مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی(OPM3) چیست؟

مدیریت پروژه سازمانی چیست؟

مدیریت پروژه سازمانی، چارچوبی برای استراتژی است که از مدیریت پورتفولیو، طرح و پروژه و همچنین شیوه های توانمندسازی سازمانی استفاده می کند تا به شکلی مداوم و قابل پیش بینی، استراتژی های سازمانی استفاده می کند تا به شکلی مداوم و قابل پیش بینی، استراتژی های سازمانی را ارائه داده و منجر به ایجاد عملکرد بهتر، نتایج بهتر و همچنین ایجاد یک مزیت رقابتی پایدار گردد.

مدیریت پروژه سازمانی به یکپارچه سازی موارد ذیل می پردازد:

• دانش ( در خصوص فرآیندهای پروژه، طرح و پورتفولیو)
• استراتژی سازمانی (مأموریت، چشم انداز، اهداف و آرمان ها)
• کارکنان (برخورداری از منابع شایسته)
• فرآیندها (پیاده سازی مراحل بهبود فرآیند)

واژه سازمان لزوماً به تمامیت یک شرکت، نمایندگی، انجمن یا جامعه برنمی گردد. این عبارت می تواند به واحد های کسب و کار، گروه های وظیفه ای، ادارات یا زیرگروه هایی در قالب یک کلیت اشاره داشته باشد. در حالی که، می توان ماهیت هر کدام از پروژه ها را تاکتیکی تصور نمود، اما بنا به تعریف، ماهیت مدیریت پروژه سازمانی، استراتژیک است. مدیریت پروژه سازمانی، که برگرفته از استراتژی است، اطمینان حاصل می کند که پورتفولیو ، مجموعه ای از پروژه ها و یا طرح ها را که مزایا و تصمیم های مرتبط با ارزش مناسب را برای سازمان به دنبال می آورند، با یکدیگر هم راستا می سازد.

OPM3 چیست؟

OMP3 این نظریه را ارائه می دهد که گروه های فرآیندی مدیریت پروژه (آغاز، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و اختتام) که در راهنمای PMBOK آمده و فرآیندهای تشکیل دهندهء آن ها در قلمرو های مدیریت برنامه و مدیریت پورتفولیو نیز قابل استفاده هستند.

OPM3، راه پیاده سازی استراتژی از طریق به کارگیری پروژه ها، طرح ها و پورتفولیوهایی که به روشنی به یکدیگر مرتبط شده اند، را نشان می دهد. OPM3، از طریق توسعه ی شایستگی های پروژه، طرح و پورتفولیو(مشارکت ذینفعان، برآورد، زمانبندی، مدیریت و…)، استفاده ی اثر بخش از سرمایه ی انسانی را ارتقا می دهد. این مدل، فرآیندهای حوزه های پروژه، طرح و پورتفولیو را به فرآیندهایی با خروجی با کیفیت تبدیل می کند که به خوبی درک شده، پایدار، قابل تکرار و قابل پیش بینی هستند.

مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی، منعطف و مقیاس پذیر بوده و از سازمان هایی با نوع، اندازه، پیچیدگی و موقعیت جغرافیایی متفاوت و بدون توجه به قدمت و سطح بلوغ آن ها پشتیبانی می کند. مدیریت، نهادهای حاکمیت، دفاتر مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو، مشاوران مدیریت پروژه ی سازمانی، متخصصان بهبود فرآیند، نمایندگان تغییر، مدیران بخش ها و کسانی که درگیر فعالیت های مدیریت پروژه اند، می گردد.

برخی از مزایای این مدل شامل:

• سهم بیشتر بازار
• مزیت رقابتی بهبود یافته
• بهبود در میزان رضایت مندی و حفظ مشتری
• بهبود در زمان معرفی محصول به بازار
• بهره وری بیشتر کارکنان
• اثربخشی عملیاتی
• عملکرد قابل پیش بینی در تحویل محصول
• هزینه و دوباره کاری کمتر
• رابطه محکم تر میان استراتژی و اجرا

این مدل شیوه ای نظام مند در تمام حوزه های مدیریت پروژه سازمانی را نشان می دهد که موارد زیر را در بر می گیرد:

استراتژی: ایجاد یک محیط سازمانی که از پیاده سازی استراتژی سازمانی پشتیبانی نماید.

پورتفولیو: تصمیم های مرتبط با ارزش، تجزیه ی استراتژی به مجموعه ای از اقدامات  فعالیت ها، پروژه ها، طرح ها و پورتفولیوها)و هم راستا کردن منابع سازمانی با این اقدامات به منظور اجرای استراتژی سازمان، از طریق یک فرآیند منظم جهت اتخاذ تصمیم های مرتبط با ارزش کسب و کار.

پروژه ها و طرح ها: ارائه ی نتایج. اتخاذ اقداماتی برای رسیدن به ارزش کسب و کار مورد نظر، از طریق یک سیستم قابل پیش بینی ارائه ی نتایج کسب و کار.

عملیات: تحقق ارزش کسب و کار. عملیاتی کردن اقدامات (فعالیت ها، پروژه ها، طرح ها و پورتفولیوها) و اندازه گیری ارزش کسب و کار. از طریق یک فرآیند تحقق ارزش ارزش کسب و کار.

تحلیل اثر کسب و کار: تحلیل اثر و ارزش فرآیند تصمیم های کسب و کار و ارائه ی داده های نتایج حاصل از کسب و کار.

بازنگری و اصلاح پورتفولیو: بازنگری و اصلاح اجزای پورتفولیو بر پایه ی تحقق ارزش کسب و کار داده های نتایج.

تحلیل عملکرد ارزش: ارائه داده های مربوط به تحقق ارزش کسب و کار، از فرآیند خلق ارزش کسب و کار و ارائه ی آن به استراتژی سازمان.

موارد مذکور، قابلیت های مدیریت پروژه سازمانی را شرح می دهند. هر حوزه ی مدیریت پروژه ی سازمانی برای بهبود سطح بلوغ خود و موفقیت بیشتر در اجرای استراتژی، باید از این قابلیت ها برخوردار باشد. به علاوه، سازمان برای پیاده سازی استراتژی خود، نیازمند محیطی با قابلیت های اثبات شده در زمینه ی پشتیبانی از این رویکرد مدیریت پروژه سازمانی می باشد.

عناصر اصلی OPM3

این مدل دارای سه بخش مرتبط به هم است: دانش، ارزیابی و بهبود

عنصر دانش، مدیریت پروژه سازمانی و بلوغ سازمانی مدیریت پروژه را شرح می دهد و اهمیت آن ها را بیان می دارد. دانش، راهکارهای برتر مدیریت پروژه سازمانی را مشخص می کند که با دارابودن آن بلوغ سازمانی به اثبات می رسد. عنصر ارزیابی فرآیندی است که سازمان به کار می برد تا خود را در قبال تعریف بلوغ که دانش OPM3 بیان می دارد، بشناسد و مقیاسی جهت بلوغ مدیریت پروژه سازمانی داشته باشد. OPM3 یک خود ارزیابی ارائه می دهد که به سازمان کمک می کند تا راهکارهای برتری را که هم اکنون در سازمان به کار برده می شود و آن هایی که جهت بهبود نیاز است، مشخص کند. عنصر بهبود به سازمان هایی که قصد دارند بلوغ مدیریت پروژه سازمانی خویش را القا دهند کمک می کند تا راهکارهای برتر و توانمندی های مورد نیاز را بشناسند و را ه های دستیابی به وضعیت مطلوب کنون را برگزیند.

چارچوب کلی OPM3

فرآیند راهبردی، فرآیند مرکزی مدیریت پروژه سازمانی را کنترل می کند که شامل مدیریت پورتفولیو، مدیریت برنامه، مدیریت پروژه می شود. برای ترویج یک فرهنگ پروژه نگر در سازمان، به حوزه های پشتیبان زیادی نیاز است که پیکره دانش موجود برای مدیریت پروژه سازمانی هشت حوزه زیر را معرفی می کند.

چرخه ارزیابی OPM3

وقتی سازمان متعهد به استفاده از مدل می شود، گام های چرخه حیات OPM3 چگونه عمل خواهند کرد؟

گام یک: آمادگی برای ارزیابی یا کسب دانش پایه

این گام شامل آشنایی هرچه بیشتر با محتویات و روش کلی عملیات مدل OPM3 می باشد.

گام دوم: انجام ارزیابی

مرحله اول: ارزیابی کلی یا سطح بالا (ارزیابی توسط پرسش نامه مدل): این کار منجر به فهرستی از راهکارهایی می شود که نسبت به مجموعه راهکارهای استاندارد خود مدل، هم اکنون در سازمان وجود دارند. فهرست راهکارهای برتری که در سازمان وجود ندارند " راهکارهای برتر هدف" خواهند بود. در این زمان با فرض که کارکردن بر روی تمامی راهکارهای برتر هدف ممکن است زمانبر باشد، سازمان نیازهای کنونی خود باید تعیین کند که ابتدا بر کدام راهکارهای برتر تمرکز کند.

مرحله دوم: ارزیابی تفصیلی

در این مرحله وجود یا عدم وجود توانمندی های مرتبط با راهکارهای برتر برگزیده تعیین می شود. این کار با بررسی وجود نتایج مرتبط با هر توانمندی انجام می گیرد.

گام سه: برنامه ریزی برای بهبود ها

نتایج مرحله دوم ارزیابی، مبنای بالقوه ای برای بهبود سازمان مهیا می کند. سایر عواملی که می توانند در الویت بندی اقدامات بهبود موثر باشند، عبارتند از:

سهل الوصول بودن: این رویکرد با هدف کسب موفقیت های زود رس، باعث افزایش حمایت از اقدامات بهبود خواهد بود.

الویت استراتژیک: اقدامات دارای منافع استراتژیک باید در الویت بهبود قرار بگیرند.

سود و هزینه: اقدامات کم هزینه تر و سودآورتر امکان دارد در برنامه بهبود کوتاه مدت، اولویت بیشتری داشته باشند.

گام چهار: پیاده سازی بهبودها

این گام جایی است که تغییرات سازمانی به وقوع می پیوندند. زمانی که طرح ایجاد می شود، سازمان باید در طی زمان آن را پیاده کند، یعنی فعالیت های توسعه سازمانی لازم برای رسیدن به توانمندی های مورد نیاز و پیشرفت در مسیر افزایش بلوغ سازمانی مدیریت پروژه را به اجرا در می آورد.

گام پنج: تکرار فرآیند

پس از تکمیل یک فعالیت بهبود، سازمان می تواند به گام ارزیابی بازگردد تا دوباره ارزیابی کند که هم اکنون بر روی پیوستار بلوغ سازمانی مدیریت پروژه چه جایگاهی دارد و یا به گام 3 باز گردد تا به سایر راهکارهای برتر شناخته شده ارزیابی قبلی بپردازد.

مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی

به منظور کمک به سازمان برای ارتقای سطوح بلوغ و در نتیجه دست یافتن به نتایج بهتر کسب و کار، کاربر OPM3 باید کل فضای OPM3 را به خوبی درک کند.

شناخت و درک این عناصر، برای موفقیت در پیاده سازی مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی ضروری است. چارچوب OPM3 نشان دهنده تعدادی فرآیند است که رویکردی را شکل می دهند که برای اجرای اقدامات OPM3 (فعالیت ها، پروژه ها، طرح ها و پورتفولیوها) به کار می رود. هر دوبخش بستر OPM3 همراه با مهارت ها، دانش، شایستگی ها، ابزارها و تکنیک های کاربر OPM3 نتایج مورد نیاز کسب و کار و قابلیت های توسعه یافته را برای سازمان به دنبال می آورند.

ساختار OPM3

اجزا در ساختار OPM3 شامل حوزه ها، مراحل بهبودفرآیند، بهترین شیوه ها، قابلیت ها و نتایج است. ساختار مدل بلوغ مدیریت پروژه ی سازمانی به تدریج که خواننده از اجزای بالایی به سمت اجزای پایینی پیش می رود، تشریح می گردد.

بهترین شیوه:

مدل بلوغ مدیریت پروژه ی سازمانی، بلوغ مدیریت پروژه ی سازمانی را از طریق ارزیابی وجود بهترین شیوه ها در سازمان اندازه گیری می شود. بهترین شیوه ها به روش هایی اطلاق می شود که در حال حاضر در یک صنعت یا حوزه تخصص خاص برای دست یابی به اهداف مربوطه، مورد قبول واقع شده اند. مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی فرآیند های راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه را در چارچوب مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی لحاظ کرده و یک مدل کیفیت را برای ایجاد بهترین شیوه ها به آن اضافه می کند.

یک سازمان، وقتی بهترین شیوه را به دست می آورد که نشان دهد همه ی قابلیت های پشتیبان را در اختیار دارد. آن سازمان، وقتی یک قابلیت را به دست می آورد که (به پشتیبانی مدارک ملموس و نا ملموس) تحقق یک یا چند نتیجه مرتبط را نشان دهد.

قابلیت:

هر قابلیت، مجموعه ی افراد، فرآیندها و فن آوری را نشان می دهد که سازمان را قادر به پیاده سازی مدیریت پروژه سازمانی می کند. قابلیت ها، گام های فزاینده ایی هستند که به تحقق یک یا چند مورد از بهترین شیوه ها منجر می شوند.

نتایج:

یک نتیجه برون داد ملموس یا ناملموس هر سازمان است که به وجود قابلیت خاصی اشاره دارد. وجود خط مشی برای مدیریت پروژه، مثالی از یک نتیجه ملموس است. تبیین شفاهی خط مشی مدیریت پروژه، مثالی از نتیجه ی نا ملموس است.

حوزه ها:

حوزه ها سه استاندارد فرآیند محور را نشان می دهد. این استانداردها عبارتنداز آخرین ویرایش مدیریت پورتفولیو، آخرین ویرایش استاندارد مدیریت طرح و آهرین ویرایش راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه که حوزه پروژه را بیان می کند را شامل می شود. استانداردهای فرآیند محور، زیربنای بهترین شیوه ها را تشکیل می دهند. وقتی که فرآیندها برای شکل دادن بهترین شیوه ها در مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی یکپارچه می شوند و جزییات مرتبط با آن ها نیز منتقل می شود. این اطلاعات شامل گروه های فرآیندی و حوزه های دانش برای پروژه و پورتفولیو و همچنین حوزه های عملکردی برای طرح می باشد.

منابع:

http://pmithaistore.org

مدل تعالی پروژه (PEM), مجید فراهانی، امیرحسین خامنه، فریدون فرداد

مدل بلوغ مدیریت پروژه های سازمانی (OPM3)، مهدی ابراهیمی، رضا مورعی