تدوین برنامه زمانبندی یک پروژه چه مراحل و چه مزایایی دارد؟

مقدمه:

قبل از برنامه ریزی و یا به عبارتی پیش بینی قبل از عمل بد نیست تعریفی از پروژه داشته باشیم بنابراین تعریفی مختصر از پروژه را مطرح می نماییم. ( پروژه مجموعه فعالیت هایی منطقی و مرتبط هستند که توسط یک سازمان و یا مدیریت در چارجوب یک برنامه ریزی، زمان بندی و بودجه بندی منسجم اجرا می شود) و همچنین دارای ویژگی های زیر می باشد:

• هدف یا اهداف مشخصی شده ای دارد.
• بودجه (مدیریت هزینه) آن مشخص و محدود می باشد.
• دارای زمان شروع و پایان پیش بینی شده می باشد.
• از منابع تعریف شده (ماشین آلات، مالی و بودجه، زمان و ……… ) استفاده می کند.
• می تواند ویژه و منحصر به فرد باشد.
• و ……………

تدوین برنامه زمانبندی یک پروژه چه مراحل و چه مزایایی دارد؟

در این مرحله تعریفی از خود برنامه ریزی خواهیم داشت:

برنامه ریزی مجموعه فعالیت های هوشمندانه و منطقی است که توسط افراد و یا سازمان هایی که برای منابع موجود خود ارزش قائل بوده و می خواهند با کمترین تهدید، مناسب ترین هزینه و با بهترین شرایط (کیفیت) پروژه و کار خود را به اتمام برسانند در قالب نقشه و پیش بینی قبل از اجرا تهیه می شود.

فواید برنامه ریزی چیست:

• برنامه ریزی اگر به درستی و جامع انجام شود می تواند روشی مناسب جهت تامین اهداف، پروژه و یا کار باشد.
• برنامه ریزی درست روشی مناسب جهت بهینه مصرف کردن منابع می باشد.
• برنامه ریزی می تواند روشی مناسب جهت کاهش استرس در طول مسیر کار ما باشد.
• برنامه ریزی جامع، کامل و دقیق مانع پشیمانی و ناامیدی در طول زمان اجرا می باشد.
• یک برنامه ریزی دقیق و قابل اجرا یکی از بهترین تجارب کسب شده می باشد که می تواند در پروژه های آتی راهنمای ما باشد.
• برنامه ریزی دقیق و اصولی جریان نقدینگی دوره اجرای پروژه را شفاف نموده و بودجه بندی کار را دقیق و زمان بندی می نماید.
• و …………

ویژگی های یک برنامه ریزی (زمان بندی) خوب و مناسب:

• برنامه خوب از اهداف شفاف و مشخص و چشم انداز واضح آغاز می شود.
• برنامه خوب و دقیق از اطلاعات کامل و مناسب به وجود می آید.
• در تمامی برنامه ریزی های درست زمان شروع و پایان فعالیت ها مشخص شده است.
• برای تهیه برنامه زمانبندی دقیق و مناسب تر از کار گروهی و ارتباطات گریزان نباشیم.
• یک برنامه زمان بندی خوب در طول اجرا تغییر نکرده و یا کمتر نیاز به اصلاحات و تغییرات دارد.
• یه برنامه اجرایی مناسب و جامع دارای فعالیت های دقیق اجرایی، بودجه بندی مالی، منابع و …… می باشد.
• و ……….

مراحل برنامه ریزی و زمان بندی یک پروژه و یا فعالیت:

• در مرحله نخست بهتر است چک لیست و فرم های جمع آوری و ثبت اطلاعات لازم جهت برنامه ریزی را تهیه نماییم.
• نسبت به جمع آوری اطلاعات لازم و ثبت آن ها اقدام می نماییم که بهترین منابع قرارداد پروژه، شرایط خصوصی و عمومی پیمان، نقشه های اجرایی، اسناد و مدارک پیوست قرارداد مانند الحاقیه ها (و …….)، مشاوره های لازم با ذینفعان، کارشناسان دفتر فنی و خبرگان کار، مالی و غیره ……. می باشد.
• سپس اطلاعات به دست آمده را در فرم و چک لیست ها که قبلا تهیه نموده ایم ثبت و ضبط و دسته بندی نموده و در پی آن فاز بندی ها، زون ها، مراحل و بخش های اجرایی کار را بر اساس محصول نهایی و یا نوع عملیات و یا هر دو  مشخص می نماییم.
• در مرحله بعدی فعالیت های اجرایی که از اطلاعات مراتب فوق استخراج می شود را شناسایی و پس از دسته بندی و اولویت بندی (براسا س اجرا) در فرم مخصوص خود ثبت می نماییم.
• در این مرحله احجام و مقادیر کار هر فعالیت را شناسایی و در فرم مخصوص خود ثبت می نماییم.
• با توجه به احجام به دست آمده از هر فعالیت و اولویت بندی ها آن ها زمان مورد نیاز جهت انجام فعالیت ها را استخراج و ثبت می نماییم (منابع نامحدود)
• پس از تعیین مدت زمان لازم جهت اجرای هر فعالیت نسبت به برآورد منابع مورد نیاز اجرای آن ها (ماشین آلات، مالی، مواد و مصالح و ….. ) را برآورد و در ستون مخصوص ثبت می نماییم.
• کار بعدی تعیین اولویت بندی اجرایی فعالیت ها بر اساس نقشه های اجرایی و فاز بندی ها ، سیاست های اجرایی ، منابع و…. می باشد و نهایتا در فرم مخصوص ثبت می گردد .
• در این مرحله ساختار اولیه برنامه ریزی و زمان بندی شکل گرفته و می بایستی ضمن بازنگری و کنترل با مفاد قرارداد هم خوانی لازم را داشته باشد.
• مرحله بعدی تخصیص فعالیت ها به گروه یا اشخاصی است که مسئول اجرای کارها تعیین شده اند.