چگونه می توان یک مذاکره کننده موفق بود؟
یک مذاکره کننده موفق چگونه برنامه ریزی می کند؟ در منابع مختلف در حوزه آموزش فنون مذاکره، بر اهمیت برنامه ریزی تأکید می شود. در این بخش خواهید دید که مذاکره کنندگان موفق، تا چه حد برنامه ریزی را مورد توجه قرار می دهند.
صرف زمان برای برنامه ریزی
مطالعه و نظرسنجی از مذاکره کنندگان نشان داده است که مذاکره کنندگان موفق در مقایسه با مذاکره کنندگان معمولی، زمان یکسانی را برای برنامه ریزی صرف می کنند. بر پایه این فرض، می توان نتیجه گرفت که آنچه مهم است، نحوه برنامه ریزی است و نه مقدار زمان صرف شده برای برنامه ریزی.
بررسی گزینه های مختلف پیش رو
مذاکره کنندگان حرفه ایی در مقایسه با مذاکره کنندگان معمولی، می توانند گزینه های بیشتری را خلق کرده و بر روی میز مذاکره قراردهند. بنابراین با قطعیت می توان گفت کسی که با راه حل های بیشتری بر سر میز مذاکره حاضر می شود، شانس بیشتری برای ترک موفقیت آمیز بودن مذاکره خواهد داشت.
همچنین مشاهده شده است که مذاکره کننده معمولی، قبل از حضور بر سر میز مذاکره، از توانایی تصور تمام راه حل های احتمالی که از سوی طرف مقابل مطرح خواهد شد برخوردار نیست.
جستجوی زمینه های مشترک
آیا مذاکره کننده حرفه ای، در زمان برنامه ریزی برای مذاکره، وقت خود را صرفاً به زمینه هایی که در آن ها تعارض وجود دارد اختصاص می دهد یا زمینه های مشترک را نیز مورد توجه قرار می دهد؟
سنجش این پارامتر چندان ساده نیست. به همین دلیل در مطالعه انجام شده، این گونه بیان می شود که، مذاکره کنندگان معمولی، قسمت عمده وقت خود را صرف پیش بینی و تحلیل زمینه هایی می کنند که در آن ها اختلاف نظر وجود دارد. اما مذاکره کننده موفق در زمان برنامه ریزی برای مذاکره، بیش از سه برابر مذاکره کننده معمولی به زمینه های مشترک توجه نشان می دهد.
بنابراین در صورتی که تمایل دارید مانند یک مذاکره کننده حرفه ای و موفق رفتار کنید، ضمن توجه به نکاتی که احتمالاً در آن ها تعارض و اختلاف عقیده وجود دارد، بحث و بررسی در مورد زمینه های مورد توافق طرفین را نیز در برنامه ریزی خود مورد توجه قرار دهید.
دیدگاه بلند مدت یا کوتاه مدت؟
مذاکره کنندگان موفق در زمان برنامه ریزی برای مذاکره، بیش از دوبرابر یک مذاکره معمولی، در مورد اثرات بلندمدت تصمیم گیری ها و گزینه ها و نحوه شکل دهی به روابط بلند مدت فکر می کنند.
تعیین حد و حدود هدف ها در زمان برنامه ریزی
برخی از مذاکره کننده گان اهداف صلب و مواضعی تغییر ناپذیر را برای خود در نظر می گیرند. به عنوان مثال با خود می گویند: من در هیچ شرایطی این کالا را پایین تر از یکصد هزار تومان نخواهم فروخت.
اما برخی از مذاکره کنندگان در هنگام هدف گذاری، یک طیف را در نظر می گیرند. به عنوان مثال ممکن است با خود بگویند: ( من قیمت را یکصد و پنج هزار تومان اعلام می کنم امیدوارم بتوانم آن را به قیمت یکصدهزارتومان بفروشم). موارد مختلف نشان داده است که مذاکره کنندگان موفق، معمولاً هدف گذاری را به صورت یک طیف انجام می دهند. اما مذاکره کنندگان معمولی، عمدتا مقادیر مشخصی را به عنوان اهداف ثابت برای خود تعریف می کنند.
برنامه ریزی برای تقدم و تأخر بحث در مورد موضوعات
یکی از فعالیت های مهم در زمان برنامه ریزی برای مذاکره، تعیین موضوعات مورد بحث در طول مذاکره است. سوالی که مطرح می شود، این است که یک مذاکره کننده حرفه ایی و موفق، چگونه تقدم و تأخر موضوعات را انتخاب می کند؟
موارد مختلف نشان داده است که تعیین ترتیب و تقدم و تأخر در موضوعات مورد بحث در مذاکره، از جمله رفتارهای مذاکره کنندگان غیر حرفه ای است. مذاکره کنندگان حرفه ای، در زمان برنامه ریزی برای مذاکره، صرفاً موضوعات مورد نظر خود را فهرست می کنند ولی در عمل، با توجه به شرایطی که پیش می آید و جو عمومی حاکم بر فضای مذاکره، ترتیب مطرح کردن موضوعات را انتخاب می کنند.
استفاده از واژه هایی که طرف مقابل را ناراحت می کند
همه ما از اینکه پیشنهاد طرف مقابل را در مذاکره، (غیر منطقی)، (غیر منصفانه) و (دور از عقل سلیم) بخوانیم، اجتناب می کنیم. به تجربه دریافته ایم که کاربرد این واژه ها، برای ما پیشرفتی در مذاکره ایجاد نخواهد کرد. استفاده از واژه هایی مثبتی نظیر (پیشنهاد سخاوتمندانه)، (پیشنهاد منطقی) و (منصفانه ترین راه حل) برای توصیف و توجیح موضع مذاکره کننده، در مذاکره ها رواج دارند. برخی مذاکره کنندگان اعتقاد دارند استفاده از این واژه ها می تواند به قانع و مجاب کردن طرف مقابل منجر شود. اما مطالعات نشان می دهد، که استفاده از این واژه ها، معمولاً در طرف مقابل حساسیت ایجاد کرده و حتی ممکن است او را عصبانی کند. براساس تحقیقات انجام شده مذاکره کنندگان حرفه ایی، تنها یک پنجم یک مذاکره کننده متوسط از این نوع واژه ها و عبارات در مذاکره خود استفاده می کنند.
ارائه پیشنهاد متقابل
در مذاکره بسیار اتفاق می افتد که یکی از طرفین پیشنهادی را مطرح می کند و بلافاصله از سوی طرف مقابل، پیشنهاد متقابلی (که او فکر می کند می تواند جایگزین پیشنهاد قبلی شود) مطرح می گردد. تحقیقات نشان داده است که مذاکره کنندگان حرفه ای کمتر از این نوع رفتار استفاده می کنند.
به صورت خلاصه می توان این گونه نتیجه گیری کرد که وقتی از پیشنهاد مطرح شده توسط طرف مقابل رضایت ندارید، ارائه کردن پیشنهاد متقابل (قبل از بحث و بررسی پیشنهاد طرف مقابل) معمولاً استراتژی موفقیت آمیزی نیست.
ورود به جریان حمله و دفاع
شکل گیری تعارض در فرآیند مذاکره، دور از انتظار نیست. وقتی بحث و جنجال در مذاکره بالا می گیرد، مذاکره کنندگان معمولاً رفتارهایی احساسی به طرف مقابل و یا ایده های او حمله می کند، طرف مقابل نیز می کوشد به دفاع از خود و موضع خود بپردازد. این دفاع معمولاً از سوی مذاکره کننده اول، به عنوان حمله تلفی می شود و همین روند ادمه پیدا کرده و جریانی از حمله و دفاع متقابل را شکل می دهد. بر اساس مطالعات انجام شده مذاکره کنندگان متوسط، با شنیدن اولین جمله متهم کننده و احساس شروع حمله از سوی طرف مقابل، وارد جریان متوالی حمله و دفاع می شوند و عملاً مذاکره را از مسیر اصلی خود منحرف می کنند. این در حالی است که در مورد مذاکره کنندگان حرفه ای و موفق، احتمال ورود به این جریان، کمتر از یک سوم مذاکره کنندگان معمولی است. به عنوان مثال، مذاکره کننده معمولی با شنیدن عباراتی نظیر ( نه! شما نمی توانید ما را متهم کنید) و یا این اشتباه ما نبوده که منجر به بروز چنین مشکلی شده) به احتمال زیاد وارد فرایند حمله و دفاع شده و نمی تواند مذاکره را در مسیر اصلی خود بازگرداند. این درحالی است که مذاکره کننده حرفه ایی، در زمانی که با چنین عباراتی که روند احساسی و تهاجمی شدن بحث را تشدید می کنند، اجتناب می کند.
در مطالب آینده سایر مواردی که باید در یک مذاکره به کار برد، معرفی می شوند.
منابع:
فنون مذاکره، محمدرضا شعبانعلی
