مدیر پروژه کیست؟ قهرمان و پاسخگوی سرنوشت پروژه را بشناسید!
یک پروژه فرآیندی است که باید تکمیل شود! اگر ناسا مأموریت خود را یک پروژه بنامد، به این دلیل است که می‌خواهد به هدف خاصی برسد. اگر معلم یک پروژه را به دانش‌آموزی بدهد، می‌خواهد آن دانش‌آموز تکلیفی را برای هدفی انجام دهد. این مفهوم در مورد شرکت‌ها، کسب و کارها و به‌ویژه پروژه‌های عمرانی کاملاً صادق است. چشم‌اندازه یک پروژه، رسیدن به هدفی مشخص است.
البته، پروژه‌ها به خودیِ خود انجام نمی‌شوند، برای انجام آنها نیاز به افراد با صلاحیت ویژه است. اینجاست که مدیر پروژه و به طور کلی تیم مدیریت پروژه شکل می‌گیرد. وقتی چرخه کاری مدیریت پروژه را بررسی می‌کنیم، افراد و گروه‌های زیادی درگیر آن هستند. آنها به طراحی، توسعه و تحقق اهداف تعیین‌شده در پروژه کمک می‌کنند. هدف این مقاله تعریف مدیر پروژه، تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌های او است؛ با ویکی ساختمون همراه باشید.
مدیر پروژه کیست؟
مدیر پروژه شخصی است که مسئولیت هدایت پروژه را بر عهده دارد. به عبارت دیگر، مدیران پروژه جلوه برنده یک پروژه هستند. آنها اطمینان می‌دهند که پروژه در مهلت مشخص به اتمام رسیده و بدون هیچ‌گونه نقصی به مشتری تحویل داده می‌شود. او تمام جنبه‌های پروژه را از آغاز تا انتها مدیریت می‌کند.
به بیان ساده‌تر، او «قهرمان پروژه» است. وی چشم‌انداز پروژه را برای اعضای تیم خود ترسیم کرده و اولویت‌ها را در راستای آن تعیین می‌کند. او شخصی است که در نهایت به‌خاطر موفقیت پروژه مورد ستایش قرار می‌گیرد یا به‌دلیل عدم موفقیت در آن بی‌اعتبار می‌شود. به معنای دیگر «مدیر پروژه پاسخگوی سرنوشت یک پروژه است.»
اختیارات مدیر پروژه
مدیر پروژه که براساس الزامات مورد توافق فعالیت می‌کند، اختیارات زیر را دارد:
- طراحی و استفاده از استانداردهای مناسب مدیریت پروژه برای گنجاندن در فرآیند بررسی
- مدیریت تولید مواد تحویلی مورد نیاز
- برنامه‌ریزی و نظارت بر پروژه
- اتخاذ نمایندگی و استفاده از نقش‌های تضمین پروژه براساس الزمات مورد توافق
- تهیه و نگهداری برنامه‌های مرحله‌ای و استثناها در صورت نیاز
- مدیریت خطرات پروژه، از جمله تدوین برنامه‌های احتمالی
- ارتباط با مدیریت برنامه و پروژه‌های مرتبط برای اطمینان از عدم کار یا نادیده گرفتن کار
- نظارت بر پیشرفت کلی، استفاده از منابع و اقدامات اصلاحی را در صورت لزوم آغاز می‌کند.
- استفاده از فرآیندهای کنترل تغییر و مدیریت پیکربندی
- گزارش از طریق خطوط توافق شده در مورد پیشرفت پروژه از طریق گزارش‌های مرحله به مرحله و ارزیابی‌های نهایی
- حفظ آگاهی از وابستگی‌های متقابل و بالقوه با پروژه‌های دیگر و بررسی تأثیر آنها
- اتخاذ و بکارگیری راهکارها و استانداردهای فنی مناسب
- شناسایی و به‌دست آوردن پشتیبانی و مشاوره لازم برای مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
- انجام یک ارزیابی برای بررسی چگونگی مدیریت پروژه
- تهیه هرگونه توصیه عمل و پیگیری
نکته: در پروژه‌های ساختمانی، مدیر پروژه همچنین رابط بین کارفرمای پروژه و پیمان‌کار و هر فردی که مسئولیت اجرایی پروژه را برعهده دارد را فراهم می‌کند.
وظایف مدیر پروژه ساختمانی
در اصل، مدیر پروژه ساختمانی برای موفقیت یا عدم موفقیت یک پروژه پاسخ‌گو است. مسئولیت‌های معمول او شامل موارد زیر است:
- برنامه‌ریزی، اجرا و اتمام پروژه: تعریف پروژه، تهیه برنامه کاری جامع برای آن و مدیریت بودجه
- مدیریت تیم: تسهیل در تعهد و بهره‌وری، رفع موانع و ایجاد انگیزه برای اعضای تیم
- مدیریت انتظارات: هماهنگ سازی پروژه با اهداف تجاری، مدیریت ذی‌نفعان و ارتباط با وضعیت پروژه، بررسی نقاط عطف و مشکلات غیرمنتظره به‌شکلی مؤثر
در این راستا، مدیر پروژه ساختمانی باید به سه سؤال مهم پاسخ دهد:
- چه وظایفی باید انجام شود؟
- چه کسی وظیفه انجام این وظایف را دارد؟
- چه موقع باید کارها انجام شوند؟
مدیران پروژه‌های ساختمانی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند Microsoft Project برای سازماندهی وظایف و نیروی کار خود استفاده می‌کنند. این بسته‌های نرم افزاری به مدیران پروژه اجازه می‌دهند تا ظرف چند دقیقه گزارش‌ها و نمودارها را تهیه کنند، در مقایسه با انجام دستی این کار ممکن است چندین ساعت یا روز به طول انجامد.
یادآوری این نکته حائز اهمیت است که انتظار نمی‌رود مدیر پروژه ساختمانی همه کارهای مربوط به پروژه را خودشان انجام دهند. مدیران پروژه دارای تیم‌های مختلف هستند که زیر نظر آنها کار می‌کنند که مسئولیت‌شان دستیابی به اهداف کلی پروژه است. با این حال، اگر در ارتباط با پروژه موضوعی جای پرسش باشد، مدیر پروژه در نهایت پاسخ‌گو خواهد بود.
مهارت‌های مدیر پروژه
مدیران پروژه باید با استفاده از دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها، نیازهای پروژه را محقق سازند. یک مدیر پروژه باید بتواند:
- یک رویکرد مدیریت پروژه را با الزامات خاص اجرا کند.
- با کارفرما رابطه خوبی برقرار کند.
- تیم پروژه را مستقیم مدیریت کرده و ایجاد انگیزه کند.
- برنامه توافق شده و برنامه‌های مرحله تفصیلی را تهیه کند.
- فرآیندهای مدیریت نیروهای شاغل در تیم درک کند.
- برای مواجه با شرایط خاص مهارت و تدبیر داشته باشد.
- برنامه‌ریزی و مدیریت منابع فیزیکی و مالی برای تحقق نقاط عطف پروژه را بداند.
- ارتباطات مؤثر با سایر نقش‌های درگیر در پروژه را ایجاده کرده و حفظ کند.
- اصول و دانش مدیریت پروژه را به‌خوبی دانسته و اجرا کند.
رئیس پروژه چگونه ریسک را کنترل می‌کند؟
نکته اصلی در بین وظایف مدیران پروژه، شناختی است که خطر به‌طور مستقیم بر احتمال موفقیت تأثیر می‌گذارد و این خطر را باید بطور جدی در طول عمر یک پروژه سنجیده شود. بیشتر مواردی که در یک پروژه تأثیر می‌گذارند، به نوعی ناشی از ریسک هستند. یک مدیر پروژه با صلاحیت می‌تواند خطر را به میزان قابل‌توجهی کاهش دهد.
مدیریت ریسک شامل شناسایی تهدیدات احتمالی برای ایجاد تحولات مثبت است. خطرات می‌توانند به صورت استعفا عضو اصلی تیم از شغل یا حامی مالی باشد که ناگهان از پروژه خارج می‌شود. مدیریت ریسک همچنین مستلزم برقراری ارتباط است. مدیران پروژه باید اعضای تیم و سایر ذی‌نفعان را از خطرات آگاه کند.
همچنین در بعضی موارد وظیفه رسیدگی به خطرات خاص برای یک عضو ویژه تیم نیز شامل می‌شود. اگر او خطر را بهینه نکند، وظیفه مدیر پروژه است که شخص را مسئولیت‌پذیر سازد. سرانجام، نقش مدیران پروژه این است که اطمینان حاصل کند که پاسخ ریسک همان‌طور که پیش‌بینی شده است در مسیر اجرای صحیح پروژه عمل می‌کند.
اهمیت مدیریت پروژه
چندین دهه است که سرعت تحولات اقتصادی و تکنولوژیکی تندتر شده است، سازمان‌ها انرژی خود را بیشتر به سمت انجام امور معمول هدایت می‌کنند. امروزه مدیران ارشد و مدیران منابع انسانی، مدیریت پروژه را به‌عنوان یک صلاحیت استراتژیک می‌شناسند که برای موفقیت در تجارت ضروری است. آنها می‌دانند که متخصصان ماهر و معتبر از با ارزش‌ترین منابع هستند. بنابراین، همه بر این امر آگاه هستند که «برای موفقیت در یک کار، مدیریت پروژه ضروری است.»
