طرح(Program) چیست؟
طرح چیست؟
موسسه مدیریت پروژه(PMI) ، طرح را به عنوان «گروهی از پروژه های مرتبط به هم، زیر طرح ها و فعالیت های طرح که به طریقی، هماهنگ مدیریت می گردند تا منافعی به دست آید که حصول این منافع از طریق مدیریت تک تک آن ها قابل دستیابی نیست» تعریف می کند.
طرح ها از اجزای متعددی تشکیل شده اند که اکثر آن را پروژه های انفرادی درون طرح شکل می دهد. طرح ها هم چنین ممکن است شامل سایر کارهایی باشند که با پروژه های تشکیل دهنده طرح مرتبط هستند مانند آموزش و فعالیت های عملیات و نگهداری. هر چند، سایر کارهای طرح، اجزا یا فعالیت های غیر پروژه ای طرح را تشکیل می دهند و می تواند در قالب تلاش مدیریتی و زیرساخت مورد نیاز جهت مدیریت طرح به حساب آیند (به عنوان مثال در قالب حاکمیت طرح، فعالیت های انتقال یا فعالیت های مشارکت ذینفعان طرح). لذا طرح ها می توانند اجزایی از سایر کارها خارج از محدوده هر یک از پروژه های مجزای طرح (مانند مدیریت خود طرح) نیز داشته باشند.
طرح ها و پروژه ها با ایجاد ارزش در کسب و کار، افزایش ظرفیت های موجود، تسهیل در تغییر کسب و کار، حفظ اصل دارایی، أرائه محصولات و خدمات جدید به بازار یا توسعه ظرفیت های جدید برای سازمان، منافعی را به سازمان ها تحویل می دهند.
منافع، پیامدی است از اقدامات، رفتارها، محصولات و خدمات که مزایایی را برای سازمان حامی طرح و هم چنین ذینفعان یا بهره برداران مورد نظر طرح، فراهم می کند. طرح ها سازمان ها را قادر می سازند که منافع را به ذینفعان اعم از بهره برداران یا مشتریان طرح و همزمان به سازمان حامی طرح در قالب ارزش کسب وکار، تحویل دهند.
طرح ها وسیله ای برای اجرای استراتژی های سازمان و دستیابی به اهداف خرد و کلان سازمانی یا کسب و کار محسوب می شوند. منافع طرح ممکن است هم به طور تدریجی در طول دوره طرح محقق یابد و هم تماماً در انتهای طرح، یکباره محقق شود. طرح بهبود فرآیندها در سطح سازمان با چندین پروژه، نمونه ای از تحقق منافع به صورت نمایی در طی دوره حیات طرح می باشد. به عنوان مثال، طرح بهبود کسب و کار ممکن است شامل پروژه ای برای یکپارچه و مدون نمودن فرآیند مدیریت مالی، پروژه ای برای بهبود فرآیند استخدام کارکنان و ارزیابی عملکرد، و پروژه ای برای سازماندهی خدمات پشتیبانی باشد.
هر یک از پروژه ها می توانند برنامه زمانی متفاوتی داشته باشند و منافع نمایی (افزایشی) را به طور تدریجی تحویل دهند اما بهبود کسب و کار تا زمانی که طرح تمامی پروژه های لازم برای این پیشرفت را تکمیل نکرده باشد، به پایان نمی رسد. از سوی دیگر، طرح ها ممکن است تمام منافع برنامه ریزی شده را یکباره به عنوان یک کلیت یکپارچه تحویل دهند. در این شرایط، ارزش طرح تا زمان تحویل منافع طرح طی انتقال و تکمیل طرح، تحقق نمی یابد. طرح مطالعات فضایی در کشور می تواند نمونه ای از این نوع تحقق منافع یکباره باشد به طوری که تا زمانی که طرح عملیاتی نشود هر یک از اجزای طرح شروع به تحویل منافع نمی کنند.
منبع:
کتاب استاندارد مدیریت طرح
