مدیریت منابع پروژه و فرآیندهای آن از دیدگاه PMBOK 6th

ترویج و عملکردهای جدید در مدیریت منابع انسانی

سبک های مدیریت پروژه از یک ساختار فرماندهی و کنترل برای مدیریت پروژه ها و رویکرد مدیریتی مشترک و حمایت کننده تر استفاده می کنند که باعث می شود تیم ها با اعطای تصمیم گیری به اعضای تیم توانمند شوند. علاوه بر این، روش های مدیریت منابع انسانی مدرن به دنبال بهینه سازی استفاده از منابع است. روند و شیوه های در حال ظهور برای مدیریت منابع پروژه عبارتند از:

روش های نوین مدیریت منابع: با توجه به ماهیت کمیابی منابع حیاتی، در برخی از صنایع، چندین روند در چند سال گذشته محبوب شده است. ادبیات گسترده در مورد مدیریت ناب، تولید (JIT)، کایزن، کلیه خدمات نگهداری مولد ( TPM)، نظریه محدودیت ها (TOC) و سایر روش هایی که وجود دارند. یک مدیر پروژه باید تعیین کند که آیا سازمان انجام دهنده یک یا چند ابزار مدیریت منابع را اتخاذ کرده و پروژه را بر طبق آن انطباق داده است.

هوش هیجانی (EI): مدیر پروژه باید با بهبود ورودی (به عنوان مثال، خود مدیریت و خودآگاهی) و خروجی (به عنوان مثال، مدیریت ارتباطات)توانایی های شخصی در "EI" شخصی را سرمایه گذاری کند. تحقیقات نشان می دهد که تیم های پروژه ای که موفق به ایجاد گروه "EI" یا تبدیل شدن به یک گروه صالح احساسی می شوند موثرتر هستند. علاوه بر این، کاهش در گردش کارکنان وجود دارد.

تیم های خود سازماندهی شونده: افزایش استفاده از رویکردهای چابک به طور عمده برای اجرای پروژه های فناوری اطلاعات موجب شده است که تیم خود سازماندهی شود، جایی که تیم با عدم کنترل متمرکز کار می کند. در پروژه هایی که تیم های خودمراقبتی دارند، مدیر پروژه (که ممکن است به عنوان مدیر پروژه نامیده نشود)، تیم را با محیط زیست و پشتیبانی مورد نیاز تضمین می کند و تیم را به انجام کار می رساند. تیم "selforganizing" موفق معمولا از متخصصان تشکیل شده است، به جای کارشناسان موضوع، که به طور مداوم در حال وفق دادن خود در راستای تغییرات محیطی باشند، درون خود بازخورد سازنده دارند.

تیم های مجازی / تیم های توزیع شده: جهانی سازی پروژه ها نیاز به تیم های مجازی که در یک پروژه کار می کنند، اما دریک سایت قرار نمی گیرند دارد. در دسترس بودن فن آوری های ارتباطی مانند ایمیل، کنفرانس های صوتی، رسانه های اجتماعی، جلسات مبتنی بروب و کنفرانس های ویدئویی، تیم های مجازی را امکان پذیر ساخته است. مدیریت تیم های مجازی مزایای منحصر به فردی دارد. تخصص در یک تیم پروژه حتی اگر کارشناس در یک منطقه جغرافیایی قرار نداشته باشد، کارکنانی را که از خانه کار می کنند و از جمله افرادی که دارای محدودیت های حرکتی یا معلولیت هستند، نیز استفاده می کند. چالش های مدیریت تیم های مجازی عمدتا در حوزه ارتباطات، ازجمله مسائل احساسی  مانند، انزوا، شکاف در به اشتراک گذاری دانش و تجربه بین اعضای تیم، و مشکلاتی مانندپیگیری های لازم در پیشرفت و بهره وری، اختلاف منطقه زمانی و تفاوت های فرهنگی را در بر گیرد.

فرایندهای مدیریت منابع 

برنامه ریزی مدیریت منابع

برنامه ریزی منابع مدیریت فرآیند تعریف نحوه برآورد، به دست آوردن، مدیریت و استفاده از منابع تیم و منابع فیزیکی پروژه است. مزیت کل این فرآیند این است که رویکرد و سطح تلاش مدیریتی مورد نیاز برای مدیریت منابع پروژه را براساس نوع و پیچیدگی پروژه ایجاد می کند. این فرآیند یکبار یا در نقاط از پیش تعیین شده در پروژه انجام می شود.برنامه ریزی منابع برای تعیین و شناسایی روش برای اطمینان از اینکه منابع کافی برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه در دسترس است استفاده می شود. منابع پروژه ممکن است شامل اعضای تیم، منابع، مواد، تجهیزات، خدمات و تسهیلات باشد. برنامه ریزی منابع موثر باید منابع کمیاب در دسترس بودن یا رقابت را در نظر گرفته و برای آن برنامه ریزی کند.

این منابع را می توان از طریق دارایی های داخلی سازمان و یا خارج از سازمان تهیه کرد. پروژه های دیگری می توانند برای همان منابع موردنیاز برای پروژه در همان زمان و مکان رقابت کنند. این ممکن است به طور قابل توجهی بر هزینه های پروژه، برنامه ریزی، خطرات، کیفیت، و دیگر مناطق پروژه تاثیر بگذارد.

 

برآورد منابع فعالیت ها

برآورد منابع، فرآیند برآورد منابع تیم و نوع و مقادیر مواد، تجهیزات و منابع لازم برای انجام کار پروژه است. مزیت کل این فرآیند این است که نوع،کمیت و ویژگی های منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه را شناسایی می کند. این روند به صورت دوره ای در طول پروژه انجام می شود.

فرآیند منابع برآورد شده با هماهنگی با فرایندهای دیگر، مانند فرایند هزینه برآورد شده است. مثلا:

• تیم پروژه ساخت و ساز باید با قوانین ساختمان محلی آشنا باشد. چنین دانشی اغلب در دسترس فروشندگان محلی است. اگر محیط داخلی سازمان فاقد تجربه با تکنیک های ساخت و ساز غیر معمول و تخصصی باشد، هزینه های اضافی برای یک مشاور ممکن است موثر ترین راه برای اطمینان از دانش کدهای محلی ساختمان سازی در نظر گرفت.

تهیه منابع

به دست آوردن منابع روند اخذ اعضای تیم، امکانات، تجهیزات، مواد، تجهیزات، و دیگر منابع لازم برای تکمیل کار پروژه است. مزیت اصلی این فرآیند، فراهم ساختن طرح ها و راهنمای انتخاب منابع و اختصاص آن به فعالیت های مربوطه می باشد. انجام این فرایند به صورت دوره ای در طول پروژه شکل می گیرد.

منابع مورد نیاز برای پروژه می تواند از داخل یا خارج سازمان برای پروژه تهیه شود. منابع داخلی  از طریق اختصاص دادن مدیران عملیاتی و منابع خارجی از طریق فرآیند های تدارکات به دست می آید.
تیم مدیریت پروژه ممکن است کنترل مستقیم بر انتخاب منابع، به دلیل قراردادهای دسته جمعی، استفاده از پرسنل مقاطعه کار فرعی، و یا دلایل دیگر نداشته باشد.

توسعه تیم پروژه

توسعه تیم پروژه، فرآیند بهبود شایستگی ها، تعاملات اعضای تیم و فضای کلی تیم جهت ارتقای عملکرد پروژه است. منفعت کلیدی این فرآیند، به کار تیمی بهبود یافته، شایستگی ها و مهارت های فردی ارتقاءیافته، کارکنان با انگیزه، نرخ جابجایی کاهش یافته کارکنان و عملکرد کلی بهبود یافته پروژه، منجر می شود.

مدیران پروژه باید مهارت هایی را در راستای شناسایی، ساخت، نگهداری، انگیزه بخشی، رهبری و الهام بخشی تیم های پروژه در راستای دستیابی به عملکرد بالای تیمی و تأمین اهداف پروژه، به دست آورند. کار تیمی یک عامل حیاتی برای موفقیت پروژه است و توسعه اثر بخش تیم های پروژه، یکی از مسئولیت های اولیه مدیریت پروژه می باشد. مدیران پروژه باید فضایی را ایجاد کنند که کار تیمی را تسهیل سازد. مدیران پروژه باید دائماً تیم شان را با فراهم سازی چالش ها و فرصت ها، بازخورد به موقع و حمایت از آن ها در صورت نیاز، و به رسمیت شناسی و پاداش به عملکرد خوب، انگیزه بخشی نماید.

مدیریت تیم پروژه

مدیریت تیم پروژه، فرآیند ردگیری عملکرد اعضای تیم، فراهم سازی بازخورد، حل موضوعات، و مدیریت تغییرات تیمی جهت بهینه سازی عملکرد پروژه است. منفعت کلیدی این فرآیند بر، رفتار تیمی، مدریت تعارضات، حل موضوعات و ارزیابی عملکرد اعضای تیم اثر می گذارد.

به عنوان نتیجه مدیریت تیم پروژه، درخواست های تغییر ارده می شود، برنامه مدیریت منابع انسانی به روز رسانی می شود، مسایل حل می شود، ورودی های ارزیابی عملکرد فراهم می گردند و درس های آموختنی به بانک اطلاعات سازمان اضافه می شود.

مدیریت تیم پروژه به تنوعی از مهارت های مدیریتی جهت پروش کار تیمی و یکپارچه سازی تلاش های اعضای تیم در راستای ایجاد تیم با عملکردد بالا نیاز دارد. مدیریت تیم با ترکیبی از مهارت ها با تأکید خاص بر ارتباطات، مدیریت تعارضات، نذاکره؛ رهبری، در ارتباط است.

کنترل منابع

منابع کنترل فرایند تضمین منابع فیزیکی اختصاص داده شده به پروژه و در دسترس بودن منابع برنامه ریزی شده و همچنین نظارت بر استفاده از منابع و اقدامات اصلاحی لازم ، می باشد. مزیت اصلی این فرآیند تضمین این که منابع اختصاص یافته به پروژه در زمان مناسب و در جای مناسب  در دسترس بوده و منتشر می شوند، و حتی در مواقعی که در  موارد مختلف پروژه بدان نیاز است، را کنترل می کند.این روند طی انجام پروژه پیگیری می شود.

منبع:

PMBOK 6th.2017