جایگاه مدیریت ریسک در قراردادها
مالک پروژه یا کارفرما در همان مراحل اولیه پروژه بایـد در مورد نیازهایی از پروژه که می توان از خارج سازمان پروژه تأمین کرد و مواردی را که می توان در داخـل سـازمان پروژه انجام داد تصمیم گیری کند. در صورتی که کارفرما تصمیم به استفاده از سازمان های بیرونی برای تأمین کالاها و خدمات، اطلاعات یا محصولات مورد نیاز پروژه بگیرد، فرایندهای مختلف مدیریت تـدارکات و مـدیریت قراردادهـا می تواندمورد استفاده قرارگیرد.
تعریف مدیریت تدارکات پروژه
مدیریت تدارکات پروژه شامل مدیریت تمامی فعالیت های لازم برای دریافت یا خرید کالاها، خدمات، اطلاعات ومحصولات مورد نیاز برای انجام دادن پروژه از خارج سازمان پروژه است. فرآیندها مدیریت تدارکات، عمدتاً درگیـر قراردادهای پروژه بوده و اسنادی قانونی بین خریدار(کارفرما) و فروشنده (پیمانکار، سازنده، مشاور و غیـره) خواهـد بود. قرارداد یک توافق و تعهد الزام آور دوجانبه است که فروشنده را ملزم به فراهم کردن محصول، خدمت یا نتیجه می کند و خریدار را ملزم به پرداخت بهای آن می نماید. انعقاد قرارداد برای دریافت خـدمات یـا محـصولات، یکـی از روش های تخصیص مسئولیت برای مدیریت یا تخصیص و توزیع ریسک های بـالقوه پـروژه بـین گـروه هـای مختلـف درگیر در پروژه است. در این فصل، به بررسی جایگاه مدیریت ریسک در فرایند تدارکات پروژه می پردازیم. لازم بـه توضیح است، مطالب ارایه شده در این فصل تنها با محور قراردادن تبیین مدیریت ریسک در قراردادهـا و تـدارکات پروژه نگاشته شده است، از این رو، مرجع روش های تهیه و اجرای پروژه ها سایر دستورالعمل های منتشره از طرف سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور هستند.
ریسک در مدیریت قراردادها
اولین قدم در مدیریت تدارکات پروژه، برنامه ریزی تدارکات یا تعیین راهبـرد (اسـتراتژی) تـدارکات اسـت. در ایـن مرحله، تصمیم های مهمی در رابطه با آنکه چه بخش هایی از پروژه بایـد از بیـرون از سـازمان تـدارک شـود، از چـه سیستمی برای تدارک استفاده شود (استفاده از یک منبع و یا منابع متعدد و نوع ارتباط قراردادی با آن هـا) و در چـه زمانی تدارک شود، گرفته می شود. موضوع مهم و بحرانی در این استراتژی، تصمیم گیری در مورد نظام تدارک پروژه است که شامل دو بخش تعیین نوع سازمان برای تدارکات (نحوه استفاده از منبـع یـا منـابع بیرونـی بـرای تـدارک قسمت های مختلف پروژه به ویژه مراحل طراحی و ساخت) و تعیین نوع قرارداد مناسب (بـه لحـاظ روش پرداخـت) برای برقراری ارتباط رسمی با منبع یا منابع تدارکات است. با تصمیم گیری و تعیین استراتژی تدارکات، نحوه تقسیم و تخصیص ریسک های پروژه بین گروه های درگیر در آن مشخص می گردد. در واقع اسـتراتژی تـدارکات بـه دنبـال یافتن بهترین راه برای دستیابی به هدف های پروژه با در نظر گرفتن ریـسک هـا و محـدودیت هـای موجـود در آن و سعی بر توزیع و متعادل ساختن بهینه ریسک ها بین گروه هـای مختلـف پـروژه دارد. از ایـن رو، انتخـاب اسـتراتژی تدارکات پروژه به نوعی مربوط به مدیریت ریسک است.
با تاکید بر روی نوع سازمان برای تدارکات، انواع مختلفی از نظام تدارکات از جمله سیـستم هـایی کـه از منـابع مجزا برای طراحی و ساخت پروژه استفاده می کنند (سیستم متعارف یـا طراحـی ، مناقـصه، اجـرا)، سیـستم هـای استفاده از منبع واحد مسئولیت برای طراحی و ساخت (شامل انواع سیـستم هـای طـرح و سـاخت)، سیـستم هـای مدیریت ساخت و سایر انواع سیستم ها شکل می گیرد. تصمیم گیری در مورد این سیستم ها در برخـی از مراجـع بـا عنوان انواع نظام اجرا یا انجام پروژه یاد شده اند. انتخاب این سیستم ها بستگی به عوامل زیادی از جمله ویژگی های خود پروژه (میزان نو بودن و پیچیدگی طراحی، تکنولوژی مورد استفاده در پروژه، میزان عدم قطعیت ها و مواردی از این قبیل)، میزان روشن بودن خواسته های کارفرما در زمان انتخاب سیستم، توانایی های کارفرما در مدیریت هر یک از انواع مختلف سیستم ها، در دسترس بودن پیمانکاران توانا و دارای صلاحیت در زمینه هـای مـورد نیـاز و بـسیاری عوامل دیگر دارد.
موضوع مهم دیگر در رابطه با استراتژی تدارکات، تعیین نوع قرارداد مناسب (به لحاظ روش پرداخت) برای پروژه است. انتخاب نوع قرارداد پروژه از موارد مدیریت ریسک پروژه (به ویژه ریسک های مالی پروژه) می باشـد. بـرای ایـن منظور باید ریسک های پروژه به صورت مشخص شناسایی شود و مشخص گردد که چگونه باید آن ها را بین گروه های مختلف کاری تقسیم کرد و به آن ها تخصیص داد. لازم به توضیح است که ریسک ها باید به گروهـی تخـصیص داده شوند که بیشترین توانایی و انگیزه را برای تحمل و مدیریت آن داشته باشند. از این رو، تخصیص ریسک ها بـه ویـژه ریسک های مهم و حساس، باید به صورت سنجیده ای صورت گیرد. شناسایی و تخصیص واقع بینانه ریسک ها می تواند منجر به در نظر گرفتن مفاد خاصی در قرارداد شود، به نحـوی که مسئولیت و تعهدات گروه های مختلف را در زمان بروز ریسک روشن سازد. ضمن اینکه نحوه پرداخت به پیمانکار در صورت بروز ریسک ها را مشخص خواهد کرد. در توزیع و تخصیص ریسک ها بـین گـروه هـای مختلـف درگیـر در پروژه نکات زیر باید مد نظر قرار گیرند:
- منشأ یک ریسک خاص چه بوده و کدام گروه می تواند عوامل اصلی بروز ریسک را بـه بهتـرین نحـو کنتـرل نماید؟
- کدام گروه می تواند ریسک را در صورت وقوع به بهترین شکل مدیریت نماید؟
- آیا نگاه داشتن مسئولیت یک ریسک خاص در نزد کارفرما مطلوب کارفرماست یا نه؟
- اگر ریسک قابل کنترل نیست، کدام گروه می تواند و یا باید ریسک را تحمل نماید؟
- آیا هزینه های که گروه دریافت کننده مسئولیت ریسک دریافت می کند، منطقی و به صرفه است؟
- آیا دریافت کننده ریسک تحمل تبعات ریسک را، در صورت وقوع، دارد؟ آیا امکان بروز ریسک هـای دیگـری به دلیل واگذار شدن این ریسک به آن گروه وجود دارد؟ (مثلاً ضعیف شـدن پیمانکـار یـا ورشکـسته شـدن پیمانکار که منجر به پیشرفت کند یا شکست پروژه می گردد)
باید توجه شود که هرگاه در زمان ورود به یک قرارداد، توزیع ریسک به درستی انجـام نـشود و ناعادلانـه یـا غیـر صحیح توزیع گردد، به عنوان مثال گروهی متحمل ریسکی شود که منشأ آن گروه دیگری است، در آن صورت بـروز دعاوی قراردادی در پروژه اجتناب ناپذیر خواهد بـود. اسـتفاده از فراینـد سـاختارمند شناسـایی و تحلیـل ریـسک می تواند منجر به در نظر گرفتن مفاد خاصی در قرارداد شده که در کل به نفع پروژه و ارکان اجرایی آن خواهد شد.
در ادامه به ریسک های هر یک از انواع قرارداد پرداخته خواهد شد.
منابع:
