هفت اصل مهم در طراحی محیط کار

بسیاری از ما ساعت‌های متوالی از هر هفته را در محل کار خود به سر می‌بریم و خانه، از نظر زمانی که در آن می‌گذرانیم، در جایگاه دوم نسبت به محل کار قرار دارد. بسیاری از ما مشکلاتی در محل کار داریم که نه به همکاران و افراد آن بستگی دارند و نه به کاری که انجام می‌شود. مشکلاتی ناشی از فضای کار و محیط کاری ما، که همگی از دید مسائل فیزیکی قابل حل می‌باشند؛ و اثر روانی آنها نسبت به اثر مادی‌شان بسیار قابل‌توجه‌تر است.
اگر می‌دانستید پس از برطرف کردن مسائل مادی و فیزیکی پیرامونتان در محیط کار، راندمان کاری شما تا چه اندازه افزایش می‌یابد؛ دغدغه حل و برطرف کردن آنها لحظه‌ای از ذهنتان پاک نمی‌شد.

تحقیقات در مورد آسیب‌های فیزیکی و مخاطرات در محیط کار بسیارند. به‌عنوان نمونه در مطالعه‌ای که توسط دانشگاه رجب طیب اردوغان ترکیه انجام گرفته است، اثبات شده است که اجرای فرایندهای ایمنی و مدیریت ریسک، بهداشت محیط‌های کاری و قوانین ایمنی، کمک‌های اولیه قوی، و همچنین حمایت سازمان یا شرکت از قوانین ایمنی، اثر مثبتی بر تعهد کاری و تعهد فرد به سازمان دارند. بعلاوه، مشاهده شد که رعایت اصول بهداشتی و ایمنی، و نیز حمایت سازمان از اجرای این اصول، موجب کاهش حس بیگانگی در افراد می‌شود. 

جزئیات مشکلاتی که قرار است حل شوند را مشخص کنید.

معمولاً افرادی که تصمیم می‌گیرند در دکوراسیون فضای اداری و محل کارشان تغییراتی ایجاد کنند،‌ ابتدا نگاهی به جدیدترین مدل‌ها و ست‌های مبلمان اداری در مجله‌ها، سایت‌ها و بروشورهای مختلف می‌اندازند، چند مورد را انتخاب می‌کنند، با مجریان آنها تماس گرفته و قیمت‌های مختلف را می‌پرسند و نهایتاً‌ با توجه به بودجه خود و موارد دیگری مثل سلیقه و محدودیت‌های محل کار، یکی از آنها را انتخاب می‌کنند و وارد فاز اجرا می‌شوند. ظاهراً این روند کلی، اصولی و استاندارد است اما بخشی مهم و اساسی که بر تمام مراحل دیگر مؤثر می‌باشد از قلم افتاده است: مشخص کردن «جزئیاتِ مشکلی که باید حل شود».
علاوه بر اینکه فضای کار عاملی مهم برای سلامتی کارکنان محسوب می‌شود، یکی از ابزارهای کسب و کار نیز می‌باشد. در شرکت‌ها و سازمان‌های موفق، «فضای کار» ارزش‌های اصلی کسب و کار را از طریق طراحی محل قرارگیری تیم‌های کاری، عملکردها و عناصر طراحی مختلف، منعکس می‌سازد. به‌عنوان مثال امروزه چیدمان باز (یا Open Layout، چیدمانی بدون وجود اتاق‌های جداگانه، دیوار یا پارتیشن‌های بلند میان کارمندان) برای فضای کار، به صورت انفجاری در شرکت‌ها و سازمان‌ها رواج می‌یابد و دلایل آن را می‌توان احساس آزادی عمل، شفافیت عملکردها، و تعامل بیشتر میان افراد دانست که اتفاقاً برای بعضی کارکنان اهمیت بسیار زیادی دارد.

اما در مواردی، طرح‌هایی مثل چیدمان باز کارکرد خوبی ندارند، و روز به روز افراد بیشتری از نداشتن تمرکز در کار گله می‌کنند و در پاره‌ای مشاغل، افراد روز به روز بیشتر به ارزش آرامش و تمرکز کاری پی می‌برند. در حقیقت همکاری و آرامش فضا دو سر طیف مدل‌های کاری هستند که هر یک حالت بهینه خاص خود را دارد. بهترین راه برای تعیین این موارد، تعیین الگوهای کاری روزمره و برنامه‌هایی است که با فضای کار نیز مرتبطند.

7 معیار برای تعیین نیازهای محیط کار از نظر طراحی و چیدمان

برای اینکه در فضای کار خود، مبلمانی طراحی کنیم تا همه بتوانند با هم در تعامل باشند و بر کارشان تمرکز کنند، 7 معیار مشخص وجود دارند که اگر طراحی خود را بر اساس آنها انجام دهید، نهایتاً کارکنان با فضای فیزیکی خود ارتباط مناسبی از نظر محل قرارگیری و دسترسی، میزان دید داشتن و دیده شدن، فناوری، ایستگاه‌های کاری دائم و موقت، زاویه دید و اندازه‌ها داشته باشند.

برای درک بهتر اینکه اثرگذاری هر یک از این معیارها چگونه است، می‌توان تمرین زیر را انجام داد. فرض می‌کنیم یک فعالیت روتین و مکرر مثل یک جلسه روزانه یا هفتگی قرار است در محل کار شما انجام شود. سعی کنید ایده‌آل‌های موقعیت خاص خود را مشخص کنید (احتمالاً ایده‌آل‌های شما در جایی بین دو سر طیف که قبلاً صحبتش شد قرار می‌گیرند). مثلاً وقتی محل قرارگیری را در نظر می‌گیرید، می‌توانید از خود سوال کنید: آیا بهتر است جلسه ما در یک اتاق جلسات در مرکز شرکت برای جلسه‌های فوری تشکیل شود، یا در جایی که افراد معمولاً ‌دور هم جمع می‌شوند و گفتگوهایشان در آن جا صورت می‌گیرد؟ آیا بهتر است اتاق جلسه مورد نظرتان به محلی که کارهای تیمی شما انجام می‌گیرند نزدیک باشد یا جایی دور از همه افرادی که نمی‌خواهید حین جلسه با شما مواجهه داشته باشند (منظور از مواجهه در نزدیکی محل جلسه بایستند یا از کنار میز جلسه‌تان عبور کنند)؟ وقتی تمرین را انجام دادید، تمام پاسخ‌ها را به‌صورت یک مجموعه در نظر بگیرید تا راحت‌تر بتوانید آنها را به صورت یک جمع‌بندی مختصر و مفید درآورید. مثلاً جمع‌بندی نهایی شما می‌تواند این گزاره باشد: «ما برای جلسات خود به یک فضای تعاملی‌تر و مشارکتی‌تر نیاز داریم.»

از طیف‌های زیر برای مشخص کردن شیوه مطلوب شرکت خود در مورد کار کردن، پیش از اینکه به طراحی برای محل کار خود بپردازید استفاده نمایید.

آستین‌ها را بالا بزنید!

بدیهی است که می‌خواهیم از آنچه طی فرایند بالا به‌دست می‌آید، برای تصمیم‌گیری در مورد طراحی فضای کار استفاده کنیم. اما چگونه؟
فرض کنید بعد از بحث و بررسی دقیق و کامل در مورد هر یک از گزاره‌هایی که گفته شد، و مشخص کردن ایده‌آل‌های افراد و همکاران، به این نتیجه نهایی برسیم: «به محیط کاری که مشارکت و تعامل در آن برقرار باشد نیازمندیم.»

حال باید این گزاره را به جزئیات مورد نیاز برای طراحی و اجرای یک دکور خوب تبدیل کنیم. ابتدا لازم است آن را به‌صورت عمیق تحلیل کنیم. پس طی سؤالاتی که در ادامه می‌آیند به اطلاعات بهتری دست پیدا می‌کنیم. باید این سؤالات را هم از خود و هم از دیگران بپرسیم:
–    طی 5 سال آینده مجموعه کارمندان و کارکنان ما را چه کسانی تشکیل خواهند داد؟
–    علاوه بر کارمندان و کارکنان، چه افراد دیگری (بازدیدکنندگان، مهمان‌ها، مشاورین و پیمانکاران پروژه‌ای، طرفداران یا علاقمندان یا مشتریان، کارفرمایان و …) از فضای محل کار ما استفاده می‌کنند و چرا؟
–    وقتی یک مهمان، بازدیدکننده، کارفرما یا هر فردی که ممکن است در آینده برای سازمان ما سودآور باشد وارد محیط کارمان می‌شود، می‌خواهیم چه قضاوتی در مورد ما داشته باشد و چه حس و ذهنیتی از کسب و کار ما پیدا کند؟
–    در مورد کارهایی که در محیط کاری ما انجام می‌شوند، می‌خواهیم تا چه حدی آزادی عمل و قدرت انتخاب وجود داشته باشد؟
–    آیا مدل‌های کاری مشخصی وجود دارند که در اختیار عموم کارکنان نباشند، بلکه صرفاً امتیازی در اختیار افرادی مشخص و منتخب باشند؟

–    انعطاف و انتخاب خود را تا چه حد می‌توانیم در کارهایی که در سازمان یا شرکت ما انجام می‌شوند، دخیل کنیم؟
–    در محیط کاری ما چه رفتارها، تعامل‌ها و فعالیت‌هایی رایج هستند که دوست داریم آنها را تغییر دهیم؟
–    رضایت‌بخش‌ترین رویکردها و اتفاقات در حال حاضر در محیط کاری ما، که به‌نظر می‌رسد باعث افزایش بهره‌وری می‌شوند کدامند؟
–    اگر کارکنانی داریم که حضور منظمی در محل کار ندارند، آیا علت یا علل عدم حضور منظم آنها مشخص و منطقی است؟

پاسخ هر یک از سؤالات می‌تواند شامل اجزاء مختلفی از دیدگاه‌های مختلف باشد. در هر حال با کمک این پاسخ‌ها و نیز با داشتن طیف‌هایی که در ابتدای مقاله معرفی شد ـ و ایده‌آل‌هایمان را در میان دو سر آن طیف‌ها مشخص کردیم ـ می‌توانیم مانند یک مشاور در زمینه دکوراسیون و مبلمان، تمام نیازهای خود و مشکلاتی که قرار است مبلمان طراحی شده برطرف نماید را بشناسیم. میان طراحان جمله معروفی وجود دارد که: «شناخت دقیق نیاز، نیمی از راه‌حل است». در خلال این شناخت کشف می‌کنیم طرحی که برای فضای کاری ما بهترین جواب است، با چیزی که پیش از این تحلیل‌ها تصور می‌کردیم بسیار متفاوت می‌باشد. 

سخن آخر

طراحی و چیدمان محیط کار، بازتاب‌دهنده فرهنگ، برند و ارزش‌های کسب و کار و به‌طور کلی سرمایه‌گذاری اساسی برای هر سازمان بوده و می‌تواند بر بخشی از خروجی‌های کسب و کار آن سازمان مؤثر باشد. از جمله مهم‌ترین این خروجی‌ها می‌توان به بهره‌وری، رضایت کارکنان، ‌تعهد، استفاده از استعدادها و تأثیرگذاری برند می‌باشد.

شیوه‌های متعددی برای طراحی و برنامه‌ریزی فضای کار وجود دارند که مدیران باید برای طراحی به صورتی استراتژیک به آنها توجه داشته باشند. اینکه صرفاً به جدیدترین طرح‌هایی که در استارت‌آپ‌ها و شرکت‌های تازه‌تأسیس مد می‌شوند توجه داشته و آنها را تقلید نماییم، لزوماً ما را به آن بازخوردی که تصور می‌کردیم نزدیک نخواهد کرد. سؤالاتی که در این مقاله ارائه شدند و البته مهم‌تر از همه، گوش دادن به مسائلی که کارمندان و همکارانمان در جواب به این سؤال‌ها بیان می‌کنند، نتایج بهتری برای کسب و کارمان خواهد داشت.

منبع: دپارتمان مبلمان و دکوراسیون کارگشا، با اقتباس از هاروارد بیزینس ری‌ویو