مدل بلوغ مدیریت پروژه PEM

مدل تعالی پروژه (توسعه EFQM در پروژه)

مدل اروپایی تعالی کسب و کار EFQM چارچوبی است برای تشریح فعالیت های یک سازمان از جنبه های مختلف. این کار از طریق تعدادی شاخص صورت می گیرد. مدل EFQM به دو بخش تقسیم می شود: توانمندساز ها و نتایج.

توانمندسازها، سیاست ها و فرآیندهایی هستند که باعث پیشبرد کسب و کار می شوند و تغییر ورودی ها به خروجی ها را تسهیل می نمایند. نتایج، معیارهای سنجش سطح خروجی های بدست آمده توسط سازمان هستند. نوآوری و یادگیری سازمانی برپا بودن مدل تأکید دارند که به بهبود وضعیت توانمندسازها و نتیجتاً به تقویت نتایج منجر می شوند. این مدل یک چارچوب عمومی بوده و هریک از ابعاد 9 گانه مدل از معیارها و نکات راهنمای مشخص تشکیل شده اند. از ویژگی های مهم این مدل قابلیت بکارگیری آسان می باشد. زیرا معیارها، شاخص ها، روش های کاربرد مدل آماده بوده و فقط بایستی در دوره های مختلف این ابزار را برای اندازه گیری عملکرد سازمان بکار برد. در شکل زیر ساختار مدل EFQM نشان داده شده است.

زیر بنا و مبنای مدل تعالی (PEM) برگرفته از مفاهیم مدیریت کیفیت جامع (TQM) و مدل (EFQM) (که اصالتاً برای ارزیابی صنایع تولیدی و کارخانه ای بنا گردیده اند) بوده و مختص پروژه ها طراحی شده است. این مدل مبنای جایزه بین المللی مدیریت پروژه می باشد.

مدل تعالی پروژه مفهومی گسترده و باز دارد و استفاده از آن در همه پروژه هایی که از روش ها، شیوه های متدلوژی های مختلف مدیریت پروژه استفاده می کنند، امکان پذیر است. در واقع این مدل به هیچ متدولوژی و روش خاص اجرای مدیریت پروژه وابسته نیست و این موضوع می تواند مهمترین مزیت این مدل در مقایسه با سایر مدل ها و روش های ارزیابی بلوغ، تعالی و سلامت مدیریت پروژه باشد. مدل تعالی پروژه به تیم پروژه در شناسایی نقاط ضعف و زمینه های قابل بهبود کمک می کند. این مدل می تواند در یکی از موارد زیر مورد استفاده قرار گیرد:

• خودارزیابی
• چارچوب مشترک برای الگوبرداری
• ارزیابی جهت شناسایی نفاط قوت و نواحی قابل بهبود
• ارزیابی برای شرکت در جایزه ملی/بین المللی

این مدل بر مبنای مدیریت کیفیت فراگیر و با توجه به 7 مفهوم زیر شکل گرفته است.

• رضایت مشتری: در تمامی شرکت ها و پروژه هایی که به خوبی مدیریت می شوند، مشتری (با تمام مسائل و مشکلاتش) مهمترین عنصر درگیر می باشد. مشتری تعیین کننده کیفیت لازم می باشد و تیم پروژه باید نیازها و درخواست های مشتری را بطور کامل درک کند.
• توسعه و  مشارکت کارکنان: پتانسیل کامل کارمندان را تنها می توان در محیط هایی که دارای اعتماد و گشودگی هستند مشاهده نمود.
• شراکت با تأمین کنندگان: یک رابطه قوی بین مشتری – تأمین کننده که برپایه اعتماد و همکاری بنا شده باشد بهترین دارایی برای طرفین می باشد. 
• رهبری: رهبران واقعی فرهنگ سازمان را شکل می دهند و منابع و تلاش های سازمان را در جهت دستیابی به بهترین عملکرد سازمان هدایت می کنند. در نتیجه داشتن رهبری قوی الزامی است.
• مسئولیت اجتماعی: هر شرکت موفق باید این نکته را مدنظر قرار دهد که تا زمانی که از محیط خود جدا نشده باشد قادر به اتخاذ تصمیمات اختیاری می باشد. مسئولیت های اخلاقی و اجتماعی نقش مهمی را در تمامی تصمیمات ایفا می کند.  
• فرآیندها و واقعیت ها: فعالیت ها به صورت سیستماتیک انجام می گیرند و باید به طور دائم بهبود یابند. واقعیات و سنجش های دقیق باید مبنای عملی قرار گیرد.
• نتایج: برای داشتن نتایج برجسته و ماندگار، انتظارات و نیازهای هرکدام از گروه های درگیر باید متعادل باشد. 9 معیار اصلی و 22 معیار فرعی براساس همین ایده و برای سنجش روند پیشرفت پروژه ها به سمت دستیابی به دستاوردهای بزرگ حاصل شده است.

در ساختار این مدل از مولفه هایی که هر کدام نشان دهنده یک معیار اصلی برای ارزیابی پیشرفت سازمان به سمت تعالی می باشند، استفاده  شده است. هریک از معیارهای اصلی دارای تعریفی می باشندکه بیانگر مفهوم کلی آن ها است و برای بسط این مفاهیم اساسی، هر معیار اصلی توسط چند زیر معیار مورد بررسی قرار می گیرند. هر زیر  معیار نیز از نکات راهنما تشکیل شده است که در حین ارزیابی باید مورد توجه قرار گیرند.

براساس مفاهیم بالا 9 معیار استخراج شده است تا براساس آن ها قضاوت گردد که آیا پروژه ها در راستای تعالی مدیریت شده اند یا خیر. این معیارها به دو دسته تقسیم شده اند:

مدیریت پروژه (معیارهای توانمندساز): پروژه چگونه است؟ چگونه مدیریت می شود؟

نتایج پروژه (معیارهای نتیجه گرا): پروژه چه دستاوردهایی داشته است؟ خروجی های آن چه بوده است؟

تقریباً تمام مدل های سرآمدی بین معیارهای توانمندساز عواملی می باشند که باعث می شوند سازمان بتواند توانمندی های خود را بالا ببرد و بلوغ خود را افزایش دهد؛ درحالی که معیارهای نتیجه گرا نشان دهنده نتایج حاصل شده در تلاش به سوی سرآمدی می باشند.

در واقع معیارهای مدیریت پروژه ای در مورد میزان تعالی رویه ها و معیارهای نتایج پروژه در مورد میزان تعالی نتایج اظهار نظر می کنند. این 9 معیار و وزن آن ها در شکل زیر نشان داده شده است.

در زیر به بیان کلی این معیارها می پردازیم:

1. اهداف پروژه (140 امتیاز): منظور آن است که پروژه چگونه اهدافش را بر مبنای اطلاعات گسترده ذینغعان درگیر در پروژه تدوین کرده، توسعه داده، بررسی کرده و محقق می سازد.
2. رهبری (80 امتیاز): چگونه رفتار همه مدیران پروژه الهام بخش، پشتیبانی کننده و ترویج دهنده "تعالی پروژه" می باشند. 
3. کارکنان (70 امتیاز): چگونه اعضای تیم پروژه مشارکت داده می شوند، استعداد آن ها چگونه نگریسته شده و مورد استفاده قرار می گیرند. 
4. منابع (70 امتیاز): چگونه منابع موجود به صورت موثر و کارآمد مورد استفاده قرار می گیرند.
5. فرآیندها (140 امتیاز):چگونه فرآیندهای مهم پروژه شناسایی، بررسی و در صورت لزوم تغییر می کنند.                                                  

همچنین معیارهای نتایج پروژه در زیر فهرست شده اند:

1. نتایج مشتری (180 امتیاز): پروژه در رابطه با رضایت مشتری به چه دست می یابد.
2. نتایج کارکنان (80 امتیاز): پروژه در رابطه با رضایت و انتظارات کارکنان درگیر در آن به چه دست می یابد.
3. نتایج سایر طرف های درگیر (60 امتیاز): پروژه در رابطه با رضایت و انتظارات سایر ذینفعان به چه دست می یابد.
4. نتایج پروژه و نتایج کلیدی عملکرد (180 امتیاز): پروژه در رابطه با نتایج مورد نظر آن به چه دست می یابد.

منابع:

مدل تعالی پروژه (PEM) ، مجید فراهانی، امیرحسین خامنه، فریدون فرداد

zoetalentsolutions.com/course/project-maturity-models-opm3-pem