چرخه PDCA در پروژه ها

فرآیند و نقش چرخه PDCA در سازمان

فرآیند ها در یک سازمان را می توان این طورتعریف کرد که، مجموعه ای از فعالیت های به هم مرتبط  که در هر مرحله با مصرف یک یا چند منبع (منبع میتواند مصالح، پول، نیروی انسانی و… باشد) به عنوان ورودی و انجام اقداماتی و تغییراتی به خروجی های مورد نظر تبدیل می گردند این خروجی ها به عنوان ورودی ها ی سایر فرآیندها نیز ممکن است ارائه شوند تا در نهایت به نتیجه نهایی و یا یک محصول یا یک پروژه دست یابیم.

فرآیندها در سازمانهای پروژه محور به سه دسته تقسیم می شوند:

• فرآیندهای کنترلی
• فرآیندهای اصلی
• فرآیندهای پشتیبان

در شکل شماره 01 فرآیندهای یک پروژه از این منظر ترسیم شده است.

فرایندهای اصلی در حقیقت کار اصلی سازمان را در جهت ایجاد یک محصول انجام می دهند. فرآیندهای پشتیبان در جهت به نتیجه رسیدن فرآیندهای اصلی خدمات می دهند. و فرآیندهای کنترلی بر عملکرد دو فرآیند دیگر نظارت و کنترل دارند.

فرآیند پروژه از منظر استاندارد PMBOK

فرایند‌های مدیریت پروژه را می‌توان در قالب 5 گروه زیر گروه‌بندی کرد:
•    فرآیندی آغازین
•    فرآیندی برنامه ریزی
•    فرآیندی اجرایی
•    فرآیندی کنترل
در استاندارد pmbok  برای هر فرآیند، ورودی و خروجی آن با جزئیات تعریف شده است .

چرخه PDCA در پروژه ها

یکی از ابزارهای مدیریتی که چهار­چوبی است در جهت بهبود مستمر فرایندهای سازمانی، چرخه PDCA است که توسط والتر ادواردز دمینگ در دهه ۱۹۳۰ معرفی شد.
 ‌ این ابزار در سیستم های مدیریتی ایزو ازجمله ایزو ۱۰۰۹ ، ایزو ۹۰۰۰۹ و… موردتوجه قرارگرفته است.
Plan: به معنی طرح و برنامه ریزی یک فرآیند است.
Do: به معنی انجام دادن فرآیند است.
Check: در این مرحله به کنترل و ممیزی و بررسی نتایج  فعالیت های مرحله قبلی مطابق طرح پیشنهادی (مرحله اول) می پردازد.
Act: به معنی اقدام اصلاحی و یا تغییر طرح در اقدامات انجام شده می باشد.
استمرار این چرخه در سازمان منجر به بهبود مستمر خواهد شد و بهبود مستمر باعث بالا بردن بهره وری در سازمان می گردد.

استفاده چرخه PDCA  در پروژه ها

با استفاده از ابزارها و استاندارد های مدیریتی می توان در پروژه ها نیز همانند سایر سازمان ها بهبود مستمر را الگو گیری و فرهنگ سازی نمود.
مدیریت و بهبود فرایندها در راستای افزایش بهره وری سازمان و همسو سازی ماموریت های سازمان با استراتژی های ابلاغی با بکارگیری از استاندارد های موجود در سازمان از وظایف مهم PMO می باشد.

فرآیند تعریف طرح و طراحی پروژه(PLAN)

این فر آیند در پروژه ها  در راستای کشش بازار و درخواست مشتریان پروژه و  همچنین با استفاده از دانش بدست آمده از تجارب پروژه های قبلی، الگو برداری از پروژه های موفق داخلی و خارجی، استاندارد های ملی و بین المللی توسط متخصصین شرکت در چارچوب اهداف پروژه انجام می شود. تهیه کانسپت پروژه، تهیه زمانبندی کلان پروژه و همچنین تهیه طرح اقتصادی پروژه از جمله اقدامات در این مرحله می باشد.

فرآیند مدیریت اجرا (DO)

مدیریت اجرا بعنوان یکی از مهمترین فرآیندهای اصلی توسط مدیران پروژه و عوامل متخصص مربوطه پیگیری و اقدام می شود  و مدیر پروژه پاسخگوی انتظارات و نتایج اقدامات در چارچوب اهداف "کیفیت، هزینه، زمان" خواهد بود. درشکل شماره 02 به رسته های اصلی اجرایی یک پروژه اشاره شده است. در این مرحله از پروژه می توان به  انتخاب پیمانکاران، تامین کنندگان و آماده نمودن محیط پروژه ( تجهیز کارگاه ) اشاره نمود.

فرآیند نظارت (check)

این فرآیند بر اساس استاندارد های ملی و بین المللی به ترتیب ذیل در پروژه ها اقدام می شود:
نظارت حقوقی: متخصصین نظارت حقوقی (نظام مهندسی) حسب فرآیندها و دستورالعمل های مربوطه فعالیتهای طراحی و اجرای پروژه ها را کنترل خواهند نمود.
نظارت عالیه: متخصصین سازمان در کلیه رسته های تخصصی سازه، معماری، تاسیسات الکتریکی و تاسیسات مکانیکی، آتش نشانی، چوب، نما، آسانسور، فضای سبز و … عملیات اجرایی پیمانکاران و نتایج اقدامات نظارت کارگاهی را بررسی نموده و در موارد لازم دستور کارهای لازم را صادر خواهند نمود.
نظارت کارگاهی: کلیه فعالیت های اجرایی سازه، معماری، تاسیسات الکتریکی و تاسیسات مکانیکی  توسط تیم نظارت کارگاهی بصورت تمام وقت کنترل و نظارت می شود.
تست و آزمون: در مواردیکه نیاز به انجام آزمایشات لازم قبل از شروع فعالیت طراحی مثل آزمایشات ژئوتکنیک و ژئوفیزیک و یا در حین اجرای عملیات ساخت و ساز پروژه ها مثل آزمایشات بتن و مقاومت مصالح باشد، آزمایشات مربوطه توسط آزمایشگاه های تخصصی و مرجع صورت گرفته و نتایج حاصله توسط متخصصین طراحی و دستگاه نظارت بررسی و اقدام لازم صورت خواهد گرفت.

بهبود و اصلاح (ACT)

در این مرحله اقدامات مهمی صورت می پذیرد به عبارتی خروجی مرحله قبل مورد بازنگری قرار گرفته و جهت ایجاد بهبود، اقدامات اصلاحی از قبیل برنامه ریزی مجدد تغییر هدف برنامه و یا حتی تغییر در نقشه ها و طرح در پروژه انجام می شود.
مدیریت پروژه با هماهنگی دفتر pmo با استفاده از سیستم ها و ابزارهای های موجود در جهت چابکی سازمان، با نگرش مشتری مداری و با توجه به تغییرات پیش رو در استراتژی ها ی سازمان، تغییرات مورد لزوم  را با نگاه تحلیلی به  قوت و ضعف های سازمان، فرصت ها و تهدیدها  محیط بیرون، تحلیل و نسبت به بازنگری و بهبود در طراحی پروژه ها اقدام می نماید.
آنچه مهم است در راستای عملکرد صحیح هر فرایند می باید شاخص های عملکردی تعریف نمود تا از طریق کنترل بر روند آنها بتوان سلامت عملکرد فرآیندها را رصد نمود.
و با استفاده درست از ابزارها و استاندادها توسط تمامی تیم پروژه، رسیدن به یک سازمان متعالی و چابک را با انجام کار درست و روش درست در برنامه کاری و شرح وظایف تیم پروژه قرار داد.

در توضیحات ذیل به لیست اقدامات پروژه در هر مرحله می پردازیم.

مطالعات طرح (PLAN)

• تهیه طرح توجیهی اقتصادی پروژه
• تهیه برنامه زمانبندی کلان پروژه
• تهیه دفترچه قرارداد سرمایه گذاری
• عقد قرارداد مشارکت  یا خرید
• استعلام های اولیه

طراحی (PLAN)

• تهیه کانسپت پروژه (فاز 0) و تایید آن
• تهیه و نهایی شدن نقشه های فاز 1 معماری
• تهیه و نهایی شدن نقشه های گود بر اساس مطالعات ژئوتکنیک
• تهیه و نهایی شدن نقشه های فاز 1 سازه
• تهیه و نهایی شدن نقشه های فاز 1 تاسیسات
• تهیه و نهایی شدن نقشه های فاز 2 تاسیسات
• تهیه و نهایی شدن نقشه های فاز 2 سازه
• تهیه و نهایی شدن طراحی داخلی
• تهیه و نهایی شدن نقشه های فاز 2 معماری
• طراحی زیبا سازی اطراف پروژه
• طراحی پلان تجهیز کارگاه
• تهیه متره پروژه
• ارائه نتایج ژئوتکنیک به طراح

برنامه ریزی پروژه (PLAN)

• تعیین چارت سازمانی و شرح وظایف تیم پروژه
• تهیه شناسنامه پروژه
• تهیه برنامه زمانبندی تفصیلی پروژه
• تهیه برنامه تدارکات و قراردادهای پروژه
• تهیه نمودار جریان نقدینگی پروژه
• تهیه فرم ها و دستور العمل های اجرایی

اجرای پروژه (DO)

• اخذ مجوزات و تاییدیه سازمان ها
  • اخذ مجوزات شهرداری ( نقشه بردرای ، پروانه ساختمانی )
  • ارتقاء انشعابات موقت پروژه(آب و برق )
  • ارتقاء انشعابات دائم پروژه (آب و برق، گاز )
  • اخذ بیمه مسئولیت
  • اخذ بیمه تمام خطر
  • اخذ بیمه معایب پنهان
  • اخذ بیمه احداث
  • تامین دلیل ساختمانهای مجاور
  • هماهنگی آغاز عملیات با ناظر نظام مهندسی و مجری ذیصلاح
  • اخد تایید آتش نشانی
  • اخذ رضایت همسایگان
  • اخذ تاییده  سازمان ترافیک و تعداد پارکینگ
  • اخذ تاییده نقشه های سازه نگهبان و تحکیم از نظام مهندسی
  • اخذ تاییدیه عدم وجود در کریدور هوایی پرواز
  • اخذ مجوز تخریب بناهاب قدیمی در زمین پروژه
  • اخذ پروانه اولیه سا ختمان
  • اخذ موافقت اصولی توسعه بنا
  • اخذ پروانه نهایی
  • تهیه فرم شماره 2 (پس از امضا ناظرین و مجری ذیصلاح و نظام ..)
  • اخذ قطع و یا جابه جایی درختان محدوده پروژه
  • اخذ مجوزات معارضات در مسیر ورودی پروژه
  • تحویل کد +-000 از شهرداری
  • مجوز احداث تجهیز کارگاه در پیاده رو
• استقرارتیم پروژه
• تجهیز کارگاه
• اجرای دیوار زیبا سازی
• نقشه برداری اولیه زمین قبل از تحویل به پیمانکار
• شناسایی و انتخاب پیمانکار ژئوتکنیک، بتن و جوش
• طراحی سازه نگهبان و روش گود برداری
• شناسایی و انتخاب پیمانکار گود
• شناسایی و انتخاب پیمانکار فونداسیون
• شناسایی و انتخاب پیمانکار سازه
• شناسایی و انتخاب پیمانکار سفتکاری
• شناسایی و انتخاب پیمانکار تاسیسات
• شناسایی و انتخاب پیمانکار نازک کاری
• شناسایی و انتخاب پیمانکار نما
• شناسایی و انتخاب پیمانکار چوب
• شناسایی و انتخاب پیمانکار آسانسور
• شناسایی و انتخاب پیمانکار فضای سبز
• شناسایی و انتخاب پیمانکار نصبیات IT

فرآیند کنترل و نظارت پروژه(CHEK)

• کنترل بر تجهیز کارگاه پیمانکاران
• کنترل چارت اجرایی پیمانکاران
• کنترل مصالح و تجهیزات ورودی
• تهیه و کنترل اوردر های اجرایی
• تهیه و کنترل پرمیت های اجرایی
• تهیه صورتجلسه تحویل
• کنترل زمانبندی اجرای کار
• بررسی و تایید صورت وضعیت ها
• کنترل نتیجه آزمایشات بتن ، جوش و ..
• کنترل هزینه های اجرا در طول عمر پروژه
• کنترل انبارهای مصالح
• بروزآوری برنامه زمانبندی پروژه
• شناسایی وکنترل ریسکهای پروژه
• ارائه گزارشات و کنترل تاخیرات پروژه
• تحویل موقت و رفع نقص های اجرایی
• تحویل دائم

اقدام اصلاحی(ACT)

• بروز رسانی برنامه زمانبندی
• تغییرات طرح در پروژه
• تغییر در بودجه پروژه
• تغییر در ساختار سازمانی پروژه
• تغییر در انتخاب پیمانکاران
• و..

منابع:

Project Management Institute, A guide to project management body of Knowledge (PMBOK Guide)

https://en.wikipedia.org

 Project Management Cookbook Part 1

 استفاده از تجارب کاری در پروژه های کاری صنعتی و عمرانی