چگونگی ثبت اطلاعات واقعی پروژه
فیلدهای زیر مهم ترین فیلدهای مربوط به ثبت اطلاعات واقعی پروژه است:
- % Complete
- Actual Start
- Actual Duration
- Actual Finish
- Remaining Duration
اگر هر یک از فیلدهای فوق برای یک فعالیت مقدار (بالای صفر) بگیرد به معنای شروع آن فعالیت می باشد.
ستون های Finish ،Start و Durtion تا زمانی که مقدار واقعی (Actual) نگرفته باشند، پیش بینی هستند و هنگامی که مقدار واقعی بگیرند، برابر مقدارهای واقعی می شوند. در این حالت مقدارهای برنامه ریزی را باید در ،Baseline Start ، Baseline Duration و Baseline Finish دید.
مقدار گرفتن Actual Finish و یا Complete% =100 یا برابر شدن Actual Duration و Duration به معنای تکمیل فعالیت ها است .
برای ثبت اطلاعات فعالیت ها 2 روش وجود دارد:
- برای هر فعالیت در ستون مربوطه، مستقیما به % Complete درصد پیشرفت آن فعالیت را اختصاص دهیم. البته این روش ساده ترین روش است و توصیه نمی شود. حتی ممکن است این روش منجر به برخی اشتباهات دربرنامه ریزی مجدد (Reschedule) شود.
- روش دیگر به روزرسانی فعالیت است. از مسیر Task | Schedule | Mark on Track | Update Task پنجره، در این پنجرهRemaining Duration وActual Duration ،Actual Start زیر ظاهر می شود. با تعریف نرم افزار درصد پیشرفت (% Complete) را مطابق فرمول های زیر محاسبه می نماید.
- با به دست آوردن %Complete از هر یک از دو روش فوق، می توان درصد پیشرفت واقعی زمانی را مطابق محاسبات بند 5,2 محاسبه نمود. اگر درصد پیشرفت فیزیکی فعالیت ها متفاوت از % Complete بود، می توان مقدار درصد پیشرفت فیزیکی فعالیت ها را در یک ستون عددی مثلا (Number 4) وارد نمود. با تکرار محاسبات قبل روی این ستون، درصد پیشرفت فیزیکی واقعی به دست می آید.
- با مقایسه درصد پیشرفت فیزیکی واقعی و درصد پیشرفت فیزیکی برنامه ای، می توان از انحرافات احتمالی اجرا مطلع شد.
- به عنوان یک قاعده کلی، پس از هر گونه ثبت اطلاعات واقعی در برنامه باید مجددا آن را برنامه ریزی کرد (Reschedule) این کار از مسیر Project | Schedule| Update Project مطابق پنجره زیر انجام می شود. قبلا در به روزرسانی برنامه از این پنجره استفاده شد. این بار از گزینه Reschedule uncompleted work to start after برای برنامه ریزی مجدد فعالیت های ناتمام استفاده می شود.
- ستون های Duration Variance و Finish Variance ،Start Variance تفاوت آغاز، پایان و مدت واقعی و برنامه ریزی شده را نشان می دهد.
- تصویر زیر برنامه ریزی مجدد را برای مثال پروژه آب رسانی نشان می دهد. توجه کنید که هیچ بخش انجام شده ای بعد از تاریخ نظارت و هیچ بخش باقی مانده ای قبل از تاریخ نظارت نمی تواند باشد.
منبع:
