تعریف و نحوه تخصیص منابع در نرم افزار MSP

تعریف منبع:

به هر یک از مصالح، تجهیزات، ماشین آلات و نیروی انسانی “منبع” گفته می شود.

تابع مصرف منابع نسبت به زمان بر 2 گونه است:

• مصرف برخی منابع تابعی از زمان است مانند تجهیزات و نیروی انسانی که با تغییر مدت اجرای فعالیت، مصرف آن ها نیز تغییر می کند. این منابع در نرم افزار به عنوان Work شناخته می شوند.
•                   مصرف نوع دیگر منابع تابع زمان نیست مانند مواد و مصالح ساختمانی که در نرم افزار به عنوان Material              شناخته می شون د.

علاوه بر این  2 نوع منبع، گونه دیگری از منبع نیز در نرم افزار وجود دارد که Cost نامیده می شود. این گونه در واقع بیانگر نوعی از منابع است که اهمیت خاصی به جز بحث هزینه ای ندارند و  فقط به صورت هزینه به آن ها پرداخته می شود.

•  منابع در Resource Sheet تعریف می شوند. در ستون Resource Name نام منبع و در ستون Type نوع منبع که قبلا ذکر شد تعیین می شود. ستون Initials مخفف نام منبع است.
• اگر منبع از نوع Work باشد، در ستون Max Units بیشینه مقدار در دسترس به تاریخ امروز را برای آن منبع نشان می دهد. به طور مثال این که چه تعداد مهندس، جرثقیل یا کارگر در کل پروژه در اختیار داریم.

• برای منابع از جنس، Work ستون Std. Rate نرخ استاندارد استفاده از منبع را در زمان کاری معین می کند. ستون .Ovt Rate نرخ استفاده از منبع را در ساعات خارج از ساعت کاری (اضافه کاری) تعیین می نماید. ستون Cost/Use نرخ هر بار استفاده از منبع را تعیین می کند. به طور مثال در استفاده از تیم نقشه برداری، می توان در نظر گرفت هر بار مراجعه به سایت علاوه بر دستمزد ساعتی، یک هزینه ثابت (مثلا رفت و آمد) دارد. ستون Base Calendar نیز تقویم پایه برای منبع را نشان می دهد.
• ستون های Std. Rate و Cost/Use برای منابع از جنس مصالح نیز قابل تعریف است. اما ستون Ovt. Rate برای مصالح تعریف نشده است. ستون (Accrue atقابل کاربرد برای هر نوع منبع) نحوه پرداخت هزینه منبع را مشخص می کند: سرشکن در طول استفاده (Prorted) هنگام آغاز کار منبع (Start) و هنگام پایان کار منبع(End).
• اگر مقدار در دسترس منبعی در زمان های مختلف متفاوت باشد، از طریق دابل کلیک روی منبع و با استفاده از قسمت Resource Availablity در پنجره  Resource Information مقدار در دسترس زمان های مختلف تعیین می شود.
• 
• ستون های  Material Label, Group, Code محاسباتی نیستند. در Material Label واحد اندازه گیری مصالح تعریف می شود مثل m3 برای بتن.
• می توان بدون تعریف یک تقویم جدید، در  Resource Information با استفاده از … Change Working Time تقویم هرمنبع را تغییر داد. اما بهتر است از این امکان استفاده نشود، بلکه یک تقویم جدید برای هر منبعی که تقویم متفاوت دارد ایجاد شود.
• در زبانه Cost در Resource Information می توان روش های مختلف محاسبه هزینه برای یک منبع را در زبانه های A تا E تعریف کرد. بعدا در Task Usage از این مساله استفاده خواهد شد. مبنای این کار این است که ممکن است منبعی به ازای استفاده در شرایط مختلف هزینه های مختلفی داشته باشد. بدین معنا که علاوه بر این که نرخ منبع در زمان های مختلف تغییر می کند، در یک زمان واحد نیز بسته به نحوه و محل استفاده نرخ منبع متفاوت است. مثلا در یک مقطع از زمان، نرخ بتن در فونداسیون، 4 طبقه اول، 4 طبقه وسط و 4 طبقه آخر متفاوت است. این تفاوت نرخ را می توان درجدول های A تا E تعریف نمود.

• نوع دیگری از منابع، منابع هزینه ای (Cost) هستند. برای درک بهتر این نوع منابع باید ابتدا به ستون  Fixed Cost در نمای گانت چارت اشاره کرد. در این ستون می توان برای هر فعالیت یک هزینه ثابت (مثلا مربوط به حمل، مجوز فعالیت،آزمایش کیفیت و… و یا ترکیبی از این ها) تعیین نمود. ایراد استفاده از این ستون این است که باید تمامی هزینه های ثابت فعالیت را یک باره و بدون تفکیک در این ستون وارد کرد. لذا نمی توان هزینه های ثابت را دسته بندی کرد و یا بر اساس نوع آن ها گزارش گرفت. برای رفع این مشکل منبع نوع هزینه را به منابع افزوده اند. منابع هزینه ای هم چون مجوزها، آموزش، حمل و نقل و… در  Resource Sheet به عنوان منبع هزینه تعریف می شوند و به هر یک از طرق اختصاص منابع به فعالیت ها، می توان آن ها را به فعالیت ها اختصاص داد. اما مقدار هزینه هر منبع این نوع برای هر فعالیت را باید در Resource Usage مانند تصویر زیر تعریف کرد.

تخصیص و تحلیل منابع

پس از تعریف منابع در Resource Sheet با مراجعه به نمای گانت چارت اقدام به تخصیص منابع به فعالیت ها می نماییم. این کار از چند طریق ممکن است:

• از طریق ستون Resource Names که به طور پیش فرض در نمای گانت قرار دارد.
• از طریق پنجره Task Information و زبانه Resources
• از مسیر Resources | Assignments | Assign Resource
•  از طریق  Task Form که قبلا گفته شد از طریق راست کلیک بر روی گانت چارت و انتخاب Show Split نشان داده می شود ( این روش بیشتر توصیه می شود).

نکته مهم در تخصیص چند منبع به یک فعالیت این است که منابع را به طور هم زمان و یک باره وارد کنید. در غیر این صورت (و در صورت عدم آشنایی با تنظیمات نوع فعالیت که بعدا گفته خواهد شد) ایجاد مشکل می شود.

برای تحلیل منابع از Resource Graph استفاده می شود. برای تحلیل، پس از اختصاص منابع به همه فعالیت ها می توان با مراجعه به نمای  Resource Graph مقدار موجود، میزان استفاده از هر منبع را در زمان های مختلف مشاهده کرد.

در صورتی که در یک بازه زمانی از یک منبع بیش از مقدار موجود استفاده شود -که به آن اضافه تخصیص یا Overallocation گفته می شود- این مساله با نماد قرمز رنگی در  Gant Chart نمایش داده می شود. هم چنین ردیف مربوط به آن منبع در Resource Sheet به رنگ قرمز در می آید. این مساله در Resource Graph نیز به رنگ قرمز نمایش داده می شود. با راست کلیک روی نماد قرمز رنگ زیر می توان مشکل اضافه تخصیص را حل کرد. در بخش تسطیح منابع درباره روش های حل مشکل اضافه تخصیص صحبت خواهد شد.

• در  Resource Graph مقدار موجود با خط مشکی پررنگ و مقدار استفاده از منبع با ستون های رنگی در هر واحد زمان نشان داده می شود. اگر مقدار استفاده از میزان موجود بیشتر باشد، مقدار مصرف اضافی به رنگ قرمز نمایش داده می شود.

• با راست کلیک بر روی نمودار هر منبع در Resource Graph می توان نمودارهای تجمعی (Cumulative) درصد اختصاص (Percent Allocation)، مقدار بیکاری منبع در زمان های مختلف (Remaininig Availability)، هزینه (Cost) و هزینه تجمعی (Cumulative cost) و … را مشاهده کرد.
• در نمای Task Usage می توان منابع اختصاص یافته به هر فعالیت را به تفکیک مشاهده کرد. در این نما میزان استفاده ازهر منبع برای هر فعالیت در ستون  Work نمایش داده می شود. در استفاده از هر منبع پیش فرض بر این است که توزیع نحوه استفاده در مدت زمان فعالیت یکسان است. به این توزیع Flat می گویند. در صورتی که نحوه استفاده واقعی از منبع غیر از این باشد، می توان با افزودن ستون Work Counter از انواع توزیع های دیگر هم چون Front ،Back Loaded ،Bell Loaded و… استفاده کرد.

• در نمای Task Usage می توان نحوه محاسبه هزینه منبع را که قبلا در زبانه Cost در Resource Information تعریف شده است تعیین نمود. این کار با افزودن ستون  Cost Rate Table انجام می شود. مدل های A تا E که قبلا تعریف شد دراین جا در دسترس است.
• برای ایجاد تاخیر در تخصیص منبع می توان ستون Assignment Delay را به جدول افزود و برای آن مقدار تعیین کرد.
• کار برای هر مبنع از جنس کار به صورت زیر تعریف می شود:
  • Work = Duration * Units

به طور مثال اگر در یک فعالیت  4روزه  3کارگر مشغول باشند، کار ایشان برابر  12نفرروز می باشد. اگر هر روز طبق استاندارد برابر 8 ساعت کاری باشد، آن گاه کار مربوط به این منبع در این فعالیت برابر 96 نفرساعت است.

• کار برای هر فعالیت برابر است با جمع کار در ساعات کاری و اضافه کاری:
  • Work = Regular Work + Overtime Work

• با افزودن ستون های Overtime Work و Regular Work با افزایش دادن کار در ساعات، Overtime Work ساعات کار  Regular Work کاهش می یابد به نحوی که جمع آن ها (Work) تغییری نمی کند.

هزینه یک منبع کاری اختصاص یافته به فعالیت نیز این گونه محاسبه می شود:

Resource Cost = Regul. work * Strd. Rate + Ovt. Work * Ovt. Rate + unit(s) * Cost/Use

• نمای Resource Usage شبیه Task Usage است با این تفاوت که در Task Usage منابع مصرفی یک فعالیت را نشان می داد اما این جا برای هر منبع نشان می دهد چه فعالیت هایی از آن منبع استفاده می کنند.

تسطیح منابع

بحث تسطیح منابع از مباحث ویژه و مهم در مدیریت پروژه است. در برنامه هایی که منابع به درستی تعریف شوند، ازمهم ترین دستاوردهای تعریف منابع، امکان تسطیح آن ها است.

در صورتی که منابع در نرم افزار به درستی تعریف شوند، برخی از انواع روابط پیش نیازی که قبلا ذکر شد به دلیل محدودیت منابع است، دیگر در نرم افزار تعریف نمی شود. بلکه با تسطیح منابع، فعالیت ها به موقعیت های نسبی مناسب از هم قرار می گیرند. حسن این مساله در دقت و پویایی بیشتر برنامه است.

•  تسطیح منابع از طریق Resource | Level انجام می شود. در این زبانه موارد تصویر زیر وجود دارد:

• قبل از تسطیح می توان با استفاده از دکمه Next Overallocation بین فعالیت هایی که منابعی از آن ها اضافه تخصیص دارد مروری داشت. با هر بار فشردن این دکمه فعالیت بعدی دارای اضافه تخصیص نشان داده می شود.
• از طریق دکمه Level Resource می توانید تعیین کنید می خواهید کدام منابع را تسطیح نمایید.
• اگر فقط بخواهید تعداد مشخصی از فعالیت های دارای اضافه تخصیص را تسطیح نمایید، ابتدا آن ها را انتخاب کرده، سپس با استفاده از  Level Selection آن ها را تسطیح نمایید.
• با استفاده از دکمه Level All می توان همه پروژه را تسطیح نمود. شرایط و اولویت های تسطیح در Leveling Options تعریف می شود که ادامه می آید. تسطیح انجام شده با استفاده از دکمه Clear Leveling از بین می رود و برنامه به حالت قبل از تسطیح بر می گردد.
• اما در بحث تسطیح، مهم ترین بخش Leveling Options است. مطابق تصویر زیر در Leveling Options می توان تنظیمات تسطیح را تعیین کرد.
• 

تنظیمات تسطیح:

•  Manual/Automatic :دستی یا خودکار بودن تسطیح را معین می کند. در حالت خودکار، پس از اعمال هر تغییری منابع به صوررت خودکار تسطیح می شوند. پیشنهاد می شود از حالت خودکار استفاده نکنید زیرا سبب کندی برنامه می شود و در عین حال ممکن است تغییراتی در برنامه ریزی ایجاد کند که کاربر مطلع نباشد.
• Look for overallocations on a: اضافه تخصیص ها را در بازه های دقیقه، ساعت، روز و هفته را کمتر می کند.بهترین تنظیمات بازه روزانه است که به طور پیش فرض قرار دارد. با انتخاب هر بازه، اضافه تخصیص های بازه کمتر مرتفع نمی شود.
• Clear Leveling values before leveling: اگر انتخاب شده یاشد، با هر بار تسطیح منابع، نتایج تسطیح قبل پاک خواهد شد. پیشنهاد اکید این است که این گزینه فعال باشد.
• Leveling range: بازه تسطیح را معین می کند که یا کل پروژه است یا بازه تعیین شده توسط کاربر.
• Leveling order: از تنظیمات مهم تسطیح است که  3 حالت دارد:
  • ID Only: نرم افزار سعی می کند فعالیت های با  ID کوچک تر زودتر آغاز شوند.
  • Standard: بر اساس شناوری و قیدها، نرم افزار سعی می کند فعالیت هایی که شناوری کمتری دارند زودتر آغاز شوند.
  • Priority, Standard: مانند استاندارد است با این تفاوت که مهم ترین عامل برای زودتر یا دیرتر شروع کردن فعالیت ها اولویت آن هاست که در ستون  Priority تعیین می شود.
• Leveling can adjust individual assignment on a task: برای درک این گزینه لازم است به این نکته فکر کنید که آیا لزوما باید منابع مربوط به یک فعالیت هم زمان کار کنند یا خیر. در برخی فعالیت ها هر منبع می تواند مستقل از دیگری کار خود را انجام دهد و بعد منبع دیگر وارد عمل شود. اگر منبع بتوانند مستقل کار کنند می توانید این گزینه را فعال کنید. در اکثر پروژه ها منابع نمی توانند مستقل از هم کار کنند و لذا توصیه می شود از این گزینه استفاده نکنید. این مساله را می توان به صورت موردی برای هر فعالیت از طریق ستون Assignment Level وارد نمود.
• Leveling can ccreate splits in remaining work: با فعال کردن این گزینه، تسطیح ممکن است برخی فعالیت ها را بشکند. بدین معنی که بخشی از کار انجام شود و مدتی فعالیت نیمه کاره تعطیل شود سپس از سرگرفته شود. در ستون  Level Can Split می توان این گزینه را به طور موردی برای هر فعالیت تعیین کرد. تفاوت Level Can Split  وLevel Assignment در تصویر زیر نشان داده شده است.
• پس از تسطیح، تاریخ های شروع و پایان اکثر فعالیت های دارای اضافه تخصیص تغییر می کند. ستون های Preleveled Start و Preleveled Finish تاریخ های آغاز و پایان قبل از تسطیح را نمایش می دهد. هم چنین ستون Leveling Delay میزان تاخیر ایجاد شده در فعالیت به ازای تسطیح را نشان می دهد. روش دیگر تسطیح فعالیت ها این است که به ستون Leveling Delay به صورت دستی مقدار دهید. بدین صورت که به یکی از روش های بهینه تسطیح میزان تاخیر هر فعالیت را محاسبه کرده، و در نرم افزار وارد نمایید.
• در صفحه منابع (Resource Sheet) با افزودن ستون  Can Level می توان تعریف کرد کدام منابع قابل تسطیح هستند وکدام نیستند.
• هم چنین با افزودن ستون  Peak به منابع، می توان بیشترین مقدار مورد نیاز از هر منبع را مشاهده کرد.
• روش دیگر تسطیح منابع که در برنامه های سبک کاربرد دارد این است که مانند شکل زیر با راست کلیک روی فعالیت های دارای اضافه تخصیص، مشکل اضافه تخصیص را با افزایش مدت فعالیت یا کاهش حجم کار حل نمایید.

در ادامه مطلب زیر پیشنهاد می شود: برنامه واقعی و برنامه پیشرفت

منبع:

products.office.com