مدیر پیمان در چرخه عمر کاری خود برای سازمان یک نقش اساسی را ایفا می‌کند: خدمت به عنوان واسطه بین شرکت‌ها، کارمندان، مشتریان، فروشندگان و پیمانکاران مستقل! این عنوان شغلی بدان معنآ است که مدیران پیمان به عنوان اصلی‌ترین فرد در تسهیل کردن مذاکرات، توصیه‌ها، نگهداری سوابق، نظارت، تغییر مدیریت و موارد دیگر فعالیت می‌کنند. در کنار برخی از بهترین شیوه‌ها در مورد چگونگی سازماندهی فعالیت‌های حاکم بر پروژه‌های ساختمانی، مدیر پیمان وظیفه مدیریت قرارداد و ایجاد فرآیند بهینه در پیشبرد اهداف پروژه را دارد؛ با ویکی ساختمون همراه باشید.
مدیر پیمان کیست؟
سه نقش اساسی یک مدیر پیمان عبارتند از تهیه قرارداد، ارزیابی، مذاکره و اجرا است. مدیران پیمان در حوزه ساختمانی از دولتی گرفته تا خصوصی را پوشش می‌دهند. صرف نظر از نوع سازمان، مدیران پیمان مسئول اصلی در ایجاد و مدیریت کلیه قراردادهایی هستند که سازمان‌ها از آنها استفاده می‌کنند. برای نظارت بر موفقیت‌آمیز بودن قراردادها، مدیران باید در زمینه‌های متعددی از جمله انطباق قانونی، مذاکره و مدیریت روابط ماهری داشته باشند.
مدیر پیمان غالباً به عنوان اصلی‌ترین نقطه تماس بین یک تجارت و اشخاص ثالث، برای اطمینان از بررسی به موقع و تأیید هرگونه تغییر در پیشبرد کار فعالیت می‌کنند. او همچنین توصیه‌هایی را ارائه می‌دهد و مستقیماً با وکلای مشتری یا خریداران در تماس است تا یک سند نهایی را تهیه کند که برای همه طرفین رضایت‌بخش باشد. ساده‌سازی فرآیندهای ارتباطی و نظارت برای موفقیت در یک سازمان بسیار مهم است و داشتن ابزاری که به طور خودکار فرآیندها را انجام داده و کلیه مکالمات و ویرایش‌ها را در یک مکان نگه داشته باشد، برای چرخه عمر قرارداد و کارآیی مدیر قرارداد مهم است.
فواید حضور مدیر قرارداد
مزایای همکاری با مدیر پیمان به شرح زیر هستند:
- مدیر پیمان در کنار تیم طراحی می‌تواند تجربیات و مهارت‌های اجرایی و عملیاتی خود را با آنها به اشتراک بگذارد. این همکاری بین دو گروه از افراد به موفقیت در پروژه منجر می‌شود.
- مدیر پیمان در واقع طرف قرارداد با کارفرما است، از این رو او بر پیمان‌کارانی که به خدمت گرفته است نظارت می‌کند. به همین ترتیب می‌توانید بر پیشرفت پروژه نظارت بیشتری داشته باشید.
- کارفرما به طور مستقیم با مدیر پیمان در تماس خواهد بود و نیاز نخواهد داشت با تک تک پیمانکاران مشغول در پروژه در ارتباط باشد. این مورد به بهینه کردن زمان و هزینه‌های کار کمک شایانی می‌کند.
- وجود یک مدیر ارشد در عملیات ساختمانی می‌تواند به هماهنگی و توازن بیشتر کار کمک کند. وجود چندین پیمانکار ممکن است باعث ایجاد ناهماهنگی در اجرای پروژه شود.
- مدیر پیمان می‌تواند به عنوان یک شریک برای کارفرما محسوب شود. او حافظ مال کارفرما و نیروهای کاری او است.
مطلب پیشنهادی: درصد مدیریت پیمان چقدر است و نحوه محاسبه آن چگونه است؟
وظایف مدیر پیمان
وظایف اصلی مدیران پیمان شامل موارد زیر است:
- مشاوره در مورد قراردادها
- مشاوره در مورد امکان‌سنجی، قابلیت ساخت، هزینه و برنامه‌ریزی طرح
- مشاوره در مورد مصوبات قانونی
- تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد برای پیمانکاران
- نوشتن، ارزیابی، مذاکره و اجرای قراردادهای مختلف که طیف وسیعی از معاملات را شامل می‌شود.
- برنامه‌ریزی و کنترل هزینه
- تهیه یک برنامه ساخت‌وساز و تعریف روش‌های کار بر روی پروژه
- قراردادهای مناقصه کار
- تعیین پیمانکاران برای هر بخش از پروژه ساختمانی
- رضایت به قراردادهای فرعی توسط پیمانکاران کار
- ترتیب اسکان سایت (محل پروژه) و امکانات رفاهی
- ترتیب کار برای فعالیت‌های خاص پروژه
- ایجاد و حفظ روابط با تأمین‌کنندگان و مشتریان
- حفظ مکاتبات و اسناد مربوط به قراردادها
- ابلاغ و ارائه اطلاعات به ذینفعان در مورد قراردادها
- مدیریت و هماهنگی قراردادهای کار از جمله فعالیت به عنوان مدیر قرارداد، انجام بازرسی، صدور دستورالعمل و گواهی نامه و موارد دیگر
- جمع‌آوری اطلاعات، کتابچه راهنمای مالک ساختمان، کتابچه راهنمای کاربر ساختمان، کتابچه راهنمای پروژه، پرونده سلامتی و ایمنی، اطلاعات قبل از ساخت‌وساز، برنامه مدیریت پسماند سایت و طرح مرحله ساخت
- نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکرد
- ریاست جلسات توسعه پروژه و تهیه گزارش‌های پیشرفت برای کارفرما
- موافقت‌نامه‌های عدم افشا، موافقت‌نامه‌های فروش و خرید، قراردادهای فرعی، موافقت‌نامه های مشاوره، موافقت‌نامه‌های صدور مجوز، توافق نامه‌های کارشناسی ارشد، بررسی شرایط و مقررات پیشنهادی مشتری
- توافق نامه توزیع (فروشندگان، نمایندگان، بازاریابی مشترک و موارد دیگر)
- واسطه قراردادی بین کارمندان شرکت و مشتریان
- حفظ سوابق و اسناد مربوط به قرارداد مانند دریافت و کنترل کلیه مکاتبات قرارداد، برگه اطلاعات تماس با مشتری، تغییرات پیمانکاری، گزارش وضعیت و سایر اسناد برای کلیه پروژه‌ها
- در صورت لزوم، راهنمایی‌های مربوط به قرارداد را به مدیران پروژه یا سایر کارکنان عملیاتی، از جمله آموزش به مدیران جدید پروژه و سایر کارکنان در شیوه‌ها و مراحل پیمانکاری خاص ارائه دهید.
- نظارت بر انطباق کارمندان شرکت با رویه‌های تعیین شده
- برای اطمینان از پایبندی به منابع مالی گسترده‌تر و ریسک‌پذیری از قبیل تشخیص درآمد، سیاست‌های قیمت‌گذاری و تخفیف، کنترل‌های صادرات و موارد دیگر
- رسیدگی به مسئله و مدیریت تغییر
- نظارت بر انطباق معاملات
- نظارت بر توافق‌نامه سطح خدمات
مهارت‌های مدیر قرارداد
او باید کلیه جوانب و مراحل پیمانکاری و الزامات فنی ساختمان را درک کند، به علاوه مهارت خوب تجاری نیز داشته باشد. مدیران پیمان باید بتوانند با طیف گسترده‌ای از مردم روابط کاری قوی برقرار کنند. او باید بتواند از ابتکار عمل خود استفاده کند و تصمیمات بسیار مفیدی نیز بگیرید. به طور کلی، یک مدیر پیمان باید مهارت‌های زیر را داشته باشد:
- ارتباطات موثر، فن مذاکره و مهارت‌های بین فردی
- توجه استثنایی به جزئیات و دارا بودن دقت
- درک عمیق از قراردادها، حاکمیت قراردادها، زبان قراردادها و چرخه کاری قراردادها
- مهارت‌های تفکر انتقادی و توانایی تحقیق و درک پیامدهای حقوقی و مالی
- مهارت‌های خواندن، نوشتن و برتر زبانی
- درک عالی از تجارت یا صنعت، خدمات آن، مشتریان و ارائه دهندگان
مطلب پیشنهادی: نمونه قرارداد پیمان مدیریت برای اجرای امور ساختمان
تفاوت مدیر پیمان با پیمان مدیریت چیست؟
پیمان مدیریت با مدیریت پیمان متفاوت است، در اینکه پیمانکاران مدیریت مستقیماً با پیمان کاران کار می‌کنند، در حالی که مدیران پیمان فقط قراردادهای تجارتی را مدیریت می‌کنند. از نظر حقوقی، پیمان مدیریت به عنوان فرد اصلی عمل می‌کند، در حالی که مدیر پیمان به عنوان نماینده شناخته می‌شود. این بدان معنا است که در یک پیمان مدیریت، مشتری فقط یک قرارداد را برای اجرا دارد (در حالی که با مدیریت پیمان می‌توان قراردادهای زیادی را برای اجرای در نظر گرفت)، اما ممکن است آنها از طرف پیمانکاران ضمانت‌نامه‌هایی را بخواهند تا بتوانند ادعای مستقیم کنند.
مطلب پیشنهادی: مدیر پروژه کیست؟
توافق‌نامه بین مشتری و پیمان مدیریت احتمالاً فعالیت‌های قبل از ساخت‌وساز را تحت پوشش قرار می‌دهد. ضمانت‌نامه‌های وثیقه نیز به احتمال زیاد مورد نیاز است (به عنوان مثال، برای خریداران، مستأجران یا سرمایه‌گذاران). علاوه بر این، مشتری به احتمال زیاد شرایط قرارداد کار و هرگونه شرط ضمانت‌نامه قرارداد کار را تعریف می‌کند.
یک پیمان مدیریت ممکن است براساس هزینه‌های ثابت یا متغیر (هزینه‌های قرارداد کار)، به علاوه یا درصدی از آن، هزینه ثابت یا مبنای هزینه هدف بازپرداخت شود. شرایط قرار ملاقات باید در مورد آنچه قرار است توسط پیمان مدیریت ارائه شود (مانند تهیه تسهیلات پروژه) و اینکه آیا این فعالیت‌ها خدمات پیش از ساخت یا خدمات ساختمانی را تشکیل می‌دهند را روشن کند.
کلام آخر
یقیناً برای هر پروژه ساختمانی وجود یک فرد با عنوان مدیر پیمان بسیار ضروری است. او کسی است پروژه‌ها را به پیش می‌راند و وظیفه مدیریت و حراست از پیمان (قرارداد) را برعهده دارد. او کسی است وظیفه مدیریت عملیات پیمانکاری را بر عهده دارد. کارفرمایان به ویژه در پروژه‌های بزرگ ساختمانی خود به تنهایی نمی‌توانند مسئولیت کلیه فرآیندهای اداری و عملیاتی را بر عهده بگیرند، از این رو وجود فردی به عنوان مدیر پیمان در پروژه ضروری و اجتناب‌ناپذیر است.
