فرآیندهای لازم جهت مدیریت ارتباطات پروژه از دیدگاه PMBOK 6th

فرآیند های مدیریت ارتباطات

برنامه ریزی مدیریت ارتباطات: فرآیند توسعه یک رویکرد مناسب و برنامه ریزی برای ارتباطات پروژه بر مبنای الزامات و نیازهای اطلاعاتی ذینفعان و سرمایه های سازمانی در دسترس می باشد. 

مدیریت ارتباطات: فرآیند ایجاد، جمع آوری، توزیع، ذخیره سازی، بازیابی و درنهایت جابجایی اطلاعات پروژه برطبق برنامه مدیریت ارتباطات می باشد.

کنترل ارتباطات: فرآیند نظارت و کنترل ارتباطات در کل چرخه حیات پروژه در راستای تضمین تامین نیازهای اطلاعاتی ذینفعان پروژه است.

برنامه ریزی مدیریت ارتباطات

منفعت کلیدی این فرآیند آن است که رویکرد ارتباطات با ذینفعان را با اثر بخشی و کارایی، شناسایی و مستند می کند. برنامه ریزی ارتباطات پروژه در موفقیت نهایی هر پروژه مهم است. برنامه ریزی ناکافی ارتباطات ممکن است به مشکلاتی چون تاخیر در تحویل پیام ابلاغ اطلاعات به مخاطب نادرست، یا ناکافی با ذینفعان و سوء تفاهم یا سوء تعبیر از پیام ابلاغ شده منجر شوند. در بیشتر پروژه ها، برنامه ریزی ارتباطات خیلی زود انجام می شود، مثلا در طی توسعه برنامه مدیریت پروژه انجام می شود. این امر اجازه می دهد منابع مناسبی چون زمان، بودجه، به فعالیت های ارتباطی تخصیص یابند. ارتباطات موثر بدین معنا است که اطلاعات به فرمت درست، در زمان درست، به مخاطب درست و با اثر درست ارائه شوند. ارتباط کارآمد، بدین معنی است که فقط اطلاعات موردنیاز فراهم گردند.

مدیریت ارتباطات

منفعت کلیدی این فرآیند آن است که یک جریان ارتباطات موثر و کارا را بین ذینفعان پروژه ممکن می سازد. این فرآیند خارج از توزیع اطلاعات مرتبط است و به دنبال تضمین آن است که اطلاعات انتقال داده شده به ذینفعان پروژه، به طور مناسب، تولید، دریافت و درک شوند. همچنین فرصت هایی را برای ذینفعان فراهم می سازد تا اطلاعات، توضیح و روشنگری بیشتری را درخواست نمایند.

کنترل ارتباطات

منفعت کلیدی این فرآیند اطمینان بخشی از جریان اطلاعات بهینه بین تمام شرکای ارتباطی در هر لحظه ایی از زمان می باشد. فرآیند کنترل ارتباطات می تواند تکرار فرآیندهای «برنامه ریزی مدیریت ارتباطات» و یا «مدیریت ارتباطات» باشد. این تکرار ماهیت مستمر فرآیندهای مدیریت ارتباطات پروژه را تشریح می کند. عناصر خاص ارتباطات مانند موضوعات یا شاخص های کلیدی عملکردی  (برای مثال زمانبندی، هزینه و کیفیت برنامه ریزی شده در مقابل واقعی) ممکن است یک بازبینی مجدد بلافاصله را آغاز نمایند درحالی که در موارد دیگر این اتفاق نمی افتد. اثر و عکس العمل ارتباطات پروژه، به دقت باید ارزیابی و کنترل شوند تا تضمین گردد پیغام درست، در زمان درست، تحویل می شود.

منبع

PMBOK 6th.2017