نقش استقرار دفتر مدیریت پروژه در سازمان ها

تعریف دفتر مدیریت پروژه

PMO مرکزیت بخش و هماهنگ کننده فعالیت های مدیریت پروژه در سازمان می باشد و یک ساختار مدیریتی برای استانداردسازی فرآیندهای مرتبط با پروژه بوده که به اشتراک گذاری منابع، روش ها، ابزارها و تکنیک ها را تسهیل می نماید.

• مسئول مدیریت هماهنگ و متمرکز پروژه ها
• یکپارچه ساز اقدامات و رویه های مدیریت پروژه
• مرکزی برای راهکارهای برتر مدیریت پروژه در سازمان
• کانون اصول مدیریت پروژه در سازمان
• مساعدت با مدیران پروژه و تیم های پروژه

چه زمانی  PMO مورد نیاز است؟

• پروژه های خیلی بزرگ و پیچیده، دارای منابع کلیدی محدود
• محیط پروژه های چندگانه
• دارای درجه بالایی از ریسک و تغییرات
• فقدان استانداردها، سیاست های کاری و نبود متدولوژی مناسب جهت مدیریت پروژه ها
• تقاضای منابع بیشتر به جهت افزایش پیچیدگی و تعداد پروژه ها
• کارایی ضعیف منابع انسانی پروژه ها و کم اثر بودن عملکرد آنان
• فقدان فرآیندهای کاری مشخص، ضعف در گردآوری و توزیع راهکارهای برتر
• عدم کنترل جامع و موثر بر سبد پروژه ها و فقدان استراتژی های صحیح در سرمایه گذاری و اجرا
• ناسازگاری، ناهماهنگی، تضاد و تعارض میان واحدهای تخصصی و اجرایی و عدم ارایه گزارش های جامع و یکپارچه از وضعیت پروژه ها
• وجود فاصله میان فرآیندها و عملکردها

چالش های پیاده سازی و ایجاد PMO

دفتر مدیریت پروژه در بخش سطح

دفتر مدیربت پروژه در سطح سازمان

مدل مدیریتی و پشتیبانی دفتر مدیریت پروژه

انواع PMO

دفتر پشتیبانی پروژه (PSO:The Project Support Office)

تمرکز بر تامین دارد و با ارائه خدمات به مدیران پروژه برای بهبود تحویل پروژه های در دست فعالیت می نمایداستفاده از خدمات توسط مدیران پروژه اختیاری می باشد. دفتر پشتیبانی پروژه معمولا خدمات پایه و یا تخصصی پیشرفته ای را ارائه می کند:

• فعالیت های تحویل پروژه شامل اداره، ساختار شکست کار ثبت زمان ها، مستندسازی و استانداردها.
• فعالیت های مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی پروژه، گزارش دهی عملکرد و خدمات همچون مدیریت ریسک، زمان بندی.
• مدیریت منابع: برنامه ریزی و زمانبندی فعالیت های کارکنان

دفتر برنامه پروژه (PO:The Program/Project Office)

دفتر برنامه یا پروژه یک گروه اختصاصی و موقتی درون پروژه ها یا برنامه های عظیم است و عمدتا برای اطمینان از تحویل موفق پروژه یا برنامه، تمرکز بر سمت تامین دارد. این خدمات شامل موارد ذیل می باشند:

• فعالیت های تحویل برنامه/پروژه شامل اداره، ساختار شکست کار، ثبت زمان ها و استانداردها.
• فعالیت های مدیریت پروژه/برنامه شامل گزارش دهی عملکرد و خدمات تخصصی. این فعالیت ها می تواند شامل گزارش دهی و مشاوره به گروه حاکمیت پروژه/ برنامه باشد.
• فعالیت های مدیریت منابع در پروژه یا برنامه خاص همچون زمانبندی، برنامه ریزی و کنترل مالی و بودجه بندی.

دفتر مدیریت پروژه (PMO:The Project Management Office)

برای اطمینان از تحویل موفق پروژه ، نقشی اساسی در تامین ایفا می کند.پرسنل علاوه بر متخصصین موضوعی شامل متخصصین کسب و کار می باشد.علاوه بر خدمات PSO ، PMO خدماتی از قبیل مشاوره و خدمات حاکمیتی را ارائه می دهد:

• بررسی مورد کسب و کار شامل منافع، هزینه و ریسک ها، آزمون های سلامت پروژه و بررسی های پس اجرا
• گزارش دهی درباره عملکرد پروژه، استفاده از منابع پروژه و درس آموخته ها به گروه حاکمیت پروژه
• توسعه، مربی گری و ارزیابی مدیر برنامه و پروژه
• فعالیت های مدیریت منابع شامل پیش بینی، برنامه ریزی و زمانبندی چند- پروژه ای و مدنظر قرار دادن وابستگی های  بین پروژه ای منابع

دفتر پروژه شرکت (EPO:The Enterprise Project Office)

دفتر پروژه شرکت برای حاکمیت سرمایه گذاری بوده و نقشی اساسی در سمت تقاضا ایفا می کند تا اطمینان حاصل کند که تصمیم گیری های در خصوص سرمایه گذاری منجر به کسب بیشترین منافع با توجه به منابع موجود می شود.

• توسعه استراتژی سازمان، تعیین پروژه ها و برنامه ها و توجیه کسب و کار برای سرمایه گذاری، برنامه ریزی و تخصیص منابع
• پیش بینی ارزش کلی کسب و کار به واسطه سرمایه گذاری های صورت گرفته و گزارش دهی منافع حاصله.
• مجموعه کاملی از خدمات مشاوره ای، استراتژیک و حاکمیتی

کلیات اهداف و ماموریت های دفتر مدیریت پروژه

• طراحی و پیاده سازی سیستم یکپارچه مدیریت پروژه
• به کارگیری منابع انسانی
•  به کارگیری مدیریت دانش

جزئیات اهداف و ماموریت های PMO

• توسعه/اصلاح ساختار مدیریت پروژه سازمان
• توسعه/اصلاح الگوها، رویه ها و دستوالعمل های مدیریت پروژه بر اساس استاندارد ها
• توسعه/اصلاح سیستم اطلاعات مدیریت
• همکاری با مدیریت ارشد برای بازنگری اهداف استراتژیک سازمان در جهت یکپارچه سازی سبد پروژه ها
• ارائه مشاوره های مرتبط با مدیریت پروژه به سطوح مختلف سازمان (پروژه، طرح، سبد پروژه)
• توسعه توانایی های مدیریت پروژه ای نیروهای انسانی سازمان از طریق آموزش
• همکاری در شناسایی، ارزیابی، انتخاب و به کارگیری مدیران پروژه ها
• تدوین مدل و دستورالعمل های ارزیابی و ممیزی سازمان، پروژه و تیم پروژه با نگاه اثربخشی مدیریت پروژه
• دریافت، تحلیل و مدیریت درس آموخته های پروژه ها و در دسترس قراردادن تجربیات به دست آمده
• افزایش و توسعه ارتباطات و هماهنگی در سراسر پروژه ها

به صورت کلی می توان اهداف زیر را برای دفتر مدیریت پروژه بیان نمود:

که جزییات این اهداف شامل :

• توسعه/اصلاح ساختار مدیریت پروژه سازمان
• توسعه/اصلاح الگوها، رویه ها و دستوالعمل های مدیریت پروژه بر اساس استاندارد ها
• توسعه/اصلاح سیستم اطلاعات مدیریت
• همکاری با مدیریت ارشد برای بازنگری اهداف استراتژیک سازمان در جهت یکپارچه سازی سبد پروژه ها
• ارائه مشاوره های مرتبط با مدیریت پروژه به سطوح مختلف سازمان (پروژه، طرح، سبد پروژه)
• توسعه توانایی های مدیریت پروژه ای نیروهای انسانی سازمان از طریق آموزش
• همکاری در شناسایی، ارزیابی، انتخاب و به کارگیری مدیران پروژه ها
• تدوین مدل و دستورالعمل های ارزیابی و ممیزی سازمان، پروژه و تیم پروژه با نگاه اثربخشی مدیریت پروژه
• دریافت، تحلیل و مدیریت درس آموخته های پروژه ها و در دسترس قراردادن تجربیات به دست آمده
• افزایش و توسعه ارتباطات و هماهنگی در سراسر پروژه ها

مراحل استقرار یک دفتر مدیریت پروژه:

1. تشکیل تیم و تعیین نقش هر یک از افراد تیم (نظیر   مدیریت PMO و هماهنگ کننده دفتر)
2. تعریف پروژه، نقش تیم در پروژه (کارفرما، مشاور و غیره)، جمع آوری و مستندسازی اطلاعات و فرضیات
3.  تهیه   WBS پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه
4. تهیه برنامه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه
5. پیاده سازی و استقرار دفتر مدیریت پروژه
6. تدوین برنامه اجرایی دفتر مدیریت پروژه
7. ثبت درس آموخته ها
8. تحویل و ارائه نتایج و محصولات

مأموریت های دفاتر مدیریت پروژه:

• معماری ساختار مدیریت پروژه
• به کارگیری منابع انسانی
• طراحی و پیاده سازی سیستم یکپارچه مدیریت پروژه
•  به کارگیری مدیریت دانش

معماری ساختار مدیریت پروژه:

در معماری ساختار به دو بخش اصلی باید توجه داشت:

ساختار پروژه/قرارداد

• نحوه انجام قرارداد
• نقش هر یک از ذینفعان
• رابطه بین ذینفعان
• حدود مسئولیت ها و اختیارات هر یک از عوامل

ساختار تیم داخلی

• افراد تیم
• نقش و مسئولیت های هر یک از افراد تیم
• روابط کاری بین افراد تیم
• ارتباط پروژه با سازمان داخلی شرکت

منابع:

کتاب :Advanced project portfolio managment and PMO

https://www.quora.com/Why-does-a-project-management-office-fail

https://www.nqicorp.com/en/2017/11/09/how-a-project-management-office-can-help-a-charity/