کنترل پروژه با نرم افزار MSP

کنترل پروژه

جهت کنترل صحیح پروژه، بهتر است پس از تکمیل برنامه ریزی و تصویب آن و قبل از آغاز عملیات اجرایی یک نسخه از برنامه با نام خط مبنا (Baseline) تهیه کرده، مجزا از اجرا نگه داشته، تا مطمئن شویم هیچ گونه تغییری در آن ایجاد نخواهد شد. تغییر در خط مبنای پروژه صرفا با رخداد تاخیر مجاز امکان پذیر است.

• از این جا به بعد برنامه در2 فایل مجزا ذخیره می شود:
  • فایلی که پس از تصویب برنامه هیچ گونه تغییری ندارد و صرفا مورد مراجعه است جهت بررسی میزان کاری
    که باید تا هر تاریخ انجام می شده: (Baseline)
  • فایلی که مورد به روزرسانی قرار می گیرد: (Current)

تعریف خط مبنای پروژه:

خط مبنا از مسیر  Project | Schedule | Set Baseline | Set Baseline ایجاد می شود. در این صورت پنجره ای مطابق زیر ایجاد می شود.

در این پنجره می توان تا  11 خط مبنا تعریف نمود که معمولا فقط اولین آن استفاده می شود. تغییر در خط مبنا صرفا با رخداد تاخیر مجاز امکان پذیر است.

پس از ایجاد خط مبنا نمودار گانت در نمایTracking Gantt دو خطه می شود که خط خاکستری زیرین نشان دهنده خط مبنا است.

• پاک کردن خط مبنا از مسیر Project/Schedule/ Set Baseline/ Clear Baseline انجام می شود.

• پس از ایجاد خط مبنا برای پروژه، می توان با استفاده از فایل Baseline مقدار پیشرفت زمانی و فیزیکی برنامه ای را درهر مقطع مشخص نمود. این کار از طریق تعریف تاریخ بازرسی (یا نظارت پروژه =Status Date ) انجام می شود. تاریخ نظارت را می توان در  Project | Status | Status Date تعریف نمود.
• جهت مشاهده خط تاریخ نظارت( Status Date) در نمودار گانت، با راست کلیک روی نمودار و انتخاب …Gridlines پنجره زیر نمایش داده می شود. در این پنجره می توان نوع و رنگ خط مربوط به تاریخ نظارت را تعیین کرد.

تعیین درصد پیشرفت برنامه ای پروژه در هر مقطع زمانی

• پیشرفت پروژه را می توان از جهات زیر دسته بندی کرد:
  • فیزیکی یا زمانی: معمولا در پیشرفت فیزیکی وزن (Weight) فعالیت ها با هم یکسان نیست. اما پیشرفت زمانی معادل پیشرفت فیزیکی است با این فرض که وزن تمامی فعالیت ها یکسان باشد.
  • برنامه ای یا واقعی: در هر برهه از زمان، طبق برنامه، پروژه باید مقدار مشخصی پیشرفت داشته باشد که به آن پیشرفت برنامه ای می گویند. اما غالبا مقدار پیشرفت واقعی که از گزارش های فعالیت های واقعی در سایت بدست می آید، با پیشرفت برنامه ای متفاوت است. این دو را می توان به Should be(=پیشرفت برنامه ای) و As is (=پیشرفت واقعی) تعبیر نمود. اختلاف پروژه با برنامه از مقایسه این دو بدست می آید.

با توجه به مطلب بالا، می توان جدول زیر را تصور نمود:

• معمولا آن چه مهم است، تفاوت پیشرفت فیزیکی واقعی و پیشرفت فیزیکی برنامه ای است. در ادامه نحوه محاسبه هر یک در نرم افزار گفته خواهد شد. در ابتدا به نحوه محاسبه پیشرفت زمانی برنامه ای و فیزکی اشاره خواهد شد.
• پس از تعیین تاریخ نظارت، از طریق  Project | Status | Update Project می توان پروژه را به روزرسانی کرد. در این حالت با افزودن ستون  % Complete می توان میزان پیشرفت زمانی (یا بدون وزن)برنامه ای را در هر برش از زمان برای هر فعالیت، مجموعه فعالیت و کل پروژه مشاهده کرد.
• در هر برش زمانی که با  Status Date مشخص می شود، فعالیت هایی که از نظر برنامه ای باید تمام شده باشند با علامت√ در ستون  Indicators مشخص می شوند.
• برای تعریف پیشرفت فیزیکی نیازمند وزن دهی هستیم. معمولا وزن دهی در توافق تصمیم سازان پروژه تعریف می شود.جدول زیر نمونه ای از وزن دهی اجزای پروژه آب رسانی می باشد. همانند روش  AHP در وزن دهی پروژه، هر بسته کاری یا مجموعه فعالیت، نسبت به هم سطح های خود و در راستای سطح بالاتر وزن دهی می شود. لزومی ندارد مجموع وزن های تخصیصی برابر 1یا 0 باشد؛ بلکه هر زمان می توان با تقسیم وزن ها بر مجموعشان آن ها را نرمال کرد.

فرض کنید در مثال قبل درصد پیشرفت فیزیکی هر یک از فعالیت ها در ستون % پیشرفت فیزیکی نوشته شده باشد. دراین صورت درصد پیشرفت فیزیکی وزنی معادل آن چه در ستون مربوطه نوشته شده خواهد بود. دقت نمایید درصد پیشرفت صرفا برای فعالیت ها (Task) تعریف می شود و درصد پیشرفت خلاصه فعالیت ها (Summary Task) از درصدپیشرفت فعالیت های زیر مجموعه شان(تناسب با وزن هر یک) محاسبه می شود. هم چنین درصد پیشرفت کل پروژها از درصد پیشرفت خلاصه فعالیت های زیر مجموعه اش (متناسب با وزن هر یک) محاسبه می شود.

• با افزودن یک ستون از جنس عدد مثلا (Number 1) می توان وزن فعالیت ها را در جدول گانت وارد کرد. با راست کلیک روی سر ستون و انتخاب Custom Fields پنجره زیر باز می شود. در این پنجره اولا نام ستون را از دکمه  Rename تغییر دهید به Weight و ثانیا از دکمه  Roll up گزینه Sum را انتخاب کنید. با این کار وزن هر خلاصه فعالیت مجموع اوزان فعالیت های زیرمجموعه اش می شود.
• ستون عددی دیگری (Number 2) را به جدول اضافه کنید. در قسمت  Custom attributes گزینه فرمول …Formula را انتخاب نمایید و فرمول آن را به صورن ضرب درصد پیشرفت و وزن فعالیت بنویسید.  Roll up این ستون را نیز مجددا Sum را انتخاب کنید. این ستون محاسباتی است و نمایانگر مفهوم خاصی نیست. لذا می توان آن را پنهان کرد. فرمول این ستون:
  • [number 1]*[% Complete]
• ستون سوم( Number 2) را نیز به جدول افزوده، فرمول آن را عبارت  [Number 3]/ [number 1] قرار دهید. اما این بار برای خلاصه فعالیت ها از فرمول استفاده کنید.

در محتوای ثبت اطلاعات واقعی پروژه یا Reschedule کردن در MSP این مبحث تکمیل گردیده است.

منبع:

https://products.office.com/en/project/project-and-portfolio-management-software?tab=tabs-1