مدیریت ذینفعان و فرآیندهای آن از دیدگاه PMBOK 6th

فرآیندهای لازم جهت مدیریت ذینفعان

شناسایی ذینفعان

فرآیند شناسایی افراد، گروه ها یا سازمان هایی که می توانند از یک تصمیم، فعالیت یا نتیجه پروژه اثر بپذیرند یا اثر بگذارند؛ و تحلیل و مستندسازی اطلاعات مرتبط در خصوص علایق، تعامل، وابستگی های متقابل، نفوذ و اثر آن ها بر موفقیت پروژه است.

منفعت کلیدی این فرآیند آن است که اجازه می دهد مدیر پروژه، تمرکز مناسب برای هریک از ذینفعان یا گروه ذینفعان را شناسایی نماید. ذینفعان پروژه، افراد، گروه ها یا سازمان هایی هستند که ممکن است اثر بگذارند، اثر بپذیرند یا خود را در معرض اثرگذاری یک تصمیم، فعالیت یانتیجه یک پروژه قراردهند. آن ها از افراد و سازمان هایی از قبیل مشتریان، حامیان، سازمان اجرایی و عموم هستند که به صورت فعال در پروژه تعامل دارند یا علایق آن ها ممکن است به صورت مثبت یا منفی، از اجرا یا تکمیل پروژه تحت تاثیر قرار بگیرند. آن ها همچنین ممکن است بر پروژه و تحویل شدنی های آن اثر بگذارند. ذینفعان ممکن است در سطوح مختلفی، درون سازمان بوده و ممکن است سطوح قدرت متفاوتی نیز داشته یا اینکه احتمال دارد خارج از سازمان اجرایی پروژه باشند.

برای موفقیت پروژه حیاتی است که ذینفعان، زودتر در پروژه شناسایی شوند و سطوح علایق، انتظارات، اهمیت و تاثیر آن ها تحلیل گردد. این ارزیابی اولیه باید به طور منظم، بازنگری و به روزرسانی شود.

برنامه ریزی تعامل ذینفعان

برنامه ریزی مدیریت ذینفعان، فرآیند توسعه استراتژی های مناسب مدیریتی جهت تعامل اثربخشی ذینفعان در سراسر چرخه حیات پروژه، برمبنای تحلیل نیازها، علایق و اثر بالقوه آن ها برموفقیت پروژه است. منفعت کلیدی این فرآیند، آن است که یک برنامه روشن و قابل اقدام را جهت تعامل با ذینفعان پروژه، در راستای پشتیبانی علایق پروژه را فراهم می سازد. برنامه ریزی مدیریت تعامل ذینفعان، چگونگی اثرگذاری پروژه بر ذینفعان را شناسایی می کند که این برنامه به مدیر امکان می دهد تا روش های مختلف تعامل اثربخش ذینفعان در پروژه را توسعه دهد، تا انتظاراتشان را مدیریت کند و نهایتا به اهداف پروژه دست یابد.

مدیریت تعامل ذینفعان

مدیریت تعامل ذینفعان، فرآِیند مراوده و کار با ذینفعان جهت تامین انتظارات آن ها و توجه به موضوعات پیش آمده و پرورش تعامل مناسب ذینفعان در فعالیت های پروژه در طول چرخه حیات پروژه است. منفعت کلیدی این فرآیند آن است که، اجازه می دهد مدیر پروژه به افزایش پیشتیبانی و کمینه کردن مقاومت ذینفعان، که شانس دستیابی به مقاومت ذینفعان، که شانس دستیابی به موفقیت پروژه را به مقدار زیادی افزایش می دهند، اقدام نماید.

مدیریت تعامل ذینفعان، شامل فعالیت هایی از جمله موارد زیر است:

• ایجاد تعامل در ذینفعان در مراحل مناسب پروژه جهت بدست آوردن یا تایید تعهد مستمر آن ها در راستای موفقیت پروژه
• مدیریت انتظارات ذینفعان از طریق مذاکره و ارتباطات جهت تضمین دستیابی به اهداف پروژه
• توجه به نگرانی هایی که هنوز به مشکل تبدیل نشده اند و پیش بینی مشکلات آینده که از ذینفعان ناشی می شوند
• شفاف سازی و حل موضوعات شناسایی شده

کنترل تعامل ذینفعان

کنترل تعامل ذینفعان، فرآیند نظارت بر روابط کلی ذینفعان پروژه و تنظیم استراتژی ها و برنامه های ایجاد تعامل ذینفعان است. منفعت کلیدی این فرآیند آن است که اثربخشی و کارایی فعالیت های تعامل را با پیشرفت پروژه و تغییرات محیطی آن را، حفظ یا آموزش می دهد.

منبع:

PMBOK 6th.2017