مدیریت طرح (Program Management) چیست؟
مدیریت طرح چیست؟
مدیریت طرح، کاربرد دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در یک طرح است تا نیازها و الزامات طرح تامین شده و هم چنین منافع و کنترلی حاصل شود که از طریق مدیریت تک تک اجزای طرح قابل دستیابی نیست. مدیریت طرح، همسو نمودن چندین جزء را جهت دستیابی به اهداف طرح در بر می گیرد و این امکان را برای طرح فراهم می کند تا هزینه، زمان و تلاشی بهینه یا یکپارچه داشته باشد.
اجزای تشکیل دهنده طرح از طریق یک پیامد مشترک یا تحویل مجموعه ای از منافع، با یکدیگر مرتبط می شوند. در صورتی که رابطه میان پروژه ها تنها وجود کارفرما، پیمانکار، فناوری یا منابع مشترکی باشد، این تلاش باید در قالب پورتفولیویی از پروژه ها مدیریت شود تا این که به صورت مدیریت طرح به اجرا در بیاید. مدیر طرح باید وابستگی های متقابل میان اجزای طرح را با فعالیت در ۵ حوزه مرتبط و وابسته عملکرد مدیریت طرح، یکپارچه و کنترل نماید. این ۵ حوزه عملکرد عبارت اند از: همسویی استراتژی طرح، مدیریت منافع طرح، مشارکت ذینفعان طرح، حاکمیت طرح و مدیریت چرخه حیات طرح. مدیر طرح به وسیله این ۵ حوزه عملکرد مدیریت طرح، بر وابستگی های متقابل اجزای طرح نظارت و تسلط داشته و آن ها را تحلیل می نماید تا بدین طریق رویکرد بهینه جهت مدیریت طرح و اجزای آن، تعیین شود. اقداماتی که با وابستگی های متقابل میان اجزای طرح مرتبط هستند می تواند شامل موارد زیر باشد:
راهبری و هماهنگی فعالیت های مشترک طرح از قبیل تامین مالی و انجام تدارکات در تمامی اجزاء، امور و مراحل (فازهای) طرح، برطرف نمودن محدودیت ها و یا تعارضات مربوط به منابع که بر اجزای چندگانه طرح تاثیر می گذارد.
- اطلاع رسانی و گزارش دهی به ذینفعان به گونه ای که تمامی فعالیت های درون طرح انعکاس یابند.
- پاسخ دهی پیشگیرانه به ریسک هایی که بر اجزای چندگانه طرح سایه افکنده اند.
- همسو نمودن کلیه تلاش هایی که در طرح صورت می گیرد به سمت اهداف استراتژیک / سازمانی به طوری که این همسویی بر تک تک اجزاء، گروه هایی از اجزاء یا اهداف خرد و کلان طرح تاثیر می گذارد.
- بر طرف نمودن تاثیرات محدوده، هزینه، زمان، کیفیت و ریسک در داخل یک ساختار حاکمیت مشترک.
- متناسب سازی فعالیت ها، فرآیندها و تعاملات مدیریت طرح به منظور توجه به تفاوت های فرهنگی، اقتصادی اجتماعی، سیاسی و زیست محیطی به گونه ای اثر بخش در طرح ها.
از طریق نظارت و حاکمیت ساختار یافته، مدیریت طرح قادر خواهد بود برنامه ریزی، کنترل، تحویل، انتقال و حفظ منافع را در اجزای تشکیل دهنده طرح داشته باشد تا به منافع استراتژیک و مورد انتظار خود دست یابد. مدیریت طرح چهارچوبی را برای مدیریت بر تلاش های مرتبط با طرح ارائه می نماید که در آن، عوامل کلیدی هم چون منافع استراتژیک، برنامه ریزی هماهنگ، وابستگی های متقابل و پیچیده، یکپارچگی خروجی ها (اقلام قابل قبول) و سرعت بهینه پیشرفت کار در نظر گرفته شده اند.
منبع:
کتاب استاندارد مدیریت طرح
