مدیریت طرح و عملکردهای آن

عملکردهای مدیریت طرح

عملکرد های مدیریت طرح، تحت یک موافقتنامه ارائه می شوند که در آن نهاد ساختمانی به عنوان نماینده کارفرما کل فرآیند پروژه را از ابتدا تا انتها و در بعضی موارد تا بهره برداری پروژه، مدیریت می کند. این خدمات اغلب با شناخت یک نیاز از سوی کارفرما برای خلق فضا و ایده های اولیه برای چنین فضایی آغاز می شود و سپس این فرآیند از طریق تکمیل طراحی و ساخت تا تملک و سکونت واقعی و آغاز بهره برداری از تسهیلات تکمیل شده، ادامه می یابد.

مدیریت طرح نگرشی جامع برای اجرای کامل  برنامه ساختمانی در شرایطی که شرکت ساختمانی:

• خدمات تخصصی را به عنوان نماینده کارفرما ارائه می دهد.
• کارمندان رسمی کارفرما را پشتیبانی و حمایت می کند.
• یک نقطه اتکای مرکزی برای مدیریت کل فرایند پروژه ایجاد می کند.
• جزئیات برنامه اجرایی پروژه را برای کاهش مشکلات در طول اجرا مورد بررسی دقیق قرار می دهد.
• می تواند از ترکیبی از سیستم های اجرایی برای طرح و ساخت استفاده نماید.
• ممکن است طیف گسترده ای از خدمات، از مطالعات امکان پذیری تا مدیریت اجرای پروژه را ارائه دهد.

سیستم مدیریت طرح هم در بخش خصوصی و هم در بخش دولتی استفاده می شود و به خصوص زمانی مناسب است که:

• پروژه ها بسیار پیچیده باشند، شامل چندین ساختمان یا سازه های پیچیده ای که برای ساخت به چندین سال زمان احتیاج دارند، همچون؛
  • پروژه های ساخت و یا بازسازی دانشگاه ها
  • تولید با فناوری بالا یا تولید تسهیلاتی که به صورت چندمرحله ایی اجرا می شوند
  • سیستم های زندان های زنجیره ای
  • سیستم های بزرگ ساخت مدارس یا پروژه های به روزسازی
  • توسعه بناهای عظیم برای وقایع خاص
• کارفرما دانش بسیار محدودی از فرآیند ساخت دارد، یا قابلیت درون سازمانی را برای این کار ندارد یا سعی می کند که کارمندان خود را در پروژه درگیر ننماید.

ملاحظات و نکات مهم در رابطه با سیستم مدیریت طرح:

• مدیر طرح هیچ گونه مسئولیت قراردادی در رابطه با طراحی یا اجرا برعهده نخواهد داشت.
• وجود سازگاری میان کارفرما و مدیر طرح بحرانی محسوب می شود، چرا که مدیر طرح به عنوان نماینده کارفرما در اغلب تصمیم گیری ها عمل خواهد کرد.
• تقسیم وظایف میان کارفرما و مدیر طرح بسیار حائز اهمیت است.علیرغم اینکه یکی از مهم ترین جذابیت های سیستم مدیریت طرح، واگذاری اغلب کارها به خارج از سازمان می باشد.

فرآیند انتخاب مدیر طرح و نحوه پرداخت دستمزدها:

فرآیند انتخاب یک مدیر به نحوه انتخاب مدیران اجرا و متخصصان طراحی شبیه است. این فرآیند به خصوص در پروژه های دولتی باید هدفمند انجام شود و مبتنی بر بررسی و تعیین صلاحیت افراد باشد. روند کلی این فرایند عبارت است از:

• درخواست برای بررسی صلاحیت (لیست تفصیلی)
• درخواست برای ارائه پیشنهادات (لیست کوتاه)
• انجام مذاکرات
• انتخاب نهایی

البته معیارهای اصلی انتخاب شامل پیشینه تجربی، میزان رضایت کارفرماهای پیشین، ثبات از لحاظ توانایی های مالی و کارکنان در نظر گرفته شده برای این پروژه است.

چرخه حیات عامل چهارم (مدیریت طرح)

علی رغم تفاوت در ویژگی ها، محتوا و شرایط هر طرح نسبت به طرح های دیگر و منحصر به فردبودن آن شباهت هایی هم بین مراحل انجام طرح ها وجود دارد. مطابق استاندارد (PMBOK) هر پروژه متشکل از 5 فرآیند آغازین، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و اختتام می باشد و با توجه به وظایف و نقش های مدیر طرح مشخص می شود که چرخه حیات عامل چهارم، غیراز اجرا در سایر مراحل فعال می باشد.

به عبارت دیگر در غالب طرح ها، مدیران طرح ها مراحل چهارگانه تعریف، برنامه ریزی، تحویل (حین اجرا) یا کنترل و اتمام را طی می کنند. به مجموع مراحل اجرای طرح ، چرخه حیات گفته می شود. چرخه حیات نماینگر مراحل اصلی و قدم های عمده در اجرا، از شروع تا خاتمه می باشد و می تواند در شناسایی مشخصه های هر مرحله کمک موثری کند. البته اجرای این مراحل به صورت ترتیبی ذکر شده است و آغاز هر مرحله بعدی پس از پایان مرحله قبل صورت نمی گیردو در عمل قبل از پایان برخی از مراحل و تأیید نتایج آن، مراحل بعدی آغاز و عملاً بخشی از فعالیت های دو یا چند مرحله به صورت متوالی و به صورت همزمان اجرا می شود.

مراحل مدیریت طرح در چارچوب حوزه مدیریت مطرح شده در بالا عبارتنداز:

تعریف طرح، برنامه ریزی طرح، تحویل حین اجرای طرح یا کنترل و اتمام طرح، که به صورت مختصر تعریف می شوند و نحوه ارتباط آن با حوزه های مدیریت طرح در قالب مراحل چرخه عمر مدیریت طرح آورده می شود.

منابع:

روش طرح و ساخت با رویکرد (BOT,EPC,TURNKEY) ، دکتر محمود گلابچی، امیر فرجی

روش های اجرای پروژه ، دکتر محمود گلابچی، دکتر عصمت الله نورزایی