در جهان امروز اقتصاد و تجارت، داشتن ارتباطات سریع و مطمئن بسیار حیاتی است. با پیاده سازی نظام ارتباطات یکپارچه، شما می توانید مطمئن باشید که سازمان شما می تواند هر دو نوع ارتباطات داخلی و خارجی را در زمان موردنیاز تحت کنترل و مدیریت داشته باشد.
زمانیکه تلفن، ایمیل، پیام کوتاه، ویدئو کنفرانس و سایر ابزارهای ارتباطی از هم جدا باشند، توانایی سازمان در برقراری ارتباط همزمان بین کارکنان و مشتریان و مصرف کنندگان گسسته از هم و دارای ریسک بالایی بوده، بهره وری پائین آمده و خدمات مشتریان تحت تاثیر قرار خواهد گرفت.
مقاله حاضر به بررسی 10 دلیل اساسی در خصوص اهمیت پیاده سازی یک سیستم ارتباطات یکپارچه در سازمان می پردازد و طبیعتاً این مقوله فراتر از راحتی و داشتن تکنولوژی های به روز می باشد. یک برنامه ارتباطات یکپارچه بهینه، می تواند چگونگی ارتباط بین کارمندان و مشتریان را به کمک روش های مختلف، بازتعریف نماید و باید محور و تمرکز اصلی در همه سازمان های کوچک و بزرگ باشد.
1- آمادگی مواجه شدن با مشکلات
زمانیکه مشکلی در سازمان رخ می دهد، ارتباطات نقشی بسیار اساسی خواهد داشت. داشتن یک استراتژی ارتباطات یکپارچه مبتنی بر فناوری Cloud، ارتباطات شما با سرویس ها و خدمات به صورت مطمئن و غیرمنقطع و نیز تحت مدیریت مطمئن برقرار بوده و شما می توانید از هر کجا و با هر دستگاهی، به سیستم ارتباطات دسترسی داشته باشید.
2- سیار بودن
کارکنان و کارمندان سازمان می توانند به صورت ریموت و از راه دور و از هرنقطه شهر و یا کشور از طریق لب تاپ و سایر دستگاه ها، پاسخگوی تماس های خود باشند. داشتن همچون امکانی برای کارکنان و کارمندان میتواند میزان پاسخگوئی و مسئولیت پذیری آنان را به شکل بسیار موثری بالاتر ببرد. توانایی دسترسی به تماس ها و ارتباطات می توان روزانه حدود 30 دقیقه زمان را از طریق کم کردن موانع بهره وری در سازمان، صرفه جوئی نماید.
3- مقیاس پذیری در سازمان
معمولاً در یک سازمان، نرخ رشد تا حدودی غیرشفاف است که این مقوله امکان برنامه ریزی کوتاه مدت و بلند مدت را برای داشتن یک سیستم ارتباطات موثر، غیرممکن می سازد. داشتن سیستم ارتباطات یکپارچه، به شما امکان مقیاس پذیری در سازمان را بر اساس نیاز مربوطه و بدون صرف هزینه، خواهد داد.
4- بهره وری
کارکنان و کارمندان یک سازمان از ابزارهای ارتباطی بسیار متنوعی برای برقراری ارتباطات در طول روز استفاده می کنند. داشتن سیستم ارتباطات یکپارچه، امکان هماهنگ سازی این ابزارهای ارتباطی را در راستای اهداف سازمان خواهد داد که طبیعتاً منجر به افزایش بهره وری و بازدهی در سازمان خواهد گردید.
5- تعامل و همکاری بهبودیافته
ابزارهای کنفرانس تحت وب، صوتی و یا تصویری به کارکنان سازمان امکان برگزاری جلسه، تعامل و به اشتراک گذاشتن مدارک و اطلاعات را از هر دستگاهی، در هر زمانی و در هر مکانی را خواهد داد.
6- مدیریت سیستم
با داشتن سیستم ارتباطات یکپارچه، امکان مدیریت و نظارت بیشتر و موثرتری را نسبت به وضعیت ابزارهای ارتباطی چندگانه خواهید داشت که می توانید این مهم را با داشتن تعداد نفرات IT کمتر، هزینه و منابع سازمانی کمتری به انجام برسانید.
7- امنیت بالاتر
برای بسیاری از مشاغل، نیازمندی های متعدد و زیادی برای گرفتن نسخه پشتیبان و جایگزین برای فکس ها، ایمیل ها، تماس های صوتی و … موردنیاز است. با داشتن سیستم ارتباطات یکپارچه، می توانید تنها یک راهکار و روش برای گرفتن نسخه پشتیبان و بایگانی همه این موارد داشته باشید.
8- ارتباطات داخلی موثرتر
سازمان های مجهز به سیستم ارتباطات یکپارچه مانند VoIP، به صورت متوسط برای هر کارمند در هر روز حدود 32 دقیقه زمان کاری صرفه جوئی خواهند نمود، به دلیل اینکه کارکنان به راحتی و با اولین تلاش و بدون رفتن و حضور فیزیکی می توانند با سایر کارکنان ارتباط برقرار نمایند.
9- کاهش هزینه ها
با داشتن سیستم ارتباطات یکپارچه، هزینه های سازمان کاهش پیدا نموده و در عین حال بیشتر قابل پیش بینی خواهد بود. این سیستم شما را از صرف هزینه های بسیار زیاد چندصد میلیون تومانی برای خرید ابزارهای ارتباطات سنتی، بی نیاز خواهد نمود.
10- تطبیق پذیری
تطبیق پذیری سیستم ارتباطات یکپارچه در سازمان های مختلف در طی چندسال گذشته بسیار مشاهده گردیده است و در عین حال رشد و تقاضای بیشتری را در طی 5 سال گذشته به همراه داشته است. این رشد هیچ نشانی از کم رنگ شدن نداشته و آنگونه که متخصصین پیش بینی نموده اند تا سال 2025 رشدی دو رقمی خواهد داشت. سازمان هایی که خود را با این سیستم وفق نداده اند، خود را در معرض یک ایراد رقابتی در آینده ای بسیار نزدیک قرار داده اند.
منبع: وبسایت کاکس بلو
-
-
-
-
-
-
-
