استاندارد PMBOK چیست؟

12 مارس , 2018

0 زمان تقریبی مطالعه 5 دقیقه

در ادامه به تغییرات PMBOK6 نسبت به تغییرات PMBOK5 اشاره شده است.

استاندارد PMBOK 2017:

راهنمای گستره دانش مدیریت پروژه یک استاندارد شناخته شده برای حرفه مدیریت پروژه است که رهنمون هایی را برای مدیریت پروژه های منفرد ارائه می کند. تألیف این استاندارد در سال 1976 شروع شد و در سال 2017 ششمین نسخه آن نیز توسط این موسسه (PMI) انتشار یافت.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه کاربرد دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های مربوط به فعالیت های پروژه است. این کاربرد از دانش، نیازمند مدیریت اثربخش فرآیندهای مناسب است.

فرآیند های مدیریت پروژه:

یک فرایند، مجموعه ای از اقدامات مرتبط باهم و فعالیت هایی است که جهت دستیابی به محصول، نتیجه یا خدمت از پیش تعیین شده، انجام می گیرند. هر فرآیند با ورودی ها، ابزارها و تکنیک هایی که می توانند بکار روند و همچنین با خروجی های نتیجه شده مشخص می گردد. مدیر پروژه باید سرمایه های فرآیندی سازمان، و عوامل محیطی را مدنظر قرار دهد. این موارد باید برای هر فرآیندی در نظر گرفته شوند حتی اگر به طور واضح به عنوان ورودی ها در مشخصات فرآیند ذکر نشده باشند. سرمایه های فرآیندی سازمان، رهنمودها و معیارهایی را برای مناسب سازی فرآیندهای سازمان با نیاز های خاص پروژه را فراهم می سازد. عوامل محیطی ممکن است گزینه های مدیریت پروژه را محدود سازند.

فرایندهای مدیریت پروژه

فرآیندهای پروژه توسط تیم پروژه و تعامل با ذینفعان انجام می شوند و به طور کلی در یکی از دو دسته اصلی زیر قرار می گیرند:

فرآیندهای مدیریت پروژه: این فرآیندها، جریان اثربخش پروژه در سرتاسر حیاتش را تضمین می کند. این فرآیندها، ابزارها و تکنیک های مرتبط با استفاده از مهارت ها و توانایی های مشروح در حوزه های دانش را در برمی گیرند.

فرآیندهای محصول محور: این فرآیندها، محصول پروژه را مشخص و ایجاد می کنند. فرآیندهای محصول محور، نوعاً توسط چرخه حیات پروژه تعریف می شوند و بسته به حوزه کاربرد و فاز چرخه حیات محصول، متفاوت می باشد.

راهنمای PMBOK، فقط فرآیندهای مدیریت پروژه را توضیح می دهد. اگرچه فرآیندهای محصول محور، خارج از محدوده این استاندارد می باشد، نباید از طرف مدیر پروژه و تیم پروژه نادیده گرفته شود. فرآیندهای مدیریت پروژه و فرآیندهای محصول محور، در سرتاسر حیات یک پروژه، با یکدیگر هم پوشانی و تعامل دارند.

این فرآیندها در پنج دسته تحت عنوان گروه های فرآیندی مدیریت پروژه، گروه بندی می شوند:

گروه فرآیندی آغازین: فرآیندهایی که در راستای تعریف یک پروژه جدید یا یک فاز جدید از یک پروژه موجود با کسب مجوز شروع پروژه یا فاز انجام می شوند.
گروه فرآیند برنامه ریزی: فرآیندهای مورد نیاز برای تثبیت محدوده پروژه، پالایش اهداف و تعریف مسیر اقدامات لازم جهت دستیابی به اهدافی که پروژه به خاطر آن ها انجام می شود.
گروه فرآیندی اجرا: فرایندهایی که در راستای تکمیل کار تعریف شده در برنامه مدیریت پروژه جهت تأمین مشخصات پروژه، انجام می شوند.
گروه فرآیندی نظارت و کنترل: فرآیندهایی که برای پیگیری، بازنگری و تنظیم پیشرفت و عملکرد پروژه، موردنیاز می باشند؛ حوزه هایی را که به تغییرات نیاز دارند را شناسایی کرده و تغییرات مربوطه را آغاز می کند.
گروه فرآیندی خاتمه: فرآیندهایی که جهت نهایی کردن تمامی فعالیت های تمامی گروه های فرآیندی انجام می شوند تا به طور رسمی، پروژه یا فاز، خاتمه یابد.

تعاملات عمومی فرآیند مدیریت پروژه:

فرآیندهای مدیریت پروژه به صورت عناصر مجزا، با ارتباطات به خوبی تعریف شده، بیان می شوند. هرچند در عمل با هم پوشانی داشته و در تعاملند. ماهیت یکپارچه مدیریت پروژه، نیازمند گروه فرآیندی نظارت و کنترل است تا با دیگر گروه های فرآیندی در تعامل باشد. گروه های فرآیندی مدیریت پروژه، توسط خروجی های تولید شده، متصل می شوند. گروه های فرآیندی به ندرت مجزا یا وقایع تک زمانه هستند. خروجی یک فرآیند، معمولا ورودی فرآیند دیگر یا تحویل شدنی برای پروژه، زیرپروژه یا فاز پروژه است.

تعریف پروژه از دیدگاه PMBOK:

پروژه، یک تلاش موقتی است که در راستای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصر به فرد انجام می شود. طبیعت موقتی پروژه ها بیانگر یک پایان و شروع مشخص است. پایان، زمانی حاصل می شود که اهداف پروژه به دست آمده باشند یا به علت اینکه پروژه به اهداف خود نرسیده یا نمی تواند برسد فسخ گردد و یا اینکه نیازی به حیات بیشتر پروژه، احساس نشود. همچنین ممکن است پروژه به علت خواست کارفرما (حامی یا پشتیبان) فسخ گردد. موقتی بودن لزوما به معنای کوتاه بودن زمان پروژه نیست.

مدیریت طرح:

یک طرح، گروهی از پروژه ها، زیر طرح ها و فعالیت های طرح است که به طریقی هماهنگ در راستای دستیابی به منافعی که از مدیریت انفرادی آن ها به دست نمی آید مدیریت می گردند. مدیریت طرح، کاربرد دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در یک طرح است تا الزامات طرح، تعریف شوند و منافع و کنترلی که در مدیریت منفرد پروژه ها به دست نمی آیند، در دسترس قرار گیرند.

مدیریت پورتفولیو:

یک پورتفولیو، مجموعه ای از پروژه ها و طرح ها، زیرپورتفولیوها و دیگر کارهایی است که برای کمک به مدیریت موثر آن کار با یکدیگر گروه بندی شده اند تا اهداف استراتژیک تجاری را تأمین نمایند. پروژه ها یا طرح های یک پورتفولیو ممکن است لزوماً به یکدیگر وابسته نبوده یا با ارتباط مستقیم نباشند.

اطلاعات پروژه:

در طی چرخه حیات پروژه، مقدار مهمی از داده ها و اطلاعات، جمع آوری می شوند، تحلیل می گردند، تبدیل می شوند و در اشکال مختلف به اعضای تیم پروژه و دیگر ذینفعان توزیع می گردند. داده های پروژه به عنوان نتیجه فرآیندی مختلف اجرا جمع آوری شده در اختیار تیم پروژه قرار می گیرند. داده های جمع آوری شده، تحلیل، تجمیع، و به اطلاعات پروژه در طی فرآیندهای مختلف کنترل، تبدیل می شوند. اطلاعات ممکن است سپس به صورت شفاهی یا کتبی اطلاع رسانی شده و به صورت گزارشاتی با فرمت های متنوع توزیع گردند.

داده های عملکرد کاری (WPD):

مشاهدات و سنجش های خام شناسایی شده در طی انجام فعالیت ها برای اجرای کار پروژه است. مثال ها عبارتند از: درصد گزارش شده از کار فیزیکی تکمیل شده، سنجش های عملکرد فنی و کیفی، تاریخ های شروع و پایان فعالیت های زمانبندی، تعداد درخواست های تغییر، تعداد نقص ها، هزینه های واقعی، مدت های واقعی و غیره می باشد.

اطلاعات عملکرد کاری (WPI):

داده های عملکردی از فرآیندهای کنترلی مختلف، به صورت مفهومی، تحلیل شده و براساس روابط حوزه ها، یکپارچه می شوند. مثال های اطلاعات عملکردی عبارتنداز: وضعیت تحویل شدنی ها، وضعیت پیاده سازی برای درخواست های تغییر، و برآوردهای پیش بینی شده تا تکمیل می باشد.

گزارشات عملکرد کاری (WPR):

ارائه فیزیکی یا الکترونیکی اطلاعات عملکرد کاری که در اسناد پروژه، جمع آوری شده و به تولید تصمیمات یا ایجاد موضوعات، اقدامات یا هشدارها منجر می شوند. مثال ها عبارتنداز: گزارشات وضعیت، نامه های غیر رسمی، توجیهات، یادداشت های اطلاعات داشبوردهای الکترونیکی، پیشنهادات و به روز رسانی ها را شامل می شود.