کارگاه ساختمانی می‌تواند به صحنه‌ای کاملاً آشفته تبدیل شود که هر نوع فرآیند کاری در آن به شکلی کنترل نشده و همراه با هرج و مرج انجام می‌شود. نتیجه چنین فضای کاری مشخص است! پروژه با تاخیر همراه است، پرتی مصالح زیاد خواهد بود، هزینه‌های پیش بینی نشده به وجود می‌آیند، کیفیت ساخت کاهش پیدا می‌کند و هزاران مشکل دیگر. اینجاست که موضوعی به نام: «فرم گزارش روزانه کارگاه» می‌تواند به تمام بی‌نظمی‌ها سروسامان ببخشد؛ اما این فرم گزارش کار روزانه ساختمانی چیست و چرا اهمیت دارد؟ با ویکی ساختمون همراه باشید.
تعریف فرم گزارش روزانه کارگاه
معنای فرم گزارش روزانه کارگاه دقیقاً از نامش پیداست، این فرم سندی است که فعالیت‌های روزمره یک پروژه را گزارش می‌کند. فرم روزانه کارگاهی داستان یک روز کاری در سایت را روایت می‌کند که یکی از مهمترین جنبه‌های مدیریت موفق پروژه است.
در حالی که شرایط و مسئولیت‌های ذکر شده در قرارداد پروژه از اهمیت فوق العاده‌ای برخوردار هستند، فرم گزارش روزانه راهی برای تکمیل قرارداد با ارسال تایید اتمام کار و مستند سازی پیشرفت امور اجرایی است. فرم گزارش روزانه کارگاه ضمن ارائه اطلاعات امور انجام شده به اعضای فرعی و ذینفعان پروژه، جزئیات سایت را توضیح می‌دهد.
این فرم به همه دست اندرکاران پروژه ساختمانی این امکان را می‌دهد تا بدانند در کارگاه چه کارهای انجام شده است. به علاوه، در هر زمان تاخیری رخ می‌دهد، گزارش روزانه شرایطی که باعث آن شده است را ثبت می‌کند، بنابراین جای بحث در مورد جزئیات آنچه اتفاق افتاده کمتر می‌شود.
اهمیت تهیه فرم گزارش روزانه کارگاه
فرم گزارش روزانه کارگاه به عنوان یک سابقه زنده از پروژه عمل می‌کند. این سند جزئیات کامل پیشرفت روزانه امور اجرایی را در سایت بیان می‌کند. گزارش‌های روزانه به همه افراد درگیر در کار کمک می‌کند تا عملکرد، پیشرفت و بهره وری یک پروژه را درک کنند.
نادیده گرفتن فرم گزارش پیشرفت کار می‌تواند موفقیت کلی پروژه را تهدید کند. با این کار، خطر بزرگ شدن مسائل کوچک افزایش پیدا می‌کند زیرا مشکلات خیلی زود تشخیص داده نشده‌اند. تاخیرهای غیرقابل توجیه، نگرانی‌های ایمنی و هر تعداد دیگر از مسائل ممکن است به وجود آیند و اگر بدون مراقبت رها شوند، ممکن است پروژه دچار خسارت مالی، ایمنی و اجرایی شود.
مطلب پیشنهادی: صورت وضعیت چیست
فواید استفاده از فرم گزارش روزانه کارگاه
دو دلیل عمده برای استفاده از فرم گزارش کارگاهی وجود دارند که به شرح زیر هستند:
به تقویت شفافیت، ارتباطات و همکاری کمک می‌کند
یکی از مزایای استفاده از فرم گزارش روزانه کارگاه، شناسایی و کاهش تاخیرهای پروژه است. اکثر پروژه‌های ناموفق به دلیل عدم همکاری و ارتباط صورت می‌گیرند. بسته به اندازه پروژه، تعداد زیاد نیروهای کاری مختلف و پیمانکاران وجود دارند که حفظ سطح شفافیت را دشوار می‌کنند.
همه افراد حاضر در پروژه باید بدانند که چه کسانی در این پروژه حضور دارند و چه نقشی برعهده خواهند داشت. بدون گزارش پیشرفت روزانه، خطر سوء تفاهم، اشتباه و در نهایت تاخیر افزایش می‌یابد. از طریق مستند سازی مناسب می‌توان با شناسایی هر یک از تاخیرها، مشکلات یا خطراتی که می‌توانند زمان بندی را از بین ببرند، پروژه را به سَر منزل مقصود رساند.
بدون فرم گزارش روزانه کارگاه، ارتباط بین طرفین می‌تواند تیره و تار شود. سایر پیمانکاران و زیرمجموعه‌ها به این اطلاعات اعتماد می‌کنند و در صورت تاخیرهایی که از کنترل آن‌ها خارج شده است، پاسخگو باشند. سرانجام، اگر پیشرفت را به طور مؤثر دنبال نکنند، خطر عدم پرداخت مبلغ بابت کار اضافی را به همراه خواهند داشت.
بدیهی است که استفاده از یک روش سازمان یافته برای گزارش گیری ایده خوبی است. با مستند سازی امور کارگاهی در فرم گزارش روزانه، یک پیمانکار می‌تواند از چرایی و چگونگی اتفاقات با خبر شود. داشتن یک گزارش روزانه قوی می‌تواند روابط مشتری و تصور مدیران از تجارت را بهبود بخشد. توانایی نشان دادن پیشرفت به روشی واضح، آسان و قابل درک، می‌تواند به کاهش اضطراب کمک کند.
کاهش اختلافات بین عوامل اجرایی کارگاه
مهمترین جنبه در روش گزارش گیری روزانه، اثبات کردن است. اختلافات مربوط به پرداخت‌ها یا میزان کار انجام شده دائماً در پروژه‌های ساختمانی به وجود می‌آیند. با مجموعه‌ای از گزارش‌های روزانه که به درستی مستند شده‌اند، می‌توان هرگونه مشکل را قبل از طرح دعوی و رفتن به دادگاه برطرف کرد.
گزارش کامل از ساعت کاری، مصالح استفاده شده، تامین کننده مواد و تجهیزات، شرایط آب و هوایی و سایر جنبه‌های ساخت باید در گزارش قید شوند. پرداختن به همه جزئیات خصوصاً در صورت بروز دعوا بسیار مفید خواهد بود. هر زمان که احساس کردید فرم گزارش‌های روزانه غیرضروری هستند یا دردسر زیادی دارند، به مفاد حقوقی و بازپرداخت آن‌ها فکر کنید. همین مسائل افراد را مستقیما تشویق به تنظیم فرم گزارش کارگاهی می‌کند.
فرم گزارش روزانه کارگاه باید شامل چه اطلاعاتی باشد؟
یک گزارش جامع روزانه کارگاه، شامل کلیه اطلاعات جمع آوری شده در پایان هر روز کاری خواهد بود. این اطلاعات ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- تاریخ
- زمان
- شرایط آب و هوای
- وقایع مربوط به مصالح و نیروهای کاری
- خطرات احتمالی
- حوادث رخ داده
- هزینه‌ها و پرداختی‌ها
- سایر یادداشت‌ها و تفسیرها
آیا تنظیم فرم گزارش روزانه کارگاه می‌تواند سرعت پرداخت را افزایش دهد؟
وقتی پروژه‌ها به صورت مشارکتی و شفاف هستند، پرداخت‌ها روان‌تر و سریع‌تر جریان می‌یابند. وقتی یک مالک و پیمانکار هر فردی که در این پروژه حضور دارد را می‌شناسند و به او اعتماد دارند، پرداخت کردن مبالغ در زنجیره امور اجرایی آسان‌تر می‌شود. همین اثر وقتی اتفاق می‌افتد که از اخطارهای روزانه به درستی استفاده شود.
فرم گزارش‌ها داستانی از پروژه را روایت می‌کنند و بیان آن داستان به روشی دقیق می‌تواند از عدم اطمینان از پرداختی‌ها جلوگیری کند. به علاوه، اگر موضوعی وجود دارد که باید به آن سریعاً پرداخته شود، می‌توان به فرم گزارش کارگاهی استناد کرد.
داشتن سابقه زنده از عمر پروژه می‌تواند هزینه‌های پیش‌بینی نشده، اختلافات مربوط به پرداختی‌ها و عملکرد و خطرات ایمنی را کاهش داده و پروژه را در مسیر درستی قرار دهد. اما با نگاهی عمیق‌تر، فرم گزارش روزانه کارگاه ارتباط بین ذینفعان پروژه را ارتقا می‌بخشد.
این فرم سطحی از شفافیت را فراهم می‌کند که در صنعت ساختمان به شدت مورد نیاز است. وقتی ذی نفعان پروژه همکاری و ارتباط برقرار می‌کنند، اختلافات مربوط به پرداختی‌ها حل‌وفصل می‌شوند.
مطلب پیشنهادی: چک لیست نظارت ساختمان
چهار روش مناسب برای استفاده از فرم گزارش روزانه کارگاه
پیمانکاران و مدیران ساخت و سازها روش‌های خاص خود را برای مدیریت فرم گزارش روزانه کارگاه به همراه دارند. هنوز هم برخی از دستورالعمل‌های اصلی وجود دارند که برای هر نوع پروژه ساختمانی اعمال می‌شوند. این دستورالعمل‌ها به شرح زیر هستند:
۱- از جزئیات استفاده کنید
اولین و مهمترین موضوع پرداختن به جزئیات است. فرم گزارش روزانه کارگاه را با جزئیات کافی پُر کنید تا تصویری واضح از فعالیت‌های روزمره ارائه دهید. توصیفات کلی به کسی کمکی نمی‌کند. این اسناد قرار است همه موارد رخ داده در پروژه را ضبط کنند. اگر تاخیر یا توقف کار وجود داشته باشد، دلایل تاخیر را به مدت کامل توضیح دهید و نظارت و ضبط تاخیرها را تا رفع آن‌ها ادامه دهید.
۲- گزارش را به موقع ارسال کنید
نکته بعدی این است که گزارشات را در اسرع وقت تنظیم کنید. هرچه زمان وقایع و ضبط آن‌ها کوتاه‌تر باشد، گزارشات دقیق‌تری نیز ارائه می‌شوند. همچنین، این امر به شما کمک می‌کند برنامه ریزی دقیق داشته باشید.
۳- ساده سازی مهم است
مطمئن شوید که گزارش‌ها ساده، روشن و مختصر هستند. سعی کنید از اصطلاحات خاص و فنی استفاده نکنید. چک لیست‌ها می‌توانند به کاهش اشتباهات کمک کنند و احتمال مستند شدن همه موارد را افزایش دهند. همچنین، ممکن است استفاده از یک فرم استاندارد برای همه شرکت کنندگان در پروژه مفید باشد. جمع آوری و سازماندهی این گزارش‌ها با استفاده از یک فرم استاندارد به ساده سازی گزارش گیری کمک می‌کند.
۴- از فناوری استفاده کنید
تهیه و ذخیره سازی فرم‌های گزارش کاغذی دشوار و بی‌مورد است! توصیه می‌شود از نرم افزارهای کامپیوتری مانند مایکروسافت اِکسل (Excel) برای ایجاد پرونده‌های گزارش گیری استفاده کنید. این کار روند تهیه گزارش‌ها را آسان کرده و قابلیت به اشتراک گذاری و حفظ امنیت اطلاعات را فراهم می‌کند.
کلام آخر
حفظ تصویر واضح از پیشرفت کار در پروژه‌های ساختمانی ضروری است. گزارش گیری ماهانه به ارائه یک نمای کلی از پروژه و چگونگی پیشرفت آن کمک می‌کند. با این حال، جزئیات نحوه پیشرفت کار در گزارش‌های روزانه ساخت و ساز نهفته است. اینجاست که فرم گزارش روزانه کارگاه می‌تواند به عنوان راه حلی برای رفع مشکلات و استناد به سوابق اجرایی پروژه قلمداد شود. به عنوان مدیر پروژه، کلیه دست اندرکاران را موظف به تهیه گزارش کنید تا روند کار به خوبی مدیریت شود.
