کاربرگ (Sheet) بانک اطلاعاتی فهرست بها
در کارگاه های مختلف دیده ایم که مسئولین تهیه صورت وضعیت های کارگاه به دو روش اقدام به تهیه صورت وضعیت می نمایند.
- در روش اول متناسب با هر فعالیت اجرایی، ردیف متناظر با آن فعالیت در فهرست بهای منضم به پیمان به صورت دستی توسط مسئول تهیه صورت وضعیت تهیه می شود و به ردیف های قبلی در کاربرگ های اکسل اضافه می شود. این روش معایبی دارد که در زیر به آنها اشاره می کنیم:
- ایجاد دستی هر یک از آیتم های فهرست بها به صورت جداگانه باعث اتلاف وقت قابل ملاحظه ای در تهیه صورت وضعیت می گردد.
- به دلیل سهل انگاری و یا فراموش کاری ممکن است در این روش برخی آیتم های فهرست بها از فرم ریز متره به برگه های مالی انتقال پیدا نکند که این باعث عدم درج بار مالی آن آیتم و بروز مشکلات ناشی از آن می شود.
- به دلیل تنوع آیتم های فهرست بها و خستگی کاربر در انجام کار تکراری، لینک ها و یا ارتباط نادرستی بین احجام آیتم ها در فرم ریزمتره و ردیف متناظر آن در برگه مالی صورت وضعیت ایجاد شود و به تبع آن نتایج حاصل از محاسبات نرم افزار را با خطا و اشتباه همراه سازد.
- در روش دوم با ایجاد یک کاربرگ برای هر فهرست بها (ممکن است در تهیه یک صورت وضعیت بیشتر از یک رشته فهرست بها داشته باشیم) و یا به عبارتی دیگر ایجاد بانک اطلاعاتی کلیه آیتم های هر فهرست بها در یک کاربرگ فایل اکسل و ایجاد رابطه صحیح میان این بانک اطلاعاتی و برگه های مالی و ریزمتره، کار انتقال اطلاعات را به نرم افزار واگذار نماییم و به بیانی دیگر از بروز مشکلات فوق جلوگیری نماییم.
با توجه به تجربیات گذشته، ما روش دوم را پیشنهاد می کنیم و در مطالب تکمیلی روش ساخت این بانک اطلاعاتی را به شما می آموزیم.
گام چهارم : ایجاد روابط بین کاربرگ ها و فرمول نویسی در اکسل
یادگیری نرم افزار اکسل بسیار آسان می باشد. اصولاً این نرم افزار به گونه ای طراحی شده است که محیطی بسیار ساده، جذاب و روان در اختیار کاربران خود قرار می دهد تا هر کاربر قادر باشد با کمترین آموزش، بیشترین استفاده را از نرم افزار جذاب داشته باشند. در این بین کتاب هاب فراوانی به رشته تحریر درآمده است و مقالات متعددی نیز در قالب فایل های الکترونیکی در محیط نت در اختیار علاقمندان می باشد.
نرم افزار اکسل دارای توابع فراوان آماری، مالی و غیره می باشد که شاید برای حوزه متره و برآورد هیچوقت مورد نیاز ما نباشد. بنابراین با فراگیری برخی توابع کاربردی این حوزه و آموزش کار در محیط اکسل می تواند نیازهای ما را مرتع نماید. البته یادگیری بیش از این مقدار بسیار مفید و جذاب است و بی شک ما را در تهیه گزارشات جذاب از کارکردهای پروژه و نمودارهای گرافیکی زیبا یاری نماید.
با ایجاد روابط بین کاربرگ ها در فایل اکسل صورت وضعیت می توانیم نسبت به انجام محاسبات و انتقال داده ها اقدام نماییم.
سعی ما بر این است که در مقالات تکمیلی این بخش، به معرفی و عملکرد هر یک از توابع کاربردی حوزه متره و برآورد و تهیه صورت وضعیت بپردازیم و همچنین به دلیل محدودیت زمانی و پراکندگی مطالب بیشتر، توصیه می کنیم علاقمندان مطالب تکمیلی را از منابع دیگر حتماً مطالعه و فرا بگیرند.
گام پنجم : ورود اطلاعات صورتمجالس به کاربرگ های ریزمتره
با انجام گام به گام مراحل بالا، فایل صورت وضعیت ما آماده انتقال اطلاعات مقادیر و اجام فعالیت های اجرایی می باشد. در این بخش با ورود اطلاعات مربوط به هر یک از آیتم های فهرست بها در فرم خام ریزمتره، اطلاعات صورت وضعیت تکمیل می گردد. این اطلاعات به صورت جداگانه و با مطالعه هر یک از صورتمجالس احجام عملیات اجرایی وارد برگه های ریزمتره می گردد. در برخی موارد هم که به دلایلی موفق نشدیم که صورتمجلس احجام عملیات اجرایی فعالیت خاصی را تهیه نماییم، نسبت به انجام ریز متره گویا در برگه های ریزمتره اقدام می کنیم.
در این مرحله و بعد از ورود اطلاعات مقادیر هر یک از آیتم ها، روابط بین کاربرگ ها و سلول ها مجددا بررسی و در صورت بروز مشکل ناخواسته نسبت به رفع آن اقدام می کنیم. توصیه جدی می کنیم که این بازبینی را حتماً انجام دهید. تجربه نشان داده که مشکلات ناخواسته رو نمی توان نادیده گرفت.
گام ششم : تنظیم کاربرگ ها و پرینت صورت وضعیت
آخرین مرحله از مراحل تهیه صورت وضعیت، انجام تنظیمات پرینت صفحات و کاربرگ های فایل صورت وضعیت می باشد. این مرحله ممکن است مقداری زمان بر باشد ولی در زیبایی محصول تولید شده شما بسیار مفید خواهد بود. ماحصل تمامی زحماتی که شما برای تهیه یک صورت وضعیت دقیق متحمل می شوید در این مرحله تکمیل می گردد و به عبارتی ساده تر در صورت عدم صفحه آرایی و تنظیم نادرست پرینت برگه های مالی و ریزمتره ها، مابقی زحمات و زمان صرف شده برای تهیه صورت وضعیت نیز به راحتی دیده نخواهد شد.
شایان ذکر است که پس از تهیه صورت وضعیت و پرینت ریزمتره ها و برگه های مالی و پیوست نمودن کپی صورتمجالس و دستورالعمل اجرایی (دستور کار)، نوبت به صحافی و مهر و امضای صورت وضعیت و تهیه نامه پوششی و ارسال به دستگاه نظارت می رسد.
«در صورت نیاز به مترور حرفه‌ای می‌توانید درخواست خود را در سامانه ثبت درخواست کارگشا درج نمایید»
عالی دست مریسا