چگونه برنامه ریزی برای یک پروژه را شروع کنیم؟

مقدمه

مسلما شروع برنامه ریزی یک پروژه مطابق استانداردهای موجود شامل فرآیندهای مشخصی می باشد، در این مطلب می خواهیم در کنار این فرآیندها تجارب کاری وتکنیک های کلیدی در حوزه برنامه ریزی پروژه را خدمت شما متخصصین داشته باشیم تا بتوانیم گامی  مفید در برنامه ریزی بهتر پروژه داشته باشیم.

نکات مهم کلیدی در شروع برنامه ریزی یک پروژه

شناخت پروژه

متخصصین برنامه ریزی پروژه می باید به این موضوع توجه داشته باشند که قبل از شروع برنامه ریزی حتما می باید نسبت به پروژه شناخت (اولیه) داشته باشند. شناخت اولیه یعنی آشنایی با قسمتهای مختلف یک پروژه و شناخت فعالیت های اجرایی آن پروژه می باشد. جهت سرعت بخشیدن در این حوزه می باید به سوابق گذشته پروژه های آن سازمان مراجعه و با اطلاعات موجود و بازدید میدانی و پرسش از متخخصین پروژه سطح معلومات کاری خود را بالا ببرید.

روش انجام پروژه

ممکن است دو پروژه با طراحی مشابه روش انجام متفاوتی داشته باشند به عنوان مثال موقعیت جغرافیایی یک پروژه نسبت به پروژه دیگر باعث شود فعالیت های ابتدایی پروژه به علت مشل ترافیک شهری و یا موضوعات دیگر در طول روز انجام نشود و یا متفاوت بودن نوع سازه، و یا سقف و یا حتی توجه به صنعتی سازی در پروژه مثل دیوار ها و یا پله های پیش ساخته و .. برنامه ریزی زمانی پروژه را متفاوت می نماید.

تهیه شناسنامه پروژه

لازم است متخصصین کنترل پروژه برای هر پروژه، یک شناسنامه پروژه که حاوی اطلاعات و  مشخصات کلی پروژه از منظر کلان می باشد تهیه نمایند به عنوان مثال تعداد طقبه، زیر بنا، ارتفاع؛ زیر بنای مفید و مشاعات، نوع نما، زمان شروع و پایان پروژه و … در یک پروژه ساختمانی مد نظر می باشد.
شناسنامه پروژه خلاصه شده اطلاعات اجرایی منشور پروژه می باشد که در ارایه گزارشات به مدیران و ذینفعان پروژه نیز می توان ازآن استفاده نمود. با توجه به تغییرات پروژه حتما بروز رسانی شناسنامه پروژه در دستور کار ماهانه می باید قرار گیرد.

بررسی و برداشت از نقشه ها

در این بخش می باید اصول اولیه نقشه خوانی و برداشت اطلاعات پروژه را از منظر برنامه ریزی پروژه یادگیری نماییم. حتما لازم نیست طراحی نقشه را در برنامه کاری داشته باشیم بلکه باید در شروع برنامه ریزی پروژه بتوان ابعاد، نوع متریال، و… را از نقشه ها برداشت نمود.

مطالعه قراردادهای موجود

قراردادها، توافق های کاری بین تامین کنندگان و مجریان پروژه می باشد، متخصصین برنامه ریزی پروژه می باید این توافقات را مطالعه نمایند که خارج از این چارچوب برنامه ریزی اتفاق نیافتد. از جمله این اطلاعات می توان به: موضوع یک قراداد، مبلغ قرارداد، زمانبندی و شرایط خصوصی پیمان اشاره نمود.

بررسی مستندات قبلی زمانبندی در آن سازمان

مدیریت اسناد، زیر ساخت مدیریت دانش یک سازمان می باشد. با مراجعه به مرکز آرشیو اطلاعات، می توان تجربیات و سوابق دانش حوزه کاری را استخراج نمود و قدم های بعدی را بهتر جهت برنامه ریزی پروژه برداشت.

تهیه WBS

یکی از مهمترین قسمت های برنامه ریزی یک پروژه تهیه ساختار شکست یا همان WBS می باشد. با تهیه این ساختار میتوان ساختاری اجرایی پروژه را از بالا به پایین دید و اینکه پروژه چه محدوده اجرایی دارد. تهیه ساختار اشتباه از رایج ترین مشکلات برنامه ریزی پروژه می باشد. برای تهیه ساختار درست علاوه بر سوابق گذشته می باید با تیم مهندسی پروژه نیز هم فکری نمود. در پروژه های تخصصی تجهیزاتی مثل  تصفیه خانه ، پست برق و … ساختار شکست پروژه های مشابه خارجی نیز می تواند در فضای اینترنت کمک بسزایی در برنامه ریزی نماید.

تهیه CBS (هزینه ها)

در ادامه تهیه ساختار شکست فعالیت های پروژه، می باید مطابق قراردادهای موجود و یا هم فکری با تیم مهندسی براورد ریالی در هر حوزه ساختار شکست را جهت کنترل و مدیریت بودجه پروژه در دستور کار قرارداد. این قسمت از کار معمولا در دفاتر PMO تهیه می شود. کنترل بر قیمت تمام شده پروژه سود و زیان یک بنگاه اقتصادی است اهمیت آن در بقای یک سازمان نقش دارد. جهت برنامه ریزی در این حوزه متخصصین کنترل پروژه می باید در ابتدا با مفاهیم اقتصادی و بودجه بندی پروژه آشنا باشند.

تهیه برنامه زمانبندی کلان تک صفحه ای

مطابق با ساختار شکست تهیه شده می باید زمانبندی سطح یک فعالیت های پروژه را  مطابق با مفاد قرارداد تهیه  نمود و پس از تایید مدیریت پروژه و تیم مهندسی اقدام به تهیه برنامه تفصیلی نمود.

تهیه زمانبندی تفصیلی

پس از تهیه زمانبندی کلان، وارد بخش برنامه ریزی تفصیلی پروژه می شویم. توجه به تخصیص منابع موجود و یا در دسترس در برنامه ریزی تفصیلی بسیار حائز اهمیت است. پس از تکمیل برنامه تفصیلی در صورت مغایرت نسبت به زمانبندی قراردادی می باید تدابیر لازم جهت افزایش منابع را در دستور کار قرار داد و پس از نهایی شدن برنامه، و تصویب مدیریت پروژه و سایر ذینفعان بالا دستی، نسبت به ابلاغ آن به کارگاه می باید اقدام نمود.

منبع:

http://reza-alamdar.ir/