معرفی کنترل پروژه و نحوه ایجاد گزارش عملکرد
هدف ازکنترل پروژه چیست؟
هدف این واحد، هدایت پروژه بر طبق زمانبندی و بودجه تعیین شده و تأمین اهداف و محصولات نهایی پروژه و ذخیره اطلاعات حاصله جهت استفاده در پروژه های بعدی می باشد. این واحد به مدیر پروژه برای بهینه کردن سه عامل زمان، هزینه و کیفیت در اجرای پروژه یاری می رساند.
واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه دارای توانایی ها و قابلیت های زیر است:
۱. تعیین ساختار شکست کار (WBS) جهت اجرای صحیح و عدم تداخل فعالیت ها و منابع آنها.
۲ . طراحی برنامه زمانبندی جامع پروژه که منعکس کننده منطق اجرایی پروژه، اولویت ها و رخدادهای اجرایی پروژه می باشد.
۳ . تعیین تاریخ اتمام پروژه در مرحله برنامه ریزی و زمانبندی اولیه.
۴ . زمانبندی و برنامه ریزی در جهت استفاده از نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهیزات و به طور کلی منابع مصرف مجدد در جهت استفاده مطلوب از آن.
۵. زمانبندی سفارشات خرید مواد، مصالح، ماشین آلات و تجهیزات جهت کاهش هزینه های انبارداری و ضایعات و همچنین زیان های ناشی از راکد ماندن منابع مالی پروژه.
۶ . چگونگی توزیع متریال و به طور کلی منابع غیر مصرف مجدد میان پروژه ها و فعالیت های مختلف آنها.
۷. تعیین میزان نقدینگی پروژه در هر واحد زمانی جهت پرداخت به موقع صورت حساب ها و پیش پرداخت ها.
۸. ثبت و تجزیه و تحلیل نتایج حاصله در مواقع لزوم تغییر در برنامه ریزی پروژه و نگهداری جهت استفاده در پروژه های آتی و جلوگیری از بروز مشکلات مشابه.
۹. ارائه راه حل با صرفه جهت جبران تأخیرات در اجرا برخی فعالیت های پروژه در زمان اجرا.
۱۰. دریافت گزارش های دوره های پیشرفت فعالیت های اجرایی پروژه از پیمانکاران مربوطه.
۱۱. انتقال اطلاعات پیشرفت اجرای هر فعالیت به کامپیوتر جهت پردازش و با استفاده از نرم افزار تخصصی برنامه ریزی و کنترل پروژه.
۱۲. انجام بازدیدهای موردی از نحوه ی پیشرفت اجرایی و اعمال کنترل های لازم.
۱۳. تهیه گزارشات دوره ای از پیشرفت اجرای پروژه، مصرف منابع و هزینه ها در مقایسه با برنامه زمانبندی اولیه در قالب انواع مختلف جداول و نمودارهای میله ای و S-Curve (گزارش تحلیلی).
۱۴. ارسال گزارشات مورد نیاز کارفرما.
۱۵. تهیه صورت وضعیت پروژه.
۱۶. دریافت صورت وضعیت مصوب هر پیمانکار.
گزارش های کنترل پروژه:
در فاز اجرای پروژه به منظور کنترل روند اجرای کارها گزارشات کنترل پروژه تهیه می گردد و این گزارشات بین ذینفعان توزیع می شود که البته این کار بر اساس برنامه مدیریت ارتباطات پروژه صورت می گیرد.
انواع گزارشات بر اساس نوع داده های آن:
- گزارشات محدوده
- گزارشات زمانی
- گزارشات هزینه
- گزارشات ریسک
- گزارشات کیفی
- و….
از منظری دیگر گزارشات کنترل پروژه به گروه های ذیل تقسیم می شود:
- گزارش های روزانه
- گزارش های دو هفته ایی
- گزارش های ماهانه
- گزارش های فصلی
- گزارش های سالانه
گزارش روزانه :
یکی از وظایف کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه مستقر در کارگاه پروژه، تهیه گزارش روزانه می باشد که تهیه آن از اهمیت بالایی برخودار است. ولی متاسفانه در برخی شرکت ها توجه چندانی به این گزارش نمی شود.
دلیل اهمیت گزارش روزانه در کارگاه این است که به منظور تهیه هر گونه گزارش از روند انجام فعالیت های اجرایی پروژه (اعم از گزارش پیشرفت هفتگی، ماهیانه، پیش بینی و …) لازم است اطلاعات مربوط به گزارش های روزانه به آن دوره ای که می خواهیم گزارش تهیه کنیم جمع آوری شده و در غالب گزارش هفتگی، ماهیانه و … ارائه گردد، در نتیجه هرچه اطلاعات گزارش های روزانه جامع و دقیق تر باشد، گزارش هایی که بر اساس آن تهیه می کنید، کامل و درجه اطمینان آن بالاتر خواهد بود. به عبارت دیگر گزارش روزانه یک مرجع اصلی از اطلاعات پروژه است که برای به روزرسانی برنامه زمانبندی پروژه و تهیه هر گونه گزارش از وضعیت حال و پیش بینی آینده پروژه خواهد بود.
هدف از تهیه گزارش روزانه ارائه اطلاعات لازم از عملکرد پروژه به ذینفعان کلیدی (مدیر پروژه، مشاور، کارفرما و ..) به صورت روزانه می باشد. درصورتی که کارگاه در برخی روزها و یا بازه زمانی، به دلایلی تعطیل بوده و هیچ کاری در آن انجام نشده است لازم است گزارش روزانه که بیانگر تعطیلی کارگاه است، تهیه گردد تا از این طریق بیکاری کارگاه پیمانکار به کارفرما اعلام شود.
گزارش روزانه باید تمامی رویدادها و اقدامات انجام شده روزانه کارگاه را شرح دهد که شامل لیست فعالیت های انجام شده، احجام، تعداد نیروی انسانی، تعداد ماشین آلات، مواد و مصالح وارد شده به سایت و مصرف شده، بیان مسائل و مشکلات پروژه (که باعث بروز تأخیر و کندی در روند اجرا می گردد)، شرایط جوی و دما می باشد.
یکی از مواردی که در تهیه گزارش روزانه پروژه باید به آن توجه نمود این است که تمامی گزارش های روزانه باید به تائید سرپرست کارگاه، دستگاه نظارت و یا کارفرما برسد تا رسمیت داشته باشد که بتوان در زمان مناسب (به خصوص زمان پایان پروژه) به آن ها استناد نمود.
منبع:
