استاندارد مدیریت پروژه در محیط های کنترل شده”Prince2″

در این مطلب می خوانید:

ساختار Prince2

ویژگی های اصلی PRINCE2 

متدولوژی Prince2

مزایای بکارگیری Prince2

اجزاء استاندارد Prince2

مدل فرآیندی Prince 2

تامین نیازمندی های ذینفعـان پـــروژه با در نظر گرفتن منافع آنان از بزرگترین اهداف مدیریت پروژه در دنیای امروز می باشد. Prince2 از مطرح ترین استانداردهـــای کاربردی در حوزه مدیریت پـروژه در دنیا می باشد که توسط شرکت APMG انگلستان ارائه گردیده است. در حال حاضر در اکثــر کشورهای اروپایی، حوزه بریتانیا و همچنین استرالیا، PRINCE2 اصلی ترین استاندارد مورد استفاده در مدیریت پروژه می باشد.Prince2، مخفف کلمات Project Resource Organization Management and PlanningTechniques  به معنی “تکنیک های برنامه ریزی و مدیریت منابع پروژه سازمان” می باشد.

ساختار Prince2:

PRINCE2 از چهار عنصر یکپارچه تشکیل‌شده است: اصول، مضمون‌ها، فرآیندها و محیط پروژه. هفت اصلی که سازه‌های بنیادی PRINCE2  را شکل می‌دهند، عبارت‌اند از توجیه کسب‌وکار، یادگیری از تجربیات، تعریف مسئولیت‌ها و وظایف، مدیریت مراحل، مدیریت استثنا، تمرکز بر محصولات و تطبیق با محیط پروژه.

مضمون‌ها نیز در هفت فرآیند بیان می‌کنند که چه کسی، چه مسئولیتی را در چه زمانی به عهده دارد. فرآیندهای PRINCE2 مشابه با فرآیندهای PMBOK، به فعالیت‌های مختلفی تقسیم می‌شوند.

ویژگی های اصلی PRINCE2: 

• تمرکز بر توجیه کسب و کار
• یک ساختار سازمانی تعریف شده برای تیم مدیریت پروژه
• رویکرد برنامه ریزی بر اساس محصول
• تأکید بر تقسیم پروژه به مراحلی کـه قابلیـت مـدیریت و کنترل داشته باشند.
• انعطاف پذیری برای کاربرد در سطحی کـه بـرای پـروژه مناسب است.

این استاندارد یک رویکرد فراینـد مـداری بـرای مـدیریت پروژه است که فرایندهای آن از چهار جزء تشکیل شده اند:

1. ورودی های فرآیندهای پیشین
2. خروجی های فرآیندهای بعدی
3. اهداف تعیین شده هر فرآیند
4. فعالیت های انجام شده توسط هر فرآیند

پروژه هایی کـه توسـط PRINCE2 مـدیریت مـی شـوند، بیشتر بر خروجی تمرکز دارند و خروجی هر فرایند از اهمیت قابل ملاحظه ای برخوردار است. در این گونه پروژه ها گروه های مختلفی همکاری می کنند که به سـه دسـته اصـلی زیـر تقسیم می شوند:

1. مشتریان
2. تأمین کنندگان
3. کاربران

متدولوژی Prince2:

Prince2 هفت اصل زیربنایی معرفی می کند: و این اصول را برای موفقیت هر نوع پروژه ای لازم می داند و نبود هر یک را یکی از دلایل شکست پروژه می داند.

اصول زیربنایی Prince2 شامل موارد زیر می باشد:

• توجه دائمی به توجیه پذیری پروژه
• درس گرفتن از پروژه های قبلی
• تعریف دقیق و شفافی از نقش ها و مسئولیت های هر فرد
• مدیریت مبتنی بر مرحله
• مدیریت مبتنی بر سطوح
• تمرکز بر محصول
• سیستم های اختصاصی براساس شرایط پروژه

اصل توجه دائمی به توجیه پذیری پروژه

در هر مرحله ایی از پروژه باید عواملی را که پروژه را توجیه پذیر می کند را به خوبی بشناسیم و همچنین آن عوامل را مستند و به روزرسانی کنیم، تا از یک سو مطمئن شویم که همه تصمیم گیری های کلان همسو با توجیه پذیری ما بوده و از سوی دیگر هرگاه پروژه توجیه پذیری خود را از دست بدهد بلافاصله آن را متوقف کرده تا خسارت های کمتری متوجه پروژه شود.

اصل Lessons Learned ها (درس آموخته ها)

این اصل که همه ما در حال تجربه کردن هستیم و برای کسب این تجارب هزینه می کنیم. در نتیجه باید این تجارب را به صورت کارآمد و قابل استفاده حفظ کنیم، تا بتوانیم هر روز به موفقیت نزدیکتر شویم. تجربه های بدست آمده در هر پروژه باید دائماً و به تدریج و  با قابلیت دسترسی در هر زمان ثبت گردند.

مدیریت مبتنی بر مرحله

به دلیل عدم قطعیت های حاکم بر پروژه ها نمی توان آن ها را از مراحل آغازین پروژه به تفصیل برنامه ریزی کرد. به همین علت باید هر پروژه را به بازه هایی زمانی که مرحله مدیریتی نامیده می شوند تقسیم کنیم و برنامه ریزی ها و کنترل آن را بر اساس برنامه ریزی های مرحله ایی انجام دهیم.

مدیریت مبتنی بر سطوح

به ازای هر پروژه باید چهار سطح تصمیم گیری وجود داشته باشد که سه سطح آن ها داخل پروژه و یک سطح آن ها خارج پروژه قرار می گیرد. باید سطح رواداری هر سطح نیز مشخص باشد و اگر مسئله ایی پیش آمد که اهمیت آن کمتر از سطح رواداری آن سطح بود، حتماً در همان سطح تصمیم گیری شود و سطوح بالاتر در آن تصمیم گیری دخیل نباشند. اگر اهمیت بیشتر از سطح رواداری بود باید به سطح بالاتر ارجاع داده شود.

اصل تمرکز بر محصول

هدف تولید محصول است، که انجام هر کار و عملیاتی برای تولید محصول می باشد. به همین علت تمرکز، باید بر تولید محصول بوده و کارها را بر اساس آن شکل داده و اصلاح کنیم.

برخی از مزایای بکارگیری Prince2:

برخی از مزایای بکـارگیری PRINCE2 بـرای مـدیران و سهامداران پروژه عبارتند از:

1. شروع، پیشروی و پایان کنترل شده پروژه
2. بازنگری منظم در پیشرفت پروژه و میـزان انطبـاق آن با برنامه و نمونه تجاری از پیش تعریف شده
3. دارا بودن نقاط تصمیم گیری قابل انعطاف
4. مدیریت و کنترل اتوماتیک انحرافات از برنامه
5. قراردادن سهامداران و مدیران پروژه در یک موقعیـت زمانی و مکانی صحیح
6. ایجاد کانال ارتباطی صحیح ما بـین پـروژه، مـدیریت پروژه و اجرای آن

اجزاء استاندارد Prince2:

این استاندارد 8 جزء دارد که هریک از این اجزاء در کلیه فرآیندهای این استاندارد دخیل بوده و به نوعی در انجام هریک از آن ها مشارکت دارند این اجزاء عبارتند از:

1. سازماندهی
2. برنامه ها
3. مدل تجاری
4. کنترل ها
5. مدیریت ریسک
6. کیفیت در محیط پروژه
7. مدیریت پیکربندی
8. کنترل تغییرات

مدل فرآیندی Prince 2:

Prince2 یک رویکرد فرآیندی برای مدیریت پروژه است که روشی قابل اصلاح و مقیاس پذیر برای مدیریت انواع مختلف پروژه ایجاد می کند. هر فرآیندی با خروجی و ورودی های اصلی و همچنین اهداف خاصی که باید به آن ها دست یابد و فعالیت هایی که باید انجام دهد، تعریف می شود. هشت فرآیند اصلی این روش عبارت‌اند از:

1. آماده‌سازی (SU): فرآیندهای مقدماتی و پیش‌نیازهای ضروری پروژه
2. آغاز پروژه (IP)
3. رهبری پروژه (DP)
4. برنامه‌ریزی (PL)
5. کنترل هر مرحله (CS)
6. مدیریت تحویل کالا (MP)
7. مدیریت مرزهای مراحل پروژه (SB)
8. خاتمه‌ی پروژه (CP)

در شکل زیر به طور شماتیک مدل فرآیندی آن نشان داده شده است.

هدایت پروژه (DP)

فرآیند هدایت یک پروژه از آغاز تا بستن پروژه اجرا می شود. انجام این فرآیند، وظیفه هیات پروژه است. هیات پروژه به وسیله استثنائات مدیریت کرده، به وسیله گزارش‌ها نظارت می کند و توسط نقاط تصمیم گیری کنترل را انجام می دهد.

فرآیندهای انجام شده توسط هیات پروژه به 4 حوزه به شرح زیر تقسیم می شود:

1. آغاز پروژه
2. مرزهای مراحل (اختصاص منابع بیشتر پس از کنترل نتایج به دست آمده)
3. هدایت غیر رسمی (نظارت بر پیشرفت، پیشنهاد و راهنمایی، عکس العمل نسبت به موقعیت های استثنایی)
4. بستن پروژه (تایید نتیجه پروژه و پایان کنترل شده آن)

فرآیند هدایت پروژه، فعالیت های روزمره مدیر پروژه را پوشش نمی­ دهد.

شروع پروژه (SU)

شروع اولین فرآیند PRINCE2 است. این فرآیند در برگیرنده مرحله قبل از آغاز پروژه است، و منظور اطمینان از برآورده شدن پیش نیازهای آغاز پروژه طراحی شده است. برای انجام این فرآیند وجود سند تعهد پروژه که مبین شرایط سطوح بالا، دلیل انجام پروژه و نتیجه خواسته شده می باشد، ضروری است. فرآیند آغاز یک پروژه باید بسیار کوتاه باشد.

وظیفه فرآیند حول تولید 3 عنصر زیر قرار دارد:

1. اطمینان از در دسترس بودن اطلاعات مورد نیاز برای تیم پروژه
2. طراحی و انتصاب تیم مدیریت پروژه
3. تهیه برنامه مرحله آغاز

آغاز یک پروژه

اهداف آغاز یک پروژه عبارتند از:

• توافق بر سر این موضوع که آیا توجیه کافی برای پیشروی پروژه وجود دارد یا خیر
• ایجاد یک اساس مدیریتی مستحکم برای پیشروی پروژه
• مستندسازی و تایید این که یک موقعیت تجاری قابل قبول برای پروژه موجود است
•  توانمندسازی و تشویق هیات پروژه برای در اختیار گرفتن پروژه
• ایجاد یک مسیر برای فرآیندهای تصمیم گیری مورد نیاز در طول عمر پروژه
•  اطمینان از این که سرمایه گذاری صورت گرفته در زمان و تلاش مورد نیاز برای پروژه، با در نظر گرفتن ریسک های موجود، به شکلی عاقلانه انجام شده است.

مدیریت مرز مراحل (SB)

این فرآیند نقاط مختلف تصمیم گیری برای بررسی ادامه پروژه را برای هیئت پروژه ایجاد می کند. اهداف این فرآیند عبارتند از:

• اطمینان بخشیدن به هیات پروژه که تمامی فعالیت‌های برنامه ریزی شده برای مرحله کنونی، به گونه تعریف شده کامل شده‌اند.
• ایجاد اطلاعات لازم برای هیات پروژه به منظور ارزیابی امکان ادامه پروژه
• ایجاد اطلاعات لازم برای هیات پروژه به منظور  تایید تکمیل مرحله کنونی و دادن مجوز برای شروع مرحله بعد و همچنین میزان تفویض اختیار مجاز
• ضبط هرگونه اندازه گیری و آموزه‌ای که به مراحل بعدی پروژه یا پروژه‌ها دیگر کمک می­ کند

کنترل یک مرحله

این فرآیند فعالیت های نظارت و کنترل مدیر پروژه که به منظور اطمینان از شرایط عادی هر مرحله و عکس‌العمل نسبت به وقایع غیرقابل انتظار آن انجام می شود را توصیف می کند. این فرآیند هسته اصلی تلاش های مدیر پروژه را شکل می دهد و فرآیندی است که مربوط به مدیریت روزانه پروژه است. درون یک مرحله یک سیکل شامل موارد زیر وجود دارد:

• ایجاد مجوز برای کارهایی که باید انجام شوند
• جمع‌آوری اطلاعات پیشرفت کار
• عکس‌العمل نسبت به تغییرات
• مرور وضعیت
• گزارش دهی
• اتخاذ اقدامات اصلاحی لازم

این فرآیند موارد فوق را پوشش داده و همچنین کار مستمر مدیریت ریسک و کنترل تغییر را انجام می دهد.

مدیریت تحویل محصول

هدف این فرآیند اطمینان از تولید و تحویل محصولات برنامه ریزی شده به وسیله مراحل زیر است:

• اطمینان از این که کارهای انجام شده بر روی محصولات که به اعضای تیم اختصاص داده شده است، به طور موثری مورد قبول واقع شده و دارای مجوز است همچنین تایید و کنترل بسته ­های کاری
• اطمینان از تطابق کار با نیازمندی به واسط های تعریف شده در بسته کاری
• اطمینان از انجام کار
• ارزیابی پیشرفت کار و پیش­بینی به صورت منظم
• اطمینان از این که محصولات تکمیل شده نیازهای کیفی را برآورده ساخته اند
• گرفتن تاییدیه برای محصولات تکمیل شده

بستن یک پروژه

هدف این فرآیند اجرای یک پایان کنترل شده برای پروژه است. این فرآیند پوشش دهنده وظیفه مدیر پروژه در جمع‌بندی پروژه در پایان یا مراحل نزدیک به پایان است. بیشتر حجم کار مربوط به فراهم آوردن ورودی برای هیات پروژه به منظور گرفتن تاییدیه اتمام احتمالی پروژه است.

اهداف بستن یک پروژه عبارتند از:

• کنترل میزان برآورده شدن اهداف و مقاصد تنظیم شده در سند ابتدایی پروژه (PID)
• تایید میزان برآورده شدن سند ابتدایی پروژه(PID)و رضایت مشتری از از محصولات تحویل شده
• گرفتن تاییدیه رسمی محصولات
• اطمینان از میزان تحویل و تایید مشتری در مورد محصولات مورد انتظار
• تایید اینکه هماهنگی های نگهداری و عملیات انجام شده صورت گرفته است
• ارائه پیشنهاد برای عملیات بعدی
• اقتباس آموزه های ناشی از انجام پروژه و تکمیل گزارش آموزه های فراگیری شده
• ایجاد گزارش نهایی پروژه
• اطلاع دادن به سازمان میزبان از خواست تیم پروژه به منظور منحل کردن ساختار پروژه و منابع

برنامه ریزی (PL)

برنامه‌ریزی یک فرآیند قابل تکرار است و نقش مهمی در فرآیندهای دیگر داراست که اهم آن ها به شرح زیر است:

• برنامه ریزی یک مرحله آغازی
• برنامه ریزی یک پروژه
• برنامه ریزی یک مرحله
• ایجاد یک برنامه برای مواقع استثنایی

PRINCEیک شروع بر پایه محصول برای فعالیت برنامه ریزی فراهم می آورد. همچنین یک چارچوب برنامه ریزی ایجاد می­کند که می‌تواند در مورد هر پروژه ای به کار رود. این چارچوب شامل:

• تعیین این که چه محصولاتی مورد نیاز است
• تعیین ترتیبی که بر اساس آن محصولات باید تولید شوند
• تعیین شکل و محتوای هر محصول
• واضح سازی این که چه فعالیت هایی برای تولید و تحویل محصولات مورد نیاز است.

منابع:

https://www.prince2.com/uk/prince2-processes

مقاله معرفی استانداردهای مدیریت پروژه، محمد زین العابدین

http://faspa.ir

http://drlork.ir