مدیریت تدارکات پروژه و فرآیندهای آن از دیدگاه PMBOK 6th

مدیریت تدارکات پروژه، شامل فرآیند های مدیریت قرارداد و کنترل تغییر موردنیاز جهت توسعه و اداره قراردادها یا خرید سفارشات صادر شده و اداره قراردادها یا خرید سفارشات صادر شده توسط اعضای دارای مجوز از تیم پروژه می باشد. مدیریت تدارکات پروژه، همچنین شامل کنترل هرگونه قرارداد با یک سازمان خارجی (خریدار) است که تحویل شدنی ها را از پروژه سازمان اجرایی (فروشنده) دریافت می کند، و الزامات قراردادی تعیین شده توسط تیم پروژه در قرارداد را اداره می کند.

فرآیندهای مدیریت تدارکات پروژه 

برنامه ریزی مدیریت تدارکات

فرآیند مستندسازی تصمیمات تدارکات پروژه، تعریف رویکرد و شناسایی فروشندگان بالقوه را شامل می شود. منفعت کلیدی این فرآیند، تعیین این که آیا پشتیبانی از خارج، کسب گردد و اگر بله، چه باید تهیه گردد، چگونه باید تهیه شود و چه مقدار نیاز است و چه زمانی لازم می باشد، است. برنامه ریزی مدیریت تدارکات، آن نیازهایی از پروژه را که بهترین تامین آن ها از طریق تدارک محصولات، خدمات یا نتایج از خارج از سازمان پروژه است در مقابل نیازهایی از پروژه که توسط تیم پروژه قابل انجام هستند، را شناسایی می کند.

برنامه ریزی مدیریت تدارکات، آن نیازهایی از پروژه را که بهترین تامین آن ها از طریق تدارک محصولات، خدمات یا نتایج خارج از سازمان پروژه در مقابل نیازهایی از پروژه که توسط تیم پروژه قابل انجام هستند، شناسایی می کند.

هدایت تدارکات

هدایت تدارکات، فرآیند کسب پاسخ های فروشندگان، فروشنده، و اعطای قرارداد است. منفعت کلیدی این فرآیند آن است که هم راستایی با انتظارات ذینفعان داخلی و خارجی را از طریق توافقات ثبت شده فراهم می سازد. در این فرآیند، تیم، مناقصات یا پیشنهادات را دریافت می کند و از معیارهای ارزیابی قبلا تعریف شده، جهت انتخاب یک یا چند فروشنده ای که هم برای انجام کار واجد شرایط بوده و هم به عنوان فروشنده، قابل پذیرش باشند، استفاده می نماید.

در اقلام تدارکاتی عمده، فرآیند کلی درخواست پاسخ ها از فروشندگان و ارزیابی پاسخ های آن ها می تواند تکرار شود. یک لیست کوتاه از فروشندگان واجد شرایط را می توان براساس پیشنهاد اولیه، تثبیت نمود. سپس ارزیابی تفصیلی تر، براساس سند الزامات جامع و خاص درخواست شده از فروشندگان موجود در لیست کوتاه، می تواند انجام شود.

کنترل تدارکات

کنترل تدارکات، فرآیند مدیریت روابط تدارکات، نظارت برعملکرد قرارداد، و ایجاد تغییرات و اصلاحات در صورت نیاز در قراردادها است. منفعت کلیدی این فرایند آن است که تضمین می کند عملکرد هم فروشنده و هم خریدار، الزامات تدارکات را بر طبق ضوابط توافق نامه حقوقی، تامین می نماید.
هم خریدار و هم فروشنده، قرارداد تدارکات را در راستای مقاصد مشابهی، اداره می کنند. هر کدام از طرفین باید اطمینان یابند که هر دو طرف، الزامات قراردادی خود را رعایت می کنند و حقوق قانونی آن ها محفوظ است.

فرآیند ماهیت قانونی رابطه قراردادی، آن را لازم الاجرا می کند به گونه ایی که تیم مدیریت پروژه، باید مراقب تلویحات قانونی اقدامات اتخاذ شده، درهنگام کنترل هریک از تدارکات باشد. در پروژه های بزرگتر با تهیه کنندگان متعدد، جنبه کلیدی اداره قرارداد، مدیریت تعاملات بین تهیه کنندگان مختلف است. بسته به ساختارهای سازمانی مختلف، بسیاری از سازمان ها، اداره قرارداد را به عنوان یک وظیفه اداری جدار از سازمان پروژه، تلقی می کنند. درحالی که متولی تدارکات ممکن است در تیم پروژه باشد، اما معمولا به سرپرست یک بخش متفاوت گزارش می دهد.

منبع:

PMBOK 6th.2017