نکات کاربردی در M.S.PROJECT قسمت اول

زمان تعجیلی (Elapsed Duration )

ممکن است در برنامه ریزی پروژه نیاز باشد بعضی از فعالیت ها در روزهای تعطیل شده تقویم  اصلی پروژه، نیزکار انجام پذیرد در این مواقع اگر تقویم پروژه را تغییر دهیم کاری بسیار غلطی می باشد گرچه می توان تقویم جدید برای آن فعالیت ایجاد نمود ولی برای این چنین تعریفی اقدام مناسبی نیست.
نمونه ای از این نوع فعالیت ها ، فعالیت هایی هستند که نمی توان در آنها وقفه ایجاد گردد و باید قسمتی از آنها در روز غیر کاری، و قسمت دیگر را در اولین روز کاری بعدی انجام داد. برای تعریف این چنین فعالیتی می باید در ستون Duration یک ElapsedDuration (زمان تعجیلی)  را ایجاد نمایید، مطابق شکل زیر حرف e را قبل از نوشتن days یا d وارد کنید. درشکل زیر  تفاوت دو فعالیت هفت روزه نشان داده شده. همانطور که در شکل دیده می شود زمان شروع دو فعالیت مشابه یکی ولی پایان آن متفاوت می باشد.

ضرب العجل ، آخرین مهلت یا Deadline

Deadline مهلت آخرین تاریخ پایان مجاز یک فعالیت است. درواقع یک مقطع حساس زمانی در پروژه است که نمی خواهیم اتفاق خاصی دیرتر ازآن رخ دهد این اتفاقات خاص،می تواند پایان فعالیت خاصی باشد که تمام شدن آن زود تر از تاریخ مقرر، به صلاح ما نیست.
 البته این مهلت تعریف شده تاثیری روی زمان‌بندی فعالیتهای پروژه ندارد و تنها برای آلارم و اخطار در صورتی که زمان انجام آن سپری شده باشد استفاده میشود . البته باید به این نکته اشاره نمود بر روی برنامه ریزی منابع اثر می گذارد به طوری که  نرم افزار msp  سعی می‌کند در زمان تسطیح، فعالیت‌ها را طوری جابجا نکند که تاریخ پایانشان بعد از  تاریخ Deadline قرار گیرد.
پس از رسیدن زمان مذکور تعیین شده نرم افزار در ستون Indicators به شما به رنگ قرمز رنگ ◊   اخطار میدهد.

چگونه Deadline تعریف کنیم؟

در شکل زیر، می خواهیم برای فعالیت بتن ریزی، Deadline تعریف کنیم. در تب Advanced، درکادرمقابل Deadline، تاریخ Deadline را وارد می کنیم.

تاریخ Deadline از کجا به متخصص کنترل پروژه اعلام می شود؟

• در ابتدای برنامه ریزی پروژه از طرف کارفرما ابلاغ می شود.
• با توجه به نیاز پروژه آخرین مهلت به فعالیتی به پیمانکار و یا مشاور داده می شود.
• از طرف نهاد و یا سازمانی (شهرداری و …) اخطار داده می شود.
• تاخیر در فعالیتی می باشد و آخرین مهلت به مجری کار توسط کارفرما داده می شود.
•  و..

تعریف فعالیت های تکراری در پروژه

فعالیت تناوبی (recurring task) فعالیتی است که در فواصل زمانی مشخصی تکرار می شود.  شما می توانید یک فعالیت تکرار شونده در MSP ایجاد نمایید که به دفعات ثابتی تکرار می شود. از جمله این فعالیت ها زمان جلسات هفتگی، بازدیدهای تکراری و … می باشد که می توان در برنامه ریزی یک پروژه تعریف نمود. با این تعریف دیگر لازم نیست مکرر این فعالیت را در برنامه ریزی تعریف نماییم. برای این کار در منوی task گزینه task و از آن recurring task را انتخاب می کنیم.
در منوی باز شده در  قسمت Recurrence pattern ما می توانیم روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه فعالیت های تکراری را با مشخص نمودن روز آن تعریف نماییم.
در قسمت Range of recurrence نیز می توانید زمان شروع و تعداد دفعات تکرار را نیز عنوان نمایید.

کاربرد تاریخ وضعیت (status date) در MSP

یکی از تاریخ های مهم در زمان ثبت اطلاعات واقعی در نرم افزار تاریخ status date  است. مسلماً برداشت مقادیر و احجام کارهای انجام شده و یا دریافت اطلاعات و جمع بندی آن ممکن است چندین روز بطول انجامد این در حالی است که در روز گزارش گیری از نرم افزار، پیشرفت برنامه ای مطابق با همان روز جاری می باشد باید به این نکته توجه نمود که در فیلد status date باید تاریخ برداشت اطلاعات واقعی را عنوان نمود و همچنین تاریخ گزارش گیری برنامه ای را نیز برای همان روز تنظیم نمود .
وقتی فیلد status dat را کامل می کنیم Update Project بر روی همان تاریخ نیز تنظیم می شود.
برای نشان دادن خط status date میتوان در گانت چارت گزینه  progress line را انتخاب و در آن گزینه display  را فعال نمود تا خط date status نشان داده شود.

غیر‌فعال‌ کردن فعالیت در برنامه زمانبندی

 حتما تا کنون شده در برنامه ریزی فعالیت های یک پروژه نیاز داشتن یک فعالیت در پروژه باشد ولی تاثیری در زمانبندی نداشته باشد مثل یک فعالیت تجهیز کارگاه که قبلا انجام شده ولی بدلیل توقف چند ساله پروژه و شروع مجدد مشکل در ثبت تاریخ آن دارید و زمان شروع پروژه شما را تغییر می دهد در این حالت بهتر است بنا به صلاحدید مدیر پروژه این فعالیت ثبت ولی غیر فعال شود. با استفاده از قابلیت Inactivating Task فعالیت‌ها غیر‌فعال‌شده ولی همچنان در برنامه زمانی پروژه باقی می‌مانند.
باید به این نکته توجه نمود اگر فعالیت غیر فعال شده پیش نیاز یک فعالیت دیگر باشد با غیر فعال نمود آن رابطه پیش نیازی نیز برداشته می شود ولی اگر فعالیت غیر فعال شده پیش نیاز فعالیتی نباشد فقط رنگ گانت چارت آن سفید رنگ به معنی غیر فعال می شود .

ستون CREATED

این ستون جهت تشخیص زمان نوشتن فعالیتهای برنامه زمانبندی می باشد، در بعضی از مواقع لازم است که تشخیص دهید زمانبندی فعالیت های یک پروژه در چه تاریخی ثبت شده است. بعضی از پیمانکاران برنامه زمانبندی پروژه دیگر را با تغییر زمانبندی برای یک پروژه دیگر ارسال می کنند این فیلد در این خصوص به شما کمک می نماید.

ستون Hide Bar

در مواقعی لازم است نمایش یک فعالیت در گانت چارت دیده نشود. با آوردن این فیلد و تغییر هر فعالیت مد نظر به عبارت yes  می توان این کار را انجام داد.

ستون STATUS

این ستون جهت تشخصیص وضعیت فعالیت نسبت به برنامه زمانبندی میباشد . فعالیت های  که تکمیل شده اند complete  فعالیتهای که زمان اجرا آنها هنوز فرا نرسیده باشد future task و فعالیتهای که در حین انجام میباشد on schedule دیده می شوند.

ستون Indicators

این ستون که با آیکون   

می باشد جهت نمایش اطلاعات و وضعیت های مختلف یک فعالیت می باشد که به شکل نماد های مختلف می باشد نشان داده می شود. به عنوان مثال نماد √ به معنی کامل شدن آن فعالیت، نماد   به معنی کسری منابع و … می باشد.