مدیریت ریسک پروژه و فرآیندهای آن از دیدگاه PMBOK 6th

ریسک پروژه، یک وضعیت یا واقعه غیر مسلم است که اگر اتفاق افتد، یک اثر مثبت یا منفی بریک یا چند هدف پروژه مانند محدوده، زمانبندی، هزینه و کیفیت دارد. یک ریسک ممکن است یک یا چند علت داشته باشد و اگر اتفاق افتد ممکن است یک یا چند اثر در بر داشته باشد. یک علت ممکن است یک الزام، یک فرض، محدودیت، یا وضعیت بالقوه یا قطعی باشد که موجب احتمال نتایج مثبت یا منفی می گردد.

منشا ریسک پروژه، نامعلومی موجود در تمامی پروژه ها است. ریسک های معلوم آنهایی هستند که شناسایی و تحلیل گشته اند و امکان برنامه ریزی پاسخ برای آن ها وجود دارد. برای ریسک های معلوم که به صورت فعالانه نمی توانند مدیریت شوند، باید یک اندوخته احتیاطی اختصاص داد. برای ریسک های نامعلوم خاص که نمی توان به صورت موثر، مدیریت نمود، باید یک اندوخته مدیریتی اختصاص داد. ریسک منفی پروژه که اتفاق افتاده است را می توان یک مشکل یا موضوع فرض کرد.

ریسک های منفرد پروژه، از ریسک کلی پروژه متفاوت هستند. ریسک کلی پروژه بیانگر اثر عدم قطعیت بر پروژه به صورت یک کل است. که این ریسک های کلی بیشتر از مجموع ریسک های منفرد درون یک پروژه بوده، چرا که شامل تمامی منابع عدم قطعیت پروژه می باشد. این ریسک کلی، مفاهیم تغییرات در نتایج پروژه، هم مثبت و هم منفی را در معرض ذینفعان می گذارد.

سازمان ها ریسک را به صورت اثر عدم قطعیت بر اهداف پروژه و سازمان دریافت می کنند. سازمان ها و ذینفعان، درجات مختلفی از ریسک را بسته به نگرش های ریسک آن ها می پذیرند. نگرش های ریسکی هردوی سازمان و ذینفعان را ممکن است تحت تاثیر تعدادی عوامل که به صورت کلی به سه مورد زیر تقسیم می شوند، قرار بگیرند:

• اشتهای ریسک، درجه عدم قطعیتی است که یک نهاد تمایل به تعهد آن در قبال یک پاداش دارد.
• تحمل ریسک، درجه، مقدار یا حجمی از ریسک است که سازمان یا فرد تحمل می کند.
• آستانه ریسک، به اندازه ای از سطح عدم قطعیت یا سطح اثر اشاره دارد که ذینفع ممکن است علاقه خاص داشته باشد. کمتر از میزان آستانه ریسک، سازمان ریسک را می پذیرد. بالاتر از آن سازمان ریسک را تحمل نخواهد کرد.

فرآیندهای مدیریت ریسک شامل

برنامه ریزی مدیریت ریسک

فرآیند تعریف نحوه هدایت فعالیت های مدیریت ریسک برای یک پروژه است. منفعت کلیدی این فرآیند آن است که اطمینان بخشیدن از درجه، نوع و بروز مدیریت ریسک با ریسک ها و اثر پروژه بر سازمان متناسب باشند. برنامه مدیریت ریسک برای مراوده، اخذ توافق و پشتیبانی تمامی ذینفعان حیاتی است تا تضمین شود فرآیند مدیریت ریسک به صورت اثربخش در کل چرخه حیات پروژه پشتیبانی و انجام می گردند.

برنامه ریزی دقیق و صریح، احتمال موفقیت در فرآیندهای دیگر مدیریت ریسک را ارتقا می بخشد. برنامه ریزی، همچنین در فراهم سازی زمان و منابع کافی برای فعالیت های مدیریت ریسک، و تثبیت مبنایی توافق شده برای ارزیابی ریسک ها، اهمیت دارد. فرآیند برنامه ریزی مدیریت ریسک باید به محض شروع شدن پروژه، آغاز شود و زودتر، طی برنامه ریزی پروژه تکمیل گردد.

شناسایی ریسک

شناسایی ریسک ها، فرآیند تعیین ریسک های اثرگذار بر پروژه، و مستندسازی خصوصیات آن ها است. منفعت کلیدی این فرآیند، مستندسازی ریسک های موجود و دانش و توانایی پیش بینی وقایع برای تیم پروژه است. شناسایی ریسک ها یک فرآیند تکراری است زیرا ریسک های جدید ممکن است با پیشرفت پروژه در چرخه حیاتش نمود پیداکنند. فراوانی تکرار و شرکت در هر چرخه بسته به شرایط تغییر می کند. فرمت بیانیه های ریسک باید ثابت باشد تا درک واضح و روشنی از هر ریسک در راستای پشتیبانی تحلیل اثربخش و توسعه پاسخ، تضمین گردد. بیانیه ریسک باید توانایی مقایسه اثر نسبی وقوع ریسک ها با یکدیگر، در پروژه را پشتیبانی کند. تیم پروژه باید در فرآیند، دخالت داده شود تا آن ها بتوانند حس مالکیت و مسئولیت پذیری در مورد ریسک ها و اقدامات پاسخی مرتبط را توسعه و حفظ کنند. ذینفعان خارج از تیم پروژه ممکن است اطلاعات اضافی تری در رابطه با اهداف را فراهم سازند.

تحلیل کیفی ریسک

انجام تحلیل کیفی ریسک، فرآیند الویت بندی ریسک ها برای اقدام یا تحلیل بیشتر از طریق ارزیابی و ترکیب احتمال وقوع و اثر آن ها است. منفعت کلیدی این فرآیند آن است که مدیران پروژه را قادر می سازد تا سطح عدم قطعیت را کاهش دهند و بر ریسک های با الویت بالا، تمرکز نمایند. انجام تحلیل کیفی ریسک، الویت ریسک های شناسایی شده را با استفاده از احتمال نسبی وقوعشان، اثر متعاقب آن ها بر اهداف پروژه، اگر اتفاق افتند، و نیز عوامل دیگری چون چارچوب زمانی برای پاسخ و تحمل ریسک سازمان، مرتبط با محدودیت های هزینه، زمانبندی، محدوده و کیفیت پروژه، ارزیابی می کند.

تحلیل کمی ریسک

انجام تحلیل کمی ریسک، فرآیند تحلیل عددی اثر ریسک های شناخته شده بر اهداف کلی پروژه است. منفعت کلیدی این فرآیند آن است که اطلاعات کمی ریسک را جهت پشتیبانی تصمیم گیری به منظور کاهش عدم قطعیت پروژه، تولید می کند.

انجام تحلیل کمی ریسک، در مورد ریسک هایی انجام می شود که توسط فرآیند انجام تحلیل کیفی ریسک به عنوان ریسک های با اثرات بالقوه و اساسی بر تقاضاهای رقابتی پروژه، الویت بندی شده اند. فرآیند انجام تحلیل کمی ریسک، اثر وقوع آن ریسک را بر اهداف پروژه تحلیل می کند. غالبا برای ارزیابی اثر تجمعی تمامی ریسک های اثرگذار بر پروژه استفاده می شود. پس از آن که ریسک ها از تحلیل کمی بدست آمدند، فرآیند ممکن است جهت تخصیص یک رتبه عددی الویت بندی به آن ریسک ها استفاده شود.

برنامه ریزی پاسخ گویی به ریسک

برنامه ریزی  پاسخ گویی به ریسک فرآیند توسعه گزینه ها، توسعه استراتژی ها و توافق در مورد اقدامات لازم برای رسیدگی به ریسک های  کلی پروژه و ریسک های فردی در پروژه می باشد. منفعت کلیدی این فرآیند شناسایی شیوه های مناسب برای رفع ریسک های کلی و فردی در پروژه است. این فرایند همچنین منابع و فعالیت های مورد نیاز بیان شده در اسناد پروژه و برنامه مدیریت پروژه را برای این منظور در اختیار می گیرد.

پاسخ های موثر و مناسب ریسک می تواند ریسک هایی که به نوعی تهدید محسوب می شوند را به حداقل برسانند و همچنین ریسک هایی که برای پروژه فرصت می باشند را به حدکثر برسانند.  پاسخ های نامطلوب ریسک می تواند اثر معکوس داشته باشد. هنگامی که ریسک ها شناسایی شدند، و تجزیه و تحلیل و اولویت بندی گردیدند، برنامه ریزی پاسخ به ریسک باید توسط مسئول پاسخ گویی به ریسک، جهت رسیدگی به هریک از ریسک ها تعیین شود. مدیر پروژه همچنین باید در مورد نحوه پاسخ گویی مناسب سطح فعلی ریسک های کلی پروژه رادر نظر داشته باشد. پاسخ های ریسک باید به تناسب اهمیت ریسک در نظر گرفته شوند.

پیاده سازی پاسخ گویی به ریسک

در فرآیند پیاده سازی پاسخ گویی به ریسک، روند اجرای پاسخ های به ریسک، توافق شده است. منفعت کلیدی این فرآیند، تضمین انجام پاسخ های تعیین شده ریسک های پروژه می باشد. همچنین این فرآیند در سرتاسر چرخه حیات پروژه انجام می گیرد.

کنترل ریسک

کنترل ریسک، فرآیند اجرای برنامه های پاسخ به ریسک، ردگیری ریسک های شناسایی شده، نظارت ریسک های باقیمانده، شناسایی ریسک های جدید، و ارزیابی اثربخشی فرآیند ریسک در سراسر پروژه است. منفعت کلیدی این فرآیند آن است که اثربخشی رویکرد ریسک را در سراسر چرخه حیات پروژه جهت بهینه سازی مستمر پاسخ های ریسک، بهبود می بخشد.

فرآیند کنترل ریسک ها، تکنیک هایی چون تحلیل روند و انحراف را به کار می برد که به استفاده از اطلاعات عملکردی تولید شده طی اجرای پروژه، نیازمند است. دیگر مقاصد فرآیند، کنترل ریسک ها، تعیین این است که آیا:

• فرضیات پروژه، هنوز معتبرند؟
• تحلیل، نشان می دهد ریسک ارزیابی شده تغییر کرده است یا می تواند کنار گذاشته شود.
• رویه ها و سیاست ها ی مدیریت ریسک، پیروی می شوند و
• اندوخته های احتیاطی هزینه یا زمانبندی، هم راستا با ارزیابی ریسک های پروژه، باید اصلاح شوند.

منبع:

PMBOK 6th.2017