چگونه ماتریس تحلیل ذینفعان تهیه کنیم؟
تعریف کلی مدیریت ذینفعان
حضور ذینفعان مختلف با علایق گوناگون و انتظارات متفاوت در اجرای پروژه ها از جمله مسائلی است که مدیران پروژه را در مدیریت صحیح ذینفعان با چالش جدی روبه رو می سازد. از آنجایی که برآورده ساختن کلیه انتظارهای ذینفعان عملاً امکان پذیر نیست، بنابراین لازم است الویت بندی ذینفعان را با توجه به قدرت تأثیر گذاری و سطح علاقه – قدرت از جمله ابزارهایی است که ذینفعان را با توجه به قدرت تأثیرگذاری و سطح علاقه (منفعت شان) نسبت به پروژه دسته بندی می نماید. هر پروژه ای ذینفعانی خواهد داشت که از پروژه به شکلی مثبت یا منفی اثر گذاری بر پرژه داشته باشند، ذینفعان دیگر ممکن است اثر مهمی بر پروژه و نتایج مورد انتظار آن بگذارند.توانایی مدیرپروژه در شناسایی و مدیریت صحیح این ذینفعان به شکلی مناسب، می تواند به معنای تفاوت بین موفقیت و شکست باشد.
حتی ممکن است ذینفعان افرادی باشند که مرتباً با آن ها کار نمی کنید مانند مردم عادی جامعه، ساکنان نزدیک پروژه، و یا مشتری های کلیدی، رابط ها، مدیران و اعضای تیم هم ذینفع محسوب می شوند.
بنابراین وقتی پروژه ایی شروع می شود، تحلیل ذینفعان کاری مهم و ضروری محسوب می شود. تحلیل ذینفعان به مدیران پروژه و مدیران طرح کمک می کند تا ذینفعان مهم در هر ناحیه شناسایی شده و همچنین مشخص شود که هریک از ذینفعان به چه اطلاعاتی نیاز دارند و با چه شیوه ایی به آن ها اطلاع رسانی شود و چه زمانی باید این اطلاعات به دست آن ها برسد.
نمای کلی فرآیند های مدیریت ذینفعان
- شناسایی ذینفعان
- برنامه ریزی مدیریت ذینفعان
- مدیریت تعامل ذینفعان
- کنترل تعامل ذینفعان
شناسایی ذینفعان
فرایند شناسایی افراد، گروه ها یا سازمان هایی که می توانند بر یک تصمیم، فعالیت یا نتیجه پروژه اثر بگذارند یا اثر بپذیرند، تحلیل و مستند سازی اطلاعات مرتبط با علایق آنها، تعاملشان، وابستگی های متقابل، نفوذ و اثر بالقوه آنها بر موفقیت پروژه است. منغعت کلیدی این فرآیند آن است که باعث تمرکز مناسب مدیر پروژه برای شناسایی هریک از ذینفعان یا گروه های ذینفعان شود.
ذینفعان پروژه شامل افراد ، سازمان هایی از قبیل مشتریان ،حامیان ، سازمان اجرایی و عموم مردم هستند که به صورت فعال در پروژه تعامل دارند یا علایق آنها ممکن است به صورت مثبت یا منفی از اجرا یا تکمیل پروژه تحت تاثیر قرار بگیرند .
برایسون می گوید این یک تعریف تقریبا محدود است، زیرا مانع کسانی است که تحت تاثیر قرارمی گیرند، اما هیچ قدرتی برای پاسخ یا مذاکره با سازمان مربوطه را ندارند . ترجیح او بریک تعریف جامع تر که گسترش به همه ذینفعان دارد، این تعریف گسترده تر و با مفاهیم دموکراسی و مدیریت ذینفعان عدالت اجتماعی سازگار تر است.
ابزارهای شناسایی ذینفعان:
روش طوفان فکری (پروژه رویال سعادت آباد )
تیم پروژه یک جلسه طوفان فکری برگزار کرده است. طی این جلسه حاضران در جلسه شامل تیم اصلی پروژه و حامی پروژه می شود و به دوبخش تقسیم می شود. بخش اول بر ذینفعان داخلی شرکت رویال ساختمان آریا تمرکز می کند که ممکن است مدیران عملیاتی، کارکنان عملیاتی، کارکنان مالی، واحد HSE، گردانندگان انبار وکلیه کارکنانی از شرکت رویال ساختمان آریا که به نحوی بر پروژه موثر هستند را شامل شود.
بخش دوم جلسه به ذینفعان خارجی می پردازد که ممکن است شامل تامین کنندگان، مشتریان، سازمان های همکار، پیمانکاران جزء یا هر فرد دیگری که در خارج از شرکت رویال ساختمان آریا قرار می گیرد بشود .
حالات زیر را برای تشخیص این که آیا یک فرد را می توان ذینفع به شمار آورد یا نه، به کار می رود :
- ایا شخص یا سازمان مورد نظر به طور مستقیم یا غیر مستقیم از پروژه تاثیر می پذیرد ؟
- آیا شخص یا سازمان مورد نظر در جایگاهی قرار دارد که بتواند بر پروژه اثر بگذارد ؟
- آیا شخص بر منابع پروژه موثر است (مصالح ، تجهیزات، منابع مالی ) ؟
- آیا شخص یا سازمان مورد نظر از مهارت های ویژه ایی برخوردار است که پروژه به آنها نیاز دارد ؟
- آیا شخص به طور بالقوه از پروژه منتفع می شود و یا در جایگاهی قراردارد که می تواند مانع حرکت آن گردد؟
- هر شخصی را که واجد یک یا چند شرط بالاست را می توان به عنوان ذینفع شناسایی کرد، برای سادگی در ارتباطات ذینفعان، اشخاصی که در یک سازمان قراردارند در یک گروه قرار می گیرند.
تکنیک نگاشت ذهنی (mind mapping )
تکنیکی جهت به جریان انداختن خلاقیت افراد
تحلیل ذینفعان
تکنیک سیستماتیک جمع آوری و تحلیل کمی و کیفی اطلاعات در راستای تعیین کسانی است که علایق آنها باید در طول پروژه، به حساب آورده شوند. این تحلیل، علائق، انتظارات و اثر ذینغعان و نسبت آنها با هدف پروژه را شناسایی می کند. همچنین به شناسایی روابط ذینفعان (با پروژه و با دیگر ذینفعان ) که می توانند به افزایش ائتلاف و شراکت بالقوه در راستای ارتقای شانس موفقیت پروژه بینجامد و نیز روابط ذینفعانی را که نیاز به به تاثیر متفاوت در مراحل مختلف پروژه یا فاز دارند، کمک می کند.
تحلیل ذینفعان، معمولا گام های مشروح زیر را می پیماید:
شناسایی تمامی ذینفعان بالقوه پروژه و اطلاعات مربوطه از قبیل نقش های آنها، اداره ها، علائق، دانش، انتظارات و سطوح تاثیر آن ها می باشد. ذینفعان کلیدی معمولا به راحتی شناسایی می شوند. آنها شامل هر فردی می شوند که از نتیجه پروژه، تاثیر می گیرند. مانند حامی ،مدیر پروژه و مشتری اولیه، شناسایی دیگر ذینغعان معمولا از طریق مصاحبه با ذینفعان شناسایی شده و گسترش لیست، انجام می پذیرد تا تمامی ذینفعان بالقوه تعیین گردند.
سوالات برای ارزیابی اهمیت ذینفعان
- نفوذ آنها به چه میزان است ؟
- ذینفعان دارای نفوذ و قدرت بیشتر یا کمتر در کدام حوزه ها و با چه مسئولیتی؟
- آیا آنها دارای حق قانونی هستند؟
- آیا آنها مانع برای ما به حساب می آیند؟
- آیا قبلا ذینفعان ما بوده اند ؟
- مشارکت / وضعیت آنها چگونه بوده است ؟
- چه مسئولیتی در قبال این ذینفعان داریم؟
- سهام هریک از ذینفعان به چه میزان است ؟
سوالات برای کمک به توسعه یک استراتژی تعامل با ذینفعان:
- نیاز آنها چیست ؟
- رضایت ذینفعان د رچیست ؟
- مسائل بلند مدت / نگرانی آنها چیست؟
- اقداماتی که میتواند جهت کاهش نگرانی ذینفعان انجام گیرد چیست ؟
- یک نتیجه برد / برد برای ما / کسب و کار/ پروژه ما و ذینفعان چیست؟
سوالات میزان انگیزه هریک از ذینفعان:
- انتظارات ذینفعان چه هستند؟
- علاقه ذینفعان دقیقا چه چیزی است؟
- علائق آنها چیست ؟
- نگرانی های آنها چیست؟
شناسایی ذینفعان کلیدی:
افراد کلیدی افرادی هستند با نفوذ زیاد به عنوان مثال: کارکنان ارشد که به طور مستقیم موثر در پروژه بوده و یا کارشناسانی که دانش آنها برای تحویل پروژه ضروری خواهد بود.
سرمایه گذاران پروژه و افرادی که می توانند منجر به متوقف شدن پروژه شوند نیز در این گروه قرار می گیرند.
چندین مدل دسته بندی ذینفعان وجود دارد:
از جمله موارد زیر:
شبکه قدرت /رغبت، ذینغعان را بر اساس سطح اختیار آنها (قدرت ) و سطح علاقه آنها (رغبت )نسبت به نتایج پروژه گروه بندی می کنند.
شبکه قدرت / تاثیر، ذینفعان را براساس سطح اختیار آنها (قدرت) و سطح درگیری فعال (تاثیر)در پروژه، گروه بندی می کند .
شبکه تاثیر / ضربه، ذینفعان را بر اساس درگیری فعال آنها (تاثیر ) در پروژه و توانایی آنها در اثر گذاری بر تغییرات در برنامه ریزی و اجرای پروژه (ضربه ) گروه بندی می کند
مدل برجستگی، کلاس ذینفعان را براساس قدرت آنها (توانایی تحمیل خواسته ها )، فوریت (نیاز به توجه بلافاصله )، و مشروعیت (درگیری آنها مناسب است ) تشریح می کند .
منابع:
pmbok 6th.2017
smartsheet.com
http://www.assetinsights.net/Glossary/G_Stakeholders.html
https://www.toolshero.com/project-management/stakeholder-management/
