فرآیند های لازم جهت مدیریت محدوده پروژه از دیدگاه PMBOK

نمای کلی فرایندهای مدیریت محدودیت پروژه:

برنامه ریزی مدیریت محدوده:

فرایند ایجاد برنامه مدیریت محدوده است که نحوه تعریف، تنفیذ، و کنترل محدوده پروژه را مستند می سازد. منفعت کلیدی این فرایند، ایجاد راهنما و هدایت نحوه مدیریت محدوده در طول پروژه است. برنامه مدیریت محدوده، مولفه ایی از برنامه مدیریت طرح یا پروژه است که توضیح می دهد چگونه محدوده، تعریف توسعه، نظارت، کنترل و ممیزی می شود.

جمع آوری الزامات:

فرایند تعیین، مستندسازی و مدیریت الزامات و نیازهای ذینفعان جهت تامین اهداف پروژه. منفعت کلیدی این فرایند، فراهم سازی مبنایی برای تعریف و مدیریت محدوده پروژه، شامل محدوده محصول است.
موفقیت پروژه، مستقیما تحت تاثیر تعامل ذینفعان فعال در کشف و تجزیه نیازها به الزامات و توجهی است که در تعیین، مستندسازی و مدیریت الزامات محصول، خدمت یا نتیجه پروژه می شود. الزامات، شرایط یا قابلیت هایی را شامل می شوند که باید توسط پروژه تامین گردند یا در محصول، خدمت یا نتیجه وجود داشته باشند تا یک توافق یا دیگر مشحصات رسمی مقرر، تامین شوند.

الزامات شامل نیازها و انتظارات کمی و مستند حامی، مشتری و دیگر ذینفعان است. این الزامات باید به تفصیل کافی استخراج، تحلیل و ثبت گردند تا در خط مبنای محدوده قرار گیرند و پس از شروع اجرای پروژه، سنجش و نسبت به آن ها عملی گردد. الزامات اساس ساختار شکست کار می گردند. برنامه ریزی هزینه، زمانبندی و کیفیت و گاهی تدارکات، همگی براساس این الزامات انجام می شوند. توسعه الزامات با تحلیلی از اطلاعات مندرج در منشور پروژه، ثبت کننده ذینفعان و برنامه مدیریت ذینفعان آغاز می شود.

شکل بالا نمونه ایی از دیاگرام محتوا را نمایش می دهد.

تعریف محدوده:

فرایند توسعه یک توصیف تفصیلی از پروژه و محصول است. منفعت کلیدی این فرایند، ان است که مرزهای محصول، خدمت یا نتیجه را با تعریف الزامات داخل و خارج از محدوده پروژه، مشخص می کند.
از آنجا که تمامی الزامات شناسایی شده در جمع آوری آن ممکن است در پروژه نگنجد، فرایند تعریف محدوده، الزامات نهایی پروژه را از مستندسازی الزامات تحویل شده در طی فرایند جمع آوری آن را انتخاب می کند. سپس به توسعه توصیف پروژه و محصول، خدمت یا نتیجه می پردازد.

ایجاد ساختار شکست کار:

فرایند تقسیم تحویل شدنی ها و کار پروژه به اجزای کوچکتر و با قابلیت مدیریت بیشتر است. منفعت کلیدی این فرایند فراهم سازی یک بینش ساختارمند از آنچه باید تحویل شود است.
WBS یک تجزیه سلسله مراتبی از کل محدوده کاری است که باید توسط تیم پروژه، در راستای اهداف پروژه و ایجاد تحویل شدنی های موردنیاز، اجرا گردد. WBS، محدوده کل پروژه را سازماندهی و تعریف می کند و بیانگر کاری است که در بیانیه محدوده پروژه مصوب فعلی، مشخص شده است.
کار برنامه ریزی شده در اجزای WBS در پایین ترین سطح، که به ان ها بسته کاری می گویند، قرار می گیرند. یک بسته کاری را می توان برای گروه بندی های فعالیت ها استفاده کرد تا کار زمانبندی شود، برآورد گردد، نظارت شود و کنترل گردد. در  مفهوم WBS کار به محصولات و تحویل شدنی های کار که نتیجه فعالیت است و خود فعالیت نیست اشاره دارد.

تنفیذ محدوده:

فرایند رسمی سازی پذیرش تحویل شدنی های تکمیل پروژه است. منفعت کلیدی این فرایند آن است که عینی بودن را در فرایند پذیرش وارد کرده و شانس پذیرش محصول، خدمت یا نتیجه پایانی را با تنفیذ هر تحویل شدنی، افزایش می دهد.

کنترل محدوده:

کنترل محدوده فرایند نظارت بر وضعیت محدوده پروژه و محصول و مدیریت تغییرات در خط مبنای محدوده است. منفعت کلیدی این فرایند آن است که اجازه می دهد خط مبنای محدوده در طی پروژه حفظ شود. کنترل محدوده پروژه، اطمینان می دهد که تمامی تغییرات درخواست شده و اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه از طریق فرایند انجام کنترل تغییر یکپارچه مورد پردازش قرار می گیرند. کنترل محدوده پروژه همچنین جهت مدیریت تغییرات واقعی در زمان رخداد، استفاده می شود و با دیگر فرایند های کنترل، یکپارچه می گردد. گسترش کنترل نشده محدوده محصول یا پروژه بدون تعدیل در زمان، هزینه و منابع را خزش محدوده می نامند. تغییر، ناچار وجود دارد، لذا باید برخی انواع فرایندهای کنترلی تغییر برای هر پروژه اجباری باشد.

منابع:

PMBOK 6th .2017