نکات ضروری در برنامه ریزی زمانبندی پروژه به کمک نرم افزار MSP

1. محدودیت های زمانی فعالیت ها

• با اضافه کردن ستون Constraint و Constraint Date می توان قیدهای زیر را به فعالیت ها اضافه نمود:
  • آغاز در زودترین زمان ممکن (نیاز به تعیین تاریخ ندارد.)
  •  آغاز در دیرترین زمان ممکن (نیاز به تعیین تاریخ ندارد.)
  • زودتر از تاریخ … به پایان نرسد.
  • دیرتر از تاریخ … به پایان نرسد.
  • در تاریخ … به پایان برسد.
  • در تاریخ … آغاز شود.
  • زودتر از تاریخ … آغاز نشود.
  • دیرتر از تاریخ … آغاز نشود.
• اگر برنامه به خوبی تنظیم شده باشد، احتمالا نیازی به قید و محدودیت زمانی نیست. بسیاری از مواقع یک قید را می توان با روابط پیش نیازی نمایش داد.
• موعد اتمام فعالیت را می توان از طریق ستون Deadline تعریف نمود. مفهوم Deadline برابر است با "دیرتر از تاریخ …به پایان نرسد."
• فعالیت هایی که موعد پایان یا قید زمانی داشته باشند، در ستون Indicator علامت مخصوصی را نشان می دهند.
• تنظیم دستی تاریخ شروع و پایان در واقع میانبری است برای تعریف قیدهای "زودتر از تاریخ … آغاز نشود" در ازای تعیین تاریخ شروع و "زودتر از تاریخ … به پایان نرسد" در ازای تعیین تاریخ پایان.
• 4 قید زیر در برنامه ریزی ایجاد تناقض می کنند و بهتر است در حد امکان از آن ها اجتناب کرد. علامت مخصوص این قیدها در ستون Indicator یک لکه قرمز به نشانه هشدار دارد:
  • در تاریخ … به پایان برسد.
  •  در تاریخ … آغاز شود.
  • دیرتر از تاریخ … به پایان نرسد.
  • دیرتر از تاریخ … آغاز نشود.

2. اطلاعات فعالیت

• تمامی آن چه در قبل برای فعالیت ها ذکر شد (و سایر موارد هم چون منابع و پیش نیازها) از طریق Task Informationبرای هر فعالیت قابل تعیین یا بازبینی هست.
• Task Information از طریق دبل کلیک روی فعالیت یا از طریق Task | Properties | Information قابل دسترسی است.

1.روابط پیش نیازی و پس نیازی

• 4 نوع رابطه پیش نیازی قابل تعریف است:

1.  FS: Finish-to-Start               پایان فعالیت پیش نیاز، پیش نیاز آغاز فعالیت پس نیاز است.
2.  FF: Finish-to-Finish             پایان فعالیت پیش نیاز، پیش نیاز پایان فعالیت پس نیاز است.
3.  SS: Start-to-Start                 آغاز فعالیت پیش نیاز، پیش نیاز آغاز فعالیت پس نیاز است.
4.  SF: Start-to-Finish               آغاز فعالیت پیش نیاز، پیش نیاز پایان فعالیت پس نیاز است.

محدودیت های منطقی و نرم افزاری روابط:

1. دور در رابطه پیش نیازی باطل است: A → B → C →A
2. در  MSP نمی توان بین دو فعالیت بیش از یک رابطه مستقیم ایجاد کرد. (البته امکان بیش از یک رابطه مستقیم بین دو فعالیت منطقی است) اگر منطق برنامه بیش از یک رابطه بین دو فعالیت را می طلبد، احتمالا WBS مناسبی تنظیم نشده است و آن فعالیت ها باید خردتر شوند.

• جامع بودن روابط بین فعالیت ها بسیار مهم است. یعنی هر گونه رابطه منطقی که در برنامه قابل تعریف است را تعریف نمایید. گاهی اوقات برنامه ریزان به دلیل وجود تعدادی مسیرهای بحرانی، برخی روابط که حاکم (Driver) نیستند را دربرنامه تعریف نمی کنند. این مساله پس از آغاز اجرا و هنگام به روز رسانی برنامه ایجاد مشکل می نماید. زیرا در بسیاری مواقع به علت تفاوت اجرا از برنامه ریزی، روابط حاکم تغییر می کند (و برخی روابطی که قبلا غیر حاکم بوده اند، حاکم می شوند) که اگر سایر روابط غیر حاکم تعریف نشده باشند، برنامه بی استفاده خواهد شد.
• رابطه حاکم سخت گیرانه ترین رابطه ای است که شروع پس نیاز را تحت تاثیر قرار می دهد. ممکن است یک یا چند رابطه حاکم باشند و یا روابط حاکم در زمان اجرا (به علت تاخیر در برخی فعالیت ها) با برنامه ریزی متفاوت گردد.
• گاهی اوقات برنامه ریزان نمی توانند نوع رابطه لازم بین دو فعالیت را به راحتی تشخیص دهند که در این مواقع معمولا هر رابطه ای سبب یک مشکل خاص در اجرا می شود. مثل رابطه محوطه سازی و برچیدن کارگاه که می تواند FF یا FS با اندکی تعجیل باشد. در این مواقع باید به تیم اجرایی مراجعه نمود یا رابطه ای را برگزید که کمترین مشکل را داشته باشد.
• از قابلیت های بسیار خوب MSP امکان تعریف رابطه بین خلاصه فعالیت هاست که در بسیاری مواقع سبب ساده و خلوت شدن برنامه می شود. البته برای ایجاد پیش نیاز برای یک خلاصه فعالیت، فقط می توان از روابط  FS یا SS استفاده نمود.
•  روش های ایجاد رابطه بین دو فعالیت:
  1. با استفاده از Click+Drag در نمودار گانت (در این روش با کلیک و کشیدن از روی پیش نیاز به پس نیاز، رابطه ایجاد می شود. به این روش یک رابطه FS بدون تاخیر بین دو فعالیت ایجاد می شود. با دبل کلیک روی رابطه و باز شدن پنجره Task Dependencyمی توان نوع آن و میزان تاخیر یا تعجیل آن را تعیین کرد.)
  2. با دبل کلیک روی فعالیت پس نیاز و با استفاده از زبانه Predecessors در پنجره (Task Information که این پنجره قبلا توضیح داده شد) در ستون  Task Nameمربوط به این زبانه، تمامی فعالیت ها و بسته های کاری به صورت Drop-down قابل دسترسی است.
  3. جهت نوشتن فعالیت پیش نیاز، نوع رابطه و مقدار تاخیر در ستون Predecessors در جدول گانت، باید به دستور نگارش رابطه آشنا بود.
     • ({ID}{Type}{Lag/Lead})
     • نمونه هایی از دستور نگارش:
        3FS+4d پس نیاز  4روز کاری پس از پایان  3شروع شود.
        5SS-3ed پس نیاز  3روز تقویمی قبل از آغاز 5
       % 8FS+20 پس نیاز پس از سپری شدن  مدت  8از پایان  ،8آغاز می شود.
       % 12FF-1d,4FS+10پس نیاز 1روز قبل از پایان 12 به پایان رسد و زمانی شروع شود که از پایان 4 به اندازه  مدت زمان 4 گذشته باشد؛ هر کدام که دیرتر بود.
       * در همه این موارد عدد پیش نیاز، همان ID مربوط به ردیف فعالیت پیش نیاز است. ترجیحا در نوشتن روابط از Space استفاده نکنید.
  4. استفاده از فرم فعالیت Task:
  • این فرم را با راست کلیک روی گانت چارت و سپس انتخاب Show Split نمایش داده می شود. سپس در ستون Predecessors برای فعالیتی که مشخص شده پیش نیاز تعریف می شود. استفاده از این روش و در مقایسه با سایر روش ها بیشتر توصیه می شود. زیرا به راحتی می توان با زدن دکمه Next به فعالیت بعدی رفت و همه پیش نیازها را وارد نمود.

5. یا با استفاده از Ctrl+F2 میان بر Task/Schedule /Link The Selected Tasks به شکل & در این روش ابتدا فعالیت پیش نیاز را بگیرید. سپس با گرفتن کلید Ctrl ردیف پس نیاز را نیز بگیرید.

تأخیر و تداخل در روابط فعالیت ها:

تداخل (Laed)

نوعی هم پوشانی مابین زمان دو فعالیت وابسته است. با استفاده از آن می توانیم شروع فعالیت پس نیاز را به اندازه نصف زمان تکمیل فعالیت پیش نیاز به عقب بکشیم.

در MSP مقدار Lead را در فیلد Lag ولی با ضریب منفی وارد کنید.

تاخیر (Lag):

نوعی تاخیر مابین دو فعالیت وابسته می باشد. با استفاده از آن می توانیم مثلا زمان شروع فعالیت پس نیاز را 3 روز بعد از پایان فعالیت پیش نیاز قرار دهیم.

محاسبه شناوری ها:

تا این مرحله، فعالیت ها ساخته شد، قیدهای زمانی اعمال گشت و روابط بین فعالیت ها نیز تعریف گردید. لذا اکنون می توان شناوری (=Slack = Float) فعالیت ها و بحرانی بودن یا نبودن آن ها را بررسی کرد.

• شناوری کل (Total Slack) حداکثر مدت زمانی است که اگر فعالیت به مقدار آن تاخیر کند، پایان پروژه (و هم چنین قیدهای زمانی، و موعد اتمام های تعریف شده و در برخی موارد پایان فعالیت های بدون پس نیاز) به تاخیر نخواهد افتاد. غالبا لفظ "شناوری" را برابر "شناوری کل" به کار می برند.
• شناوری ها تحت تاثیر قیدها و روابط پیش نیازی هستند. برای دانستن صحیح شناوری هر فعالیت باید تمامی روابط را دربرنامه مدل کرد.
• شناوری کل هر فعالیت یا خلاصه فعالیت ها را می توان از طریق ستون Total Slack مشاهده نمود.
• شناوری آزاد (=Free Slack = Free Float) حداکثر مدت زمانی است که یک فعالیت می تواند به تاخیر بیافتد بدون آنکه آغاز فعالیت های پس نیازش به تاخیر افتد. شناوری آزاد را می توان در ستون Free Slack مشاهده نمود.
• زودترین زمان آغاز هر فعالیت را می توان در ستون Early Start و زودترین زمان پایان را در ستون Early Finish مشاهده کرد. زودترین زمان شروع اشاره دارد به زودترین زمانی که فعالیت می تواند آغاز شود با توجه به زودترین آغاز پیش نیازها و پس نیازها، و سایر قیود مطرح، و تسطیح منابعی که لحاظ شده است.
• دیرترین زمان آغاز هر فعالیت را می توان در ستون Late Start و دیرترین زمان پایان را در ستون Late Finish مشاهده کرد.
• شناوری آغاز برابر است با تفاوت آغاز دیر از آغاز زود و آن را می توان در ستون Start Slack مشاهده کرد.
• شناوری پایان برابر است با تفاوت پایان دیر از پایان زود و آن را می توان در ستون Finish Slack مشاهده کرد.
• با راست کلیک بر روی میله هر فعالیت در گانت چارت، یا از مسیر Format | Bar Style و از طریق زبانه  Textمی توان شناور کل یا شناوری آزاد را روی میله های گانت چارت نمایش داد.
• هم چنین می توان با تیک زدن Format | Bar Style | Slack شناوری آزاد هر فعالیت را به صورت خط نازکی کنار آن فعالیت نمایش داد.

بررسی محاسبه مسیر بحرانی

• فعالیت های بحرانی فعالیت های فاقد شناوری (شناوری صفر یا منفی) است که با هر تاخیری در پایان آن، پایان پروژه به تاخیر می افتد.
• پس از پایان مرحله برنامه ریزی بررسی مسیر بحرانی پروژه ضروری است؛ از آن جهت که مدیر پروژه باید توجه بیشتری به اجرای فعالیت های بحرانی نماید تا بتواند پروژه را در مدت مقرر به اتمام رساند.
• واقعیت این است که اغلب با آغاز اجرای پروژه، مسیر اجرا کاملا مطابق برنامه ریزی پیش نمی رود و گاهی اوقات حتی مسیر بحرانی تغییر می کند. لذا بررسی مسیر بحرانی چیزی نیست که فقط یک بار در انتهای برنامه ریزی انجام شود و استاتیک باشد. در هر بار به روز رسانی برنامه باید مسیر بحرانی پیش رو را بررسی نمود. این واقعیت پند بعد دارد که شامل:
  • ممکن است به سبب اجرا فعالیتی که بحرانی نبوده، بحرانی شود.
  • مدیر پروژه نباید تمام توجه خود را معطوف به فعالیت های بحرانی نماید به نحوی که از فعالیت هایی که در زمان برنامه ریزی بحرانی نبوده اند غافل شود.
  • نمایش مسیر بحرانی از طریق تیک زدن  Format | Bar Style | Critical Tasks انجام می شود.
• در عمل فعالیت هایی که شناوری کمی دارند پتانسیل بحرانی شدن دارند. لذا می توان از طریق Option | Advanced تعیین نمود حداقل مقدار شناوری برای بحرانی بودن چقدر است.

• از قابلیت های بسیار خوب نسخه جدید نرم افزار، امکان کنترل مسیر فعالیت ها از طریق Format/Bar Style/Task Path است.
• قبلا نیز بیان شد که از بین روابط پیش نیاز یک فعالیت معمولا یکی از سایرین سخت گیرانه تر است (که آن رابطه منجربه آغاز دیرتر فعالیت نسبت به سایر پیش نیازها می شود). این پیش نیاز سخت گیرانه حاکم (Driver) نامیده می شود. نمایش پیش نیاز حاکم بر هر فعالیت از طریق Format | Bar Style | Task Path | Driving Predecessors امکان پذیر است.

منبع:

https://products.office.com/en/project/project-and-portfolio-management-software?tab=tabs-1