فرآیند های لازم جهت مدیریت هزینه پروژه از دیدگاه PMBOK

نمای کلی فرآیند های مدیریت هزینه پروژه شامل:

برنامه ریزی مدیریت هزینه: فرآیند تثبیت سیاست ها، رویه ها و مستند سازی برای برنامه ریزی مدیریت، مصرف و کنترل هزینه های پروژه است.

برآورد هزینه ها: فرآیند توسعه یک تقریب از منابع مالی مورد نیاز جهت تکمیل فعالیت های پروژه است.

تعیین بودجه: فرآیند تجمیع هزینه های برآوردی فعالیت های منفرد یا بسته های کاری جهت تثبیت خط مبنای تنفیذ شده هزینه است.

کنترل هزینه ها: فرآیند نظارت بر وضعیت پروژه جهت به روزرسانی هزینه های پروژه و مدیریت تغییرات در خط مبنای هزینه است.

در برخی پروژه ها، بخصوص آنهایی که محدوده کوچک تری دارند، برآورد هزینه و بودجه بندی هزینه، به سختی با یکدیگر مرتبط بوده به نحوی که به صورت فرآیندی واحدی که توسط شخصی واحد در دوره زمانی نسبتا کوتاهی انجام می پذیرند، دیده می شوند، این فرآیند ها در اینجا به صورت فرآیند های مجزا بیان می شوند چرا که ابزارها و تکنیک های آن ها باهم متفاوت است. قابلیت تاثیر گذاری هزینه در مراحل اولیه پروژه بیشتر است، به همین دلیل تعریف محدوده اولیه، امری حیاتی است.

مدیریت هزینه پروژه باید الزامات ذینفعان را برای مدیریت هزینه ها در نظر بگیرد. ذینفعان مختلف، هزینه های پروژه را به روش های متفاوت و در زمان های گوناگون خواهند سنجید. مدیریت هزینه پروژه اولا با هزینه منابع مورد نیاز برای تکمیل فعالیت های پروژه در ارتباط است. مدیریت هزینه پروژه همچنین باید اثر تصمیمات پروژه بر هزینه متعاقب بهره برداری، نگهداری و پشتیبانی محصول، خدمت یا نتیجه پروژه را مد نظر قرار دهد.

برنامه ریزی مدیریت هزینه:

منفعت کلیدی این فرایند، هدایت و مدیریت هزینه های پروژه در سراسر پروژه است. فرآیند های مدیریت هزینه و ابزارها و تکنیک های مرتبط آن ها، در برنامه مدیریت هزینه ثبت می شوند. برنامه مدیریت هزینه، مولفه ایی از برنامه مدیریت پروژه است.

برآورد هزینه ها:

منفعت کلیدی این فرایند، آن است که مقدار هزینه لازم برای تکمیل کار پروژه را مشخص می کند. برآورد های هزینه، یک پیش بینی بر مبنای اطلاعات معلوم در نقطه ای از زمان است که شناسایی و لحاظ کردن گزینه های هزینه های مربوط به شروع و تکمیل پروژه را نیز در بر می گیرد. تبادلات هزینه ای و ریسک ها از قبیل ساخت در مقابل خرید، خرید در مقابل اجاره، و اشتراک منابع در راستای دستیابی به هزینه های بهینه پروژه باید مدنظر قرار بگیرند.

برآورد های هزینه باید طی دوره پروژه، بازنگری و اصلاح شوند تا جزئیات اضافی تری که در دسترس قرار می گیرند و فرضیاتی که آزمایش می شوند را منعکس سازند. دقت برآورد پروژه، به موازات پیشرفت های پروژه در چرخه حیات خود، افزایش می یابد.

منابع اطلاعات ورودی، از خروجی های فرایندهای پروژه در دیگر حوزه های دانشی، ناشی می شوند. پس از دریافت، تمامی اطلاعات به عنوان ورودی های تمامی فرآیند های مدیریت هزینه در دسترس خواهند بود.

هزینه ها برای تمامی منابعی که در پروژه صرف خواهند شد، برآورد می گردند که عبارت از کارگر، مصالح، تجهیزات، خدمات و تسهیلات به همراه مقولات خاصی چون تورم، هزینه سرمایه گذاری، یا هزینه های احتیاطی بوده ولی محدود به این ها نمی شوند. برآورد هزینه، یک ارزیابی کمی از هزینه های احتمالی منابع مورد نیاز جهت تکمیل فعالیت است. برآورد های هزینه ممکن است در سطح فعالیت یا به شکل خلاصه ارائه شوند.

تعیین بودجه:

منفعت کلیدی این فرایند، تعیین خط مبنای هزینه جهت نظارت و کنترل عملکرد پروژه است. بودجه پروژه، شامل تمامی سرمایه های تنفیذ شده به اجرای پروژه می باشد. خط مبنای هزینه، ویرایش مصوب از بودجه فازی زمانی پروژه است اما اندوخته های مدیریت را شامل نمی شود.

کنترل هزینه ها:

منفعت کلیدی این فرآیند، آن است که توانایی تشخیص انحراف از برنامه به منظور اتخاذ اقدام اصلاحی و کمینه کردن ریسک را فراهم می سازد. به روزرسانی بودجه نیازمند دانش هزینه های واقعی انجام شده تا تاریخ برنامه ریزی شده است. هرگونه افزایش در بودجه تنفیذ شده، فقط می تواند از طریق فرآیند انجام کنترل تغییر یکپارچه انجام شود. نظارت بر هزینه کرد سرمایه ها بدون در نظر گرفتن ارزش کاری که در حال  انجام است، برای مخارجی که نسبت به موارد دیگر، ارزش کمتری برای پروژه دارند، اجازه می دهد که تیم پروژه در محدوده سرمایه مصوب باقی بماند. بیشترین تلاش کنترل هزینه هایی در ارتباط است. کلید کنترل اثربخش هزینه، مدیریت خط مبنای مصوب هزینه و تغییرات در خط مبنا است.

کنترل هزینه پروژه شامل موارد زیر است:

• اثر گذاری بر عواملی که تغییرات را در خط مبنای تنفیذ شده هزینه ایجاد می کنند.
• اطمینان از این بابت که تمامی درخواست های تغییر، به موقع اقدام می گردند.
• مدیریت تغییرات واقعی، زمانی که رخ می دهند.
• اطمینان از این بابت که مصرف هزینه، از سرمایه مصوب فراتر نمی رود، چه به صورت دوره ای، اجزای WBS، فعالیت یا در کل پروژه.
• نظارت بر عملکرد هزینه جهت جداسازی و درک انحرافات از خط مبنای مصوب هزینه.
• نظارت بر عملکرد کار در مقایسه با سرمایه های مصرف شده.
• جلوگیری از ضمیمه شدن تغییرات تصویب نشده در هزینه گزارش شده یا استفاده از منابع.
• اطلاع رسانی به ذینفعان مقتضی از تمامی تغییرات مصوب و هزینه های مربوطه.
• اقدام جهت کنترل سرریزهای هزینه ای قابل انتظار، درون محدوده های قابل پذیرش.

منبع:

PMBOK 6th . 2017