مقدمه
معضل بزرگی که در سازمان ها در خصوص عدم ارائه گزارشات کاربردی مدیریتی وجود دارد. ارائه گزارشات بی محتوی و پیچیده مدیریتی نه تنها راهکاری در سازمان ایجاد نمی کند بلکه در مواقعی مشکلاتی را نیز اضافه می کند. بی شک در سطح عملیاتی تولید و یا کارگاه ها اغلب گزارشات کاربردی تهیه می شود ولی در سطح مدیریت ارشد کسب و کار گزارش ها یا مدیریتی نیستند و یا در همان سطح عملیاتی ارائه می شوند. باید مدیران و یا مسئولانی در سطوح بالای سازمانی وجود داشته باشند تا با دسترسی به اطلاعات عملیاتی و اطلاعات سطوح بالای سازمانی با تهیه گزارشات مدیریتی، عاملی در جهت تصمیم گیری های استراتژیک سازمان باشند.
معمولا اولین مشکلی که در تهیه گزارشات وجود دارد، نبود اطلاعات و در مرحله دوم عدم توانایی استخراج مطالب از گستره اطلاعات موجود جهت تهیه گزارشات و سوم مشخص کردن خواننده گزارش می باشد.
خواننده گزارش کیست؟
قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید. درواقع چه کسی یا کسانی، بر اساس گزارش شما تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد. هدف را بیابیم و بدانیم که خواننده گزارش ما کیست و چه اطلاعاتی از موضوع دارد که در فهم مقصود، او را یاری می کند و چه اطلاعاتی باید به او داد تا در نتیجه‌گیری نهایی سودمند باشد.
بنابراین با توجه به موارد فوق تهیه گزارش جدید به یکی از این دو شکل مربوط می شود:
- از شما خواسته می شود که گزارشی جدید تهیه کنید.
- خود شما شروع به تهیه گزارش می نمایید.
قبل از آن که نوشتن را آغاز کنیم، باید تمام اطلاعات، حقایق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در اندیشه خود سازمان دهیم، هدف را بیابیم و بدانیم که خواننده گزارش ما کیست و چه اطلاعاتی از موضوع دارد که در فهم مقصود، او را یاری می کند و چه اطلاعاتی باید به او داد تا در نتیجه‌گیری نهایی سودمند باشد.
در روش "ب" باید کاملا به موضوع تخصصی خود مسلط باشید چون شما خلق کننده یک گزارش هستید. و باید تحلیل های کاربردی از آمار و ارقام گزارش خود داشته باشید و بدانید آیا موضوع بررسی شده شما آیا نیاز و یا معزل سازمان است یا خیر. معمولا در تهیه این گزارشات باید به موضوعات مهم مدیران و یا مسائل مهم سازمان اشراف داشته باشید. به عنوان مثال خروج نیروهای سازمان یک موضوع مهم می تواند در سازمان باشد و یا برگشت و عدم فروش محصولات نسبت به گذشته را نشان دهید.
مکانیزم دسترسی به اطلاعات
یکی از مراحل مهم در تهیه گزارشات شناسایی و دسترسی به اطلاعات می باشد. بی شک اطلاعات نادرست از منبع غیر مرتبط و تحلیل و گزارش آن اثرات مخرب تری را در سازمان خواهد داشت . در این خصوص لازم است است قبل از شروع به واحد و یا سیستم اصلی اطلاعات دسترسی پیدا کرد. به عنوان مثال وضعیت و آمار تولید حتما می باید از واحد برنامه ریزی تولید درخواست شود . وضعیت آمار فروش از سازمان فروش و یا اطلاعات مالی سازمان از مدیریت مالی دریافت شود.شاید سوال پیش آید خوب هر واحد گزارش مختص به خود را ارایه دهد موضوع مهم اینجاست که گزارشات مدیریتی یعنی تحلیل داده های واحدها و یا سازمانهای مختلف و ارائه راه کار های لازم به مدیران ارشد سازمان.
در جهت دسترسی به اطلاعات درست سازمان ، می باید ساختار سازمانی را بشناسیم. ساختار با هدف مشخص شدن شرح وظایف و ارتباطات در سازمان تهیه و پیاده سازی می شود .
در جهت دسترسی به اطلاعات درست سازمان ، می باید سیستم های اطلاعاتی را شناسایی و در صورت امکان کاربری آن را فقط با سطح دسترسی تایید شده در اختیار گرفت و یا از مسئول دسترسی به اطلاعات کمک گرفت.
دسته بندی اطلاعات
پس از دریافت اطلاعات خام می باید آنها را به اصلاح الک کرد.. تا به اطلاعات مورد نیاز اولیه خود دسترسی پیدا کنیم. استفاده از نرم افزار اکسل در این خصوص به تهیه کنندگان گزارش توصیه میشود . به عنوان مثال وقتی قصد تحلیل فروش سینماهای شهر و یا کشور داریم پس از دریافت بانک اطلاعاتی که در قسمت قبل توضیح داده شد می باید اطلاعات اضافی سایر سینما ها رو حذف کرد به عبارتی دامنه اطلاعات را کمتر نمود، سپس در دامنه محدود شده مطالب و امار های غیر ضروری را حذف نمود در مثال بالا وقتی قصد گزارش آمار فروش سینما ها مد نظر است، عنوان فیلم پرفروش و یا تعداد صندلی سینما ها مد نظر نمی باشد. پس با حذف موارد اضافه، شروع ساخت یک بانک اطلاعاتی بهینه می نماییم.
معیار ها و شاخص های گزارش مدیریتی
یک گزارش مدیریتی خوب شامل اطلاعات و شاخص های عددی و اندازه گیری شده است. تعریف های کلی در گزارش مدیریتی نباید وجود داشته باشند. مدیران ارشد علاقمندند همه چیز تبدیل به عدد و رقم شده باشد. بدون عدد و رقم گزارش شما تبدیل به یک توصیه نامه خواهد شد که پر از الفاظ بزرگ است و معمولا غلو امیز به نظر می آیند و خیلی توجه کسی را جلب نمی کند.
برای کنترل وضعیت شاخص حتما می بایست با هدفی آن را مقایسه نمود در غیر این صورت نمی توان فهمید وضعیت شاخص در سازمان نشان دهنده وضعیت مثبت است یا منفی.
تعریف شاخص
یک ابزار اندازه گیری کمی است که می تواند برای مونیتورینگ واندازه گیری کمی وکیفیتی فعالیت های که بر اقدامات سازمان اثر می گذارد مورد استفاده قرار گیرد.
به عنوان مثال شما در هنگام مراجعه به پزشک و دستور چک آپ بدن خود حتما نیاز دارید به آزمایشگاه مراجعه کرده و در آنجا با کنترل و برداشت ها موجود، نتیجه را در قالب یک سری شاخص برای شما ارائه دهند و حد بالا و پایین بودن این شاخص ها، نشان از سلامت و یا بیماری شماست در هر سازمان نیز باید شاخص های را تعریف و سلامت سازمان را اندازه گیری کرد.
برای کنترل وضعیت شاخص حتما می باید با هدفی آ نرا مقایسه نمود در غیر این صورت نمی توان فهمید وضعیت شاخص در سازمان نشان دهنده وضعیت مثبت است یا منفی.
روش های هدف‌گذاری برای شاخص ها
- مقایسه با گذشته
- مقایسه با دیگران
- مقایسه با استاندارد
- مقایسه با چشم‌انداز
- مقایسه با توانمندی
نمونه شاخص های کلیدی در سازمان
تهیه گزارش و تحلیل اطلاعات
به مهمترین قسمت کار رسیدیم، قسمتی که انجام دادن آن یک هنر است از روش تحلیل گرفته تا زیبایی ارایه گزارش که هرکدام موضوع مهمی را به خود اختصاص می دهد. برای تهیه و تحلیل کردن گزارش، می باید ابتدا برای خودمان مسیر تهیه و چیدمان گزارش را در ذهنمان طراحی کرد. اینکه چه نمودارهای برای چه اطلاعاتی نیاز است. و پس ازتهیه نمودارها و جداول، باید با دقت زیاد به آنها نگریست. که چه برداشتی را باید از این نمودارها نمود این همان نقطه عطف گزارشات مدیریتی است. پس برای فهم بهتر این قسمت گام به گام به همراه نمونه مثال پیش می رویم.
در ابتدا باید به موارد زیر توجه کرد.
- طراحی ذهنی گزارش
- شناسایی نمودارها و جداول مورد نیاز
- تهیه و تحلیل اطلاعات
فرض کنید شرکتی هستید که مشغول کسب و کار در حوزه سینما هستید حال قصد دارید وضعیت فروش سینمای خود را برای مدیران آن شرکت تحلیل نماید. در مرحله اول باید دید آیا شما برای فروش شرکت خود هدفی را تعیین کرده اید یا خیر که مسلماً باید هدف تعیین شده فروش شرکت شما بر اساس خروجی های تعیین شده باشد، اهداف سازمانی هر شرکت بر اساس چشم انداز ترسیم شده آن شرکت مشخص می شود که به عنوان مثال در سال 97 می باید پیش بینی فروش چگونه رقم بخورد تا با اهداف سازمانی مطابقت داشته باشد.
پس اول باید بدانید اهداف کوتاه مدت و یا بلند مدت سازمان چیست.
در بعضی از مواقع ممکن است شما با مقایسه رقبای خود می خواهید وضعیت کسب و کار را بررسی و رصد کنید. برای این کار می باید دامنه گزارش خود را مشخص کنید به عنوان مثال برای فروش سینما بهتر است مقایسه در بین هم رده های خود انجام شود تا بتوان مقایسه درستی را انجام داد. ما قصد داریم گزارشی از وضعیت فروش سینماها مشهد گزارشی را تهیه کنیم.
تهیه گزارش و تحلیل اطلاعات فروش سینما
در ابتدای گزارش می بایست به معرفی و امکانات و محل هر کدام از سینما ها ی آن شهر پرداخت .
- نام سینما
- تعداد سالن
- تعداد صندلی
- محل
تهیه آمار و اطلاعات فروش سینماهای
در این قسمت می باید به آمار و اطلاعات فروش سینماها دسترسی پیدا کرد. مشخص است که این آمار را نمیتوان از خود سینماها دریافت نمود بلکه می بایست مسیری دیگر مانند سازمان سینمایی کشور مراجعه نمود و اطلاعات و جداول کلی را دریافت نمود. که ممکن است حجم و گستردگی اطلاعات با گزارش شما متفاوت باشد برای این کار شما باید شروع به الک کردن اطلاعات نمایید. و یا برجی از آمار را خودتان محاسبه کنید. به عنوان مثال فروش کل یک سینما مشخص شده است تعداد بازدید کننده آن سینما نیز مشخص است پس می توان متوسط قیمت فروش هر بلیط را محاسبه نمود.
- فروش ماهانه هر سینما
- تعداد بیننده هر ماه
- متوسط فروش بلیط
- درصد فروش نسبت به سایر سینماهای شهر
- متوسط نشستن روی هر صندلی در ماه
استفاده از تمپلیت های مشخص و از قبل طراحی شده در محیط پاور پوینت، بسیار برای ارائه گزارشات مدیریتی مناسب است.
- ساختار صفحه بندی گزارش
- روکش گزارش
- فهرست(برای گزارشات با صفحات زیاد)
- خلاصه مدیریتی(برای گزارشات با صفحات زیاد)
- مفروضات گزارش
- صفحات
- ضمایم(برای گزارشات با صفحات زیاد)
روکش و صفحات گزارش
- به هیچ عنوان از اوردن توضیحات متنی زیاد خودکاری کنید.
- استفاده از رنگهای ملایم
- به چیدمان جداول و تصاویر باید توجه کنید.
- سادگی رنگ صفحه و از استفاده رنگ های جیغ خود داری کنید.
روکش گزارش
روکش گزارش می باید بسیار ساده و حاوی اطلاعات مهمی به شرح ذیل باشد.
- موضوع گزارش
- تاریخ تهیه
- بازه زمانی گزارش در صورت لزوم
- تهیه کننده
- رده گزارش
- زیبایی و سادگی
- لوگو شرکت
توصیه های اولیه
سادگی رنگ صفحه و از استفاده رنگ های جیغ خود داری کنید.
روکش گزارش
در روکش گزارش محل لوگو شرکت، تهیه کننده گزارش، تاریخ تهیه، مخاطب گزارش باید عنوان شود.
صفحات گزارش
در صفحه بعدی گزارش می باشد به لوگو، فاصله خطوط، و محدوده مطالب توجه داشت.
توصیه
به هیچ عنوان از اوردن توضیحات متنی زیاد خودکاری کنید.
استفاده از رنگهای ملایم
به چیدمان جداول و تصاویر باید توجه کنید.
نمودارها
در تهیه گزارش می باید کلیه خطوط اضافه که چشم را آزار می دهد را حذف نمود با استفاده از افکت ها و رنگ های ملایم اطلاعات آماری را منعکس کرد.
در تهیه گزارش می باید با استفاده از افکت ها و رنگ های ملایم اطلاعات آماری را منعکس کرد.
خلاصه مدیریتی
چکیده مطالب مهم گزارش می باشد که در قالب حداکثر یک صفحه برای رویت مدیران ارشد تهیه می شود .
“مهمترین دلیل برای نوشتن خلاصه مدیریتی این است که در بسیاری از موارد، تنها بخشی است که توسط مخاطب خوانده میشود.”
استفاده از ابزارهای تحلیلی در گزارشات
با توجه به توانمندی فراوان اکسل، امروزه اغلب شرکت ها از این نرم افزار به عنوان ابزاری جهت تهیه گزارشات استفاده می نمایند. یکی از کاربرد های Excel تهیه نمودارها، بانک های اطلاعاتی، گزارشات تحلیلی و داشبورد مدیریت پروژه می باشد. مدیران با دریافت گزارشات استاندارد و صحیح می توانند وضعیت سازمان را بررسی نمایند لذا تسلط و آشنایی با نحوه کاربرد این نرم افزار برای متخصصین ضروری می باشد.
نمودار خطی
نمودارخطی (Line Chart) ابتدایی‌ترین نوع نمودار می‌باشد. نمودار خطی از جمله پرکاربرد ترین نمودارها در اکسل می باشد، می توان در این دسته از نمودارها داده ها را به صورت نقطه نقطه ترسیم نمود و یا نقاط را به صورت خطی یا غیر خطی به یکدیگر متصل کرد این نوع نمودار معمولاً برای نشان دادن نحوه رشد یک مقدار منفرد در طول زمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. و یا برای نشان دادن بهبود وضعیت در فاصله زمانی معین و مساوی مناسب است.
نمودار خطی، در واقع فقط از یک خط تشکیل شده است که نقطه‌های ایجاد شده براساس اطلاعات موجود بر روی محورهای X و Y را به یکدیگر متصل می‌کند. برای اینکه نمودار کارآیی لازم را داشته باشد، هر سری از اطلاعات باید در مورد داده‌های مشترکی ارائه شده باشند. معمولاً نقطه‌های مشخص دادهها در واحد زمان یا هر دوره ثابت دیگری می‌باشد.
برای دیدن زیر مجموعه های نمودار خطی اکسل از تب Insert در نوار، ابزار قطعه Chart و سپس گزینه Line را انتخاب نمائید.
نمودار ستونی
اگر می‌خواهید عنصری را با عنصر دیگری مقایسه کنید، نمودار ستونی (Column Chart) این کار را برایتان انجام می‌دهد. مثلاً می‌توانید این نوع نمودار را برای نشان دادن میزان فعالیت هر کدام از شعبه‌های یک شرکت در انجام کار خاصی مورد استفاده قرار دهید.
در نمودار ستونی آیتم ها به صورت افقی و مقادیر به صورت قائم نمایش می یابند. این نوع نمودارها نوع پیش فرض نمودار اکسل است این نمودار برای مقایسه مقادیر در مقاطع زمانی مختلف معتبر است.
نمودار ستونی نیز مانند نمودار خطی می‌باشد. اما در اینجا به جای اینکه نقطه‌های به دست آمده، با استفاده از یک خط منفرد به یکدیگر متصل شوند، مستطیلی از محور X تا نقطه مزبور ترسیم خواهد شد. در نمودار ستونی برخلاف نمودارهای خطی، تقریباً هر پارامتری را می‌توانید به عنوان داده‌های محورها مورد استفاده قرار دهید.
برای دیدن زیر مجموعه های نمودار ستونی اکسل از تب Insert د در نوار ابزار قطعه Chart و سپس گزینه Column را انتخاب نمائید.
Pie chart
در مواردی که هدف نشان دادن اجزای تشکیل دهنده یک مقدار منفرد باشد، استفاده از نمودار دایره ای (Pie Chart) بسیار متداول است. در این صورت می‌توان اجزای تشکیل‌دهنده نمودار را از نظر کمی با یکدیگر مقایسه کرد. نمودار دایره ای می‌تواند از یک سری داده‌های منفرد تشکیل شود که نقطه‌های داده‌های آن حداکثر می‌توانند 7 نقطه باشند. اگرچه برنامه می‌تواند با تعداد بیشتری از نقطه‌ها نیز کار کند، اما برشهای بسیار نازک موجب میشود که خواندن نمودار مشکل شود. زیرا برشهای مزبور کوچکتر از آن خواهند شد که بتوان تفاوت آنها را تشخیص داد.
برای دیدن زیر مجموعه های نمودار دایره ای اکسل از تب Insert د در نوار ابزار قطعه Chart و سپس گزینه Pie را انتخاب نمائید.
نمودار pie یا کیکی برای نشان دادن سهم قسمتهای مختلف متغیرها استفاده می شود.
Radar Chart
نمودارهای راداری (Radar Chart) نیز نوعی از نمودارهای خطی به شمار می‌آیند. تنها تفاوت اصلی نمودار مزبور این است که نمودار مزبور به جای اینکه نسبت به محور ترسیم شود، نسبت به یک نقطه مرکزی ترسیم میشود، یعنی خطی افقی در نمودار خطی، که در نمودار راداری به صورت دایره نشان داده میشود.
در حالاتی که بخواهیم بیش از سه ویژگی را برای گزینه‌های متفاوت بر روی یک نمودار نمایش دهیم، بهترین گزینه پیش‌رو نمودار راداری می باشد. برای مثال سه گزینه برای خرید خانه داریم و ۵ معیار تصمیم گیری مانند هزینه، محل و ….. برای تصمی گیری موجود است. در این حالت نمودار راداری هر معیار تصمیم گیری را بر روی یک محور نشان می‌دهد و مقادیر را بر روی محورهای مختلف با استفاده از خط به یکدیگر وصل می‌نماید.
برای مشاهده زیر مجموعه های نمودار رادای بر روی گزینه Other Charts قطعه Charts کلیک کنید واز کشوی باز شده گزینه Radar را انتخاب کنید.
نمودار پراکندگی
نمودارهای پراگندگی (Scatter Chart) نیز بسیار شبیه نمودار خطی می‌باشند، با این تفاوت که این نمودارها برای ترسیم خوشه‌هایی از دادهها مورد استفاده قرار می‌گیرند. در اینجا یک، یا چند سری از دادهها بر روی محورY قرار می‌گیرند و برحسب مجموعه مقادیری که به محور X اختصاص داده شده‌اند، ترسیم خواهند شد
در نمودار پراکندگی، برخلاف نمودار خطی، داده‌هایی که بر روی محور X قرار می‌گیرند، دیگر نمی‌توانند نشان‌دهنده نقطه‌های مربوط به داده‌های مختلف باشند. بلکه محور X باید در واقع نشان‌دهنده تغییرات یکنواخت یک نوع داده منفرد باشد. این نوع نموار برای ترسیم داده‌های علمی بسیار مناسب است.
برای دیدن زیر مجموعه های نمودار پراکندگی اکسل از تب Insert د در نوار ابزار قطعه Chart و سپس گزینه Scatter را انتخاب نمائید.
نمودار قیفی
یکی از پرکاربردترین نمودارهایی که در حوزه‌ی فروش، مارکتینگ و زمینه‌های متنوع دیگری به کار می‌آیند، «نمودار قیفی» است. این نمودارها برای نمایش دادهها طی مراحل مختلف یک فرآیند استفاده می‌شوند.
به عنوان مثال، فرض کنیم که شما یک کافی شاپ دارید.
مشتریان مشکوک شما همه افرادی هستند که از کنار مغازه شما عبور می کنند. شما عملا نمی دانید که آیا مایل به خرید قهوه شما هستند یا خیر.
اما مشتریان احتمالی شما چه کسانی هستند؟ هر فردی که به نحوی احتمال می دهید به خرید قهوه از شما علاقمند باشد مشتری احتمالی شما است. در عمل، هر فردی که پشت ویترین کافی شاپ می ایستد و نگاهی به دکور مغازه شما می اندازد یا ماشین خود را در پارکینگ مخصوص شما پارک می کند، می تواند مشتری احتمالی شما باشد.
مشتریان احتمالی شما هنگامی به مشتری راغب تبدیل می شوند که متوجه می شوید قطعا به خرید علاقمند هستند؛ در این مثال، افرادی که وارد کافی شاپ شما می شوند مشتری راغب محسوب می شوند.
و سرانجام، هنگامی که چیزی سفارش می دهند و پول آن را پرداخت می کنند، تبدیل به مشتری بالفعل شما می شوند.
نمودار پارتو
یکی از ابزارهای معرفی شده در حوزه دانش مدیریت کیفیت پروژه در استاندارد PMBOK 2008 استفاده از نمودار پارتو (Pareto chart) می باشد.
قاعده 20/80 بدین معنا است که در هرچیزی، میزان اندکی (20 درصد) دارای اهمیت حیاتی و بسیاری (80 درصد) کم اهمیت و یا دارای اهمیت ناچیز است. در مورد پارتو این قاعده بدین معناست که 20 درصد مردم 80 درصد ثروت را در اختیار دارند. در کار اولیه جوران چنین بیان شده است که 20 درصد نواقص باعث 80 درصد مشکلات می شوند. مدیران پروژه ها می دانند که 20 درصد کار (اولین ده درصد و آخرین ده درصد) 80 درصد زمان و منابع را صرف می کند. می توانیم قاعده 20/80 را در مورد تقریباً هرچیزی بکار ببریم، از علم مدیریت گرفته تا جهان فیزیک.
نمودار استخوان ماهی- علت و معلول
نمودار استخوان ماهی روشی مفید و ارزشمند در حل و شناسایی مسائل است در اصل، آنها این تکنیک را تنها روشی تجزیه و تحلیلی برای بیان، شناسایی و شناخت ابعاد مسئله می دانند که توانایی های زیادی در نمایان ساختن اِلمان ها، اجزای مسئله و روابط بین آنها دارد و می تواند تصویری کلی از مسئله را در اذهان ترسیم کند که با یک نگاه، تمامی شاخه ها و ابعاد آن قابل درک و فهم باشد.
نمودار TIME LINE
یکی از روش‌های نمایش یک یا چند داده، حسب تغییرات یک متغیر (مثلا زمان) است.
اگر متغیر ما «زمان» باشد، به نمودار فوق اصطلاحا timeline یا نمودار تسلسل زمانی گفته میشود. تایم‌لاین در علوم مختلف کاربرد دارد. کاربرد اصلی آن، نمایش وقایع یک بازه زمانی معین یا واقعه (فیزیکی یا تاریخی یا …) خاص است.
-
-
-
-
-
-
-
