تخصص کنترل پروژه چیست؟
مقدمه
در این روزها که بازار فارغ التحصیلی متخصصین رشته های مختلف داغ است. تنها چیزی که باعث تفاوت در بین متخصصین عزیز دیده می شود داشتن تجربه کاری و داشتن سایر مدرک ها و تخصص های کاری می باشد.
این را باید قبول کرد که بین دانشگاه و صنعت فاصله ای طولانی است که با توجه به این موضوع فارغ التحصیلان جدید باید در بازاری مشغول به کار شوند که دانش و مدارک دانشگاهی شاید خیلی در پروژه ها کاربردی نباشد.این موضوع باعث سردرگمی متخصصین جویای کار می شود و شاهد ورود در عمق نامتعادل در دریای مختلف سرفصل های کاری کنترل پروژه هستیم. این بدان معناست همه دوستان یاد گیری نرم افزار پروجکت و یا پریماورا را اصل موضوع می دانند و آنقدر در جزئیات این نرم افزارها وارد می شوند که نمی دانند بازار کاری که قصد ورود به آن را دارند فرسنگ ها با این دانش فاصله دارد. باید بدانیم باید از تمامی سطوح این دریا باید دانش تخصصی داشته باشیم نه فقط قسمتی از این دریا با عمق زیادتر.
همچنین متخصصین کنترل پروژه باید بدانند دانش های نوین مانند سیستم های مدیریت پروژه، ERP ،PEM و… هم راستا با رشد و بلوغ سازمان می باید پیاده سازی شود. سرعت نامتعادل باعث ناکارآمدی دانش نوین در محیط های کاری می شود.
نیازمندیهای یک کارشناس کنترل پروژه جهت ورود به بازار کار
ورود در بازار کار برنامه ریزی و کنترل پروژه برای متخصصین عمران، صنایع، معماری ساده تر از سایر رشته ها اتفاق می افتد. رشته عمران و معماری با داشتن دانش فنی بیشتر موفق تر و مهندسین صنایع قوی تر در حوزه برنامه ریزی و تحلیل می باشند. آنچه مشخص است هر دو حوزه مکمل ورود به عرصه برنامه ریزی و کنترل پروژه می باشد یعنی باید دانش فنی مورد نیاز و برنامه ریزی و تحلیل را تقویت نمود.
در این راستا نیازمندیهای یک کارشناس کنترل پروژه در سرفصل های مختلف زیر پیشنهاد می گردد:
نرم افزار EXCEL:
از نرم افزار اکسل جهت تهیه و تحلیل گزارشات استفاده می نماییم. تهیه گزارشات یکی از مهمترین وظایف برنامه ریزی و کنترل پروژه می باشد. از این موضوع به عنوان تهیه سیستم PMS می توان یاد کرد یعنی سیستم تهیه گزارشات پیشرفت پروژه یاد گیری تهیه نمودارها، جداول و فرمول های ابتدایی اکسل پیش نیاز آن می باشد. که در قسمت های بعدی به توضیح مفصل سیستم PMS می پردازیم.
نرم افزار WORD:
مهترین موضوع در این نرم افزار یادگیری ارائه مکاتبات اداری می باشد. اعلام موضوعات مهم به سایر دینفعان پروژه مسلما از طریق نامه نگاری صورت می پذیرد. پس باید اصول اولیه نامه نگاری اداری را بدانیم.
نرم افزار POWER POINT
از این نرم افزار جهت پرزنت گزارش وضعیت پروژه برای حاضرین در جلسات معمولا استفاده میکنیم. ممکن است نیاز باشد در طول پروژه گزارشاتی با محیطی متفاوت از PMS که خیلی تخصصی نباشد برای سهامدارن و یا سایر دینفعان پروژه ارائه دهیم کارشناس کنترل پروژه باید برای هر رده از ذینفعان توانایی ارائه گزارش در محیط های جذاب همچنین دسته بندی ارائه اطلاعات برای هر گروه از مخاطبین داشته باشد. مسلما برای سهامداران نباید از اطلاعات فنی پروژه گزارش و اطلاعاتی را منتشر نمود. تجربه نحوه ارایه اطلاعات در این حوزه نیاز به کمی تجربه و ماندگاری در آن سازمان دارد.
یادگیری نرم افزار پراجکت و پریماورا (P6)
جهت یاد گیری بهتر است ابتدا از نرم افزار M.S.Project شروع کنیم چون هم محیطی ساده و یادگیری سریعتری نسبت به پریماورا دارد در مراحل بعدی کار یادگیری نرم افزار پریماورا پیشنهاد می گردد. جهت یادگیری نیاز نیست جز به جز قسمت های مختلف نرم افزار رو یاد بگیریم. یعنی باید برای یادگیری نرم افزار که یکی از مهترین ابزارهای کاری می باشد فاز بندی تعریف کنیم. فاز اول یادگیری جهت برنامه ریزی زمانی یک پروژه ( این قمست لازمه ورود به کار می باشد) فاز دوم یادگیری نکات پیشرفته نرم افزار ( این قسمت لازمه ورود یک کارشناس در سال های بعد از شروع به کار می باشد و متناسب با کسب تجربه یادگیری آن الزام دارد.)
یادگیری شناسایی فرآیندهای سازمانی
مهندسین صنایع در این خصوص مهارت خوبی دارند. یک کارشناس کنترل پروژه باید بداند ابتدا و انتهای هر فرآیند کاری در پروژه چیست و چه افرادی را درگیر خود می کند. برای این موضوع ابتدا باید مفهوم فرآیند را بشناسیم. در مرحله بعد باید فرآیندهای اصلی سازمان را شناسایی کنیم. به عنوان مثال یک پروژه تشکیل شده از فرآیند طراحی، تامین، اجرا و تحویل می باشد. و اینکه هر قست شامل چه اجزا و شرح خدماتی می باشد.
یادگیری موضوعات قراردادی
کارشناس کنترل پروژه باید توانایی برداشت از مفاد قراردادهای پیمانکاران را در حوزه کنترل پروژه در دستور کاری خود داشته باشد. در خیلی از مواقع ممکن است قبل از انعقاد قرارداد یک پیمانکار نظر کارشناسی کنترل پروژه را اخذ نمایند پس باید مفاد قراردادی از جمله: مدت موضوع قرارداد، ارائه برنامه زمانبندی و گزارشات مورد درخواست خود را از طرف دوم قرارداد داشته باشد. و همچنین در حین اجرای پروژه می باید توجه به مفاد قراردادی داشته باشد تا در زمان مورد نیاز مکاتبات خود را داشته باشد.
تسلط بر مدیریت جلسات
یکی از وظایف کارشناس کنترل پروژه برگزاری جلسات مدیریتی در پروژه ها می باشد. بی شک در اکثر جلسات کنترل پروژه، مدیر پروژه نیر حضور دارد. متخصص کنترل پروژه باید قبل از جلسات دستور موضوعات جلسه را تهیه و دبیری جلسات را بر عهده داشته باشد. تسلط در تهیه صورت جلسات، تسلط بر اداره جلسه و بیان بی تعارف از وضعیت عملکرد پروژه در ابتدای جلسه شاید به عنوان شرح وظایف ساده یک کارشناس کنترل پروژه یاد کرد ولی بسیار کلیدی می باشد. نحوه بیان و مطرح کردن موضوعات کلیدی پروژه در جلسات تاثیر مهمی در نقش کنترل پروژه در سازمان دارد. گوشه نشینی، ثبت فقط صورتجلسه، عدم اعلام نظر، گزارش ندادن در جلسات پروژه قدم برداشتن و برنامه ریزی برای شکست کاری فرد می باشد.
مستند سازی
یکی دیگر از وظایف کارشناس کنترل پروژه مستند سازی از موضوعات مختلف پروژه می باشد در صورتی که سازمان سیستم مدیریت پروژه نداشته باشد، برای این کار بهتر است بانک های اطلاعاتی مستندات را در محیط اکسل ایجاد نماید. مانند مستندات گزارشات روزانه، ثبت تصاویر پروژه، قراردادها، صور ت وضعیت ها، مکاتبات و … هدف از این کار دسترسی سریع به سوابق پروژه می باشد.
آشنایی با مراحل اجرای پروژه
قبل از شروع برنامه ریزی در پروژه مورد نظر حتما اگر آشنایی در اون حوزه ندارید. شروع به مطالعه و شناسایی مراحل اجرا آن پروژه کنید. برای این کار بهتر است به سوابق گذشته در آن شرکت و یا فضای اینترنت رجوع کنید.
منبع:
