مهارت گوش دادن فعال و موثر چیست و یک مدیر پروژه چگونه می تواند آن را تقویت نماید؟

مهارت گوش دادن فعال و موثر

بسیاری از مشکلات ما با افراد در پروژه ها و یا زندگی روزمره، عمدتا به دلیل گوش دادن بی اثر و یا عدم گوش دادن رخ می دهد. از این رو تمامی افراد و به خصوص مدیران پروژه می بایست مهارت گوش دادن موثر را در خود تقویت نمایند تا ارتباطات به نحو مطلوب تری صورت پذیرد و در نتیجه از بروز بسیاری از تعارضات و ادعاها در پروژه ها جلوگیری گردد. لذا یکی از مهارت های کلیدی مدیران پروژه، گوش دادن فعال و موثر می باشد. لازم به ذکر است که این مهارت را می توان مانند تمامی مهارت های دیگر، با تمرین کسب و یا تقویت نمود. به طور کلی فرآیند شنیداری را می توان به سه بخش شنیدن، گوش دادن و گوش دادن فعال و موثر تقسیم نمود. در ادامه به بررسی انواع آن ها می پردازیم.

شنیدن

شنیدن یک رخداد فیزیکی و جسمی است که ضرورتا با درک کامل مقصود گوینده همراه نیست، در حالی که مهارت گوش دادن فعال و موثر به معنای تمرکز بر آن چه واقعا بیان می شود است. می توان گفت شنیدن همان فرآیند منفعل و طبیعی دریافت پیام از طریق گوش هاست و در گوش اتفاق می افتد، در حالی که گوش دادن در مغز اتفاق می افتد. در فرآیند شنیدن گوش ها پیام صوتی را دریافت می کنند و آن را به مغز می رسانند.

گوش دادن

در این نوع از گوش کردن، ذهن معنی هر یک از کلمات را به آن ها ارتباط می دهد، در پی یافتن معنی کلی جملات خواهد بود و شنونده پیام را تفسیر می کند. اکثر افراد در این سطح قرار دارند و دائما به گوش دادن و پاسخ دادن در لحظه مشغول هستند. در این مرحله، گوش کردن ممکن است تحت تاثیر عوامل درونی مانند فرهنگ، طبقه اجتماعی، جنسیت یا تفاوت های زبانی یا لهجه ای قرار گیرد.

گوش دادن فعال و موثر

گوش دادن موثر فرآیند تحلیل صداها، سازماندهی آن ها به الگوهای قابل تشخیص، تفسیر الگوها و درک پیام با به دست آوردن معنای آن هاست. در این مرحله ذهن در پی برقراری ارتباط پیام با چگونگی کاربست آن در زندگی شنونده است. مسائلی از جمله این که موضوع بیان شده چگونه می تواند در جنبه های مختلف کار و زندگی شنونده به کار گرفته شود نیز توسط ذهن در این مرحله تحلیل خواهد شد. در این مرحله یک گفتگوی تمام عیار بین گوینده و شنونده رخ می دهد و هر دو به دور از هر گونه پیش داوری با یکدیگر صحبت خواهند کرد. این مرحله هنگامی رخ می دهد که هر دو طرف با علاقه وارد گفتگو شوند و بخواهند پیام های طرف مقابل را به طور کامل درک کنند. هدف گوش دادن فعال درک صریح و صحیح مقصود گوینده به صورت تمام و کمال است و عملا یک فعالیت ذهنی و تحلیلی است.

در ارتباط با مهارت های شنیداری برداشت های نادرستی وجود دارد، که در ادامه به بررسی برخی از این باورهای نادرست می پردازیم:
1.    مهارت های شنیداری و به ویژه توانایی گوش سپردن آگاهانه، ذاتی هستند و با میزان هوش فرد ارتباط دارد.
2.    در ایجاد یک ارتباط صحیح، سخنوری از مهارت های شنیداری مهم تر است.
3.    گوش کردن کار آسانی است و به انرژی زیادی احتیاج ندارد.
4.    فرآیند شنیدن و گوش کردن یکسان است.
5.    گوینده می تواند شنونده را به گوش سپردن وادار نماید.
6.    میزان توانایی شنیدن معین میزان توانایی گوش کردن است.
7.    گوینده مسئول ایجاد یک ارتباط موفق است.
8.    گوش کردن تنها درک معانی کلمات است.
9.    انجام امور روزمره و استفاده پی در پی از گوش ها موجب تقویت مهارت گوش سپردن آگاهانه می شود.
10.    مهارت گوش کردن به صورت طبیعی و با افزایش سن در افراد رشد می کند.

موارد فوق، باورهای غلطی هستند که افراد را از توانایی گوش دادن موثر و فعال باز می دارد، اما سوال اینجاست که چگونه می توان این مهارت را در خود ایجاد و یا تقویت نمود. به منظور گوش دادن فعال و موثر در مذاکرات بایستی موارد زیر را رعایت نمود:

تمام جهت گیری ها، برداشت ها و استنباط های قبلی را کنار بگذارید.
به کلام گوینده گوش فرا دهید و به حرکات و حالات او توجه نمایید.
صحبت گوینده را برای بیان نظر و راه حل خود قطع نکنید.
فقط برای اطمینان از برداشت صحیح، سوال مطرح نمایید.
ارتباط چشمی برقرار کنید و حالتی پذیرا داشته باشید.
پیش از هر گونه واکنشی خوب فکر کنید.
مطالب را بر اساس برداشت خود تکرار کنید.
سعی کنید احساس گوینده را درک کنید.
بازخورد بدهید.

منبع:

دپارتمان مدیریت پروژه کارگشا