نمودار گانت و نحوه ترسیم آن در اکسل

نمودار گانت چارت که چند دهه‌ای از مطرح شدن آن می‌گذرد، یکی از مهم‌ترین ابزارها در پروژه‌های کوچک و بزرگ محسوب می‌شود. روش رسم گانت چارت می‌تواند بسته به سلیقه فرد متفاوت باشد. اغلب از اکسل استفاده می‌شد ولی امروزه نرم افزار تخصصی تحت وب در این زمینه زیاد شده‌اند. نمودار گانت چارت علی رغم همه مزایایی که دارد، با یک سری معایب نیز دست و پنجه نرم می‌کند.

نمودار گانت چارت از کجا شروع شد؟

هنری گانت و فردریک تایلور در اوایل قرن حاضر، نمودارهای کار – زمان را برای برنامه ریزی فعالیت‌های پروژه‌ها ابداع نموده و به کار گرفتند. این نمودارها پایه و اساس نمودارهای میله‌ای هستند که هم اکنون نیز در برنامه ریزی پروژه‌ها متداول بوده و در کشور ما یکی از شیوه‌های رایج برنامه ریزی پروژه است.

از نارسایی‌های این نمودارها، عدم قابلیت آن‌ها در نشان دادن ارتباطات (وابستگی‌ها) بین فعالیت‌های پروژه است. با این حال در موارد بسیاری، از جمله در امر تخصیص و تسطیح منابع، نمودارهای میله‌ای دارای کاربردهای مفیدی می‌باشند.

در ترسیم نمودارهای گانت (میله‌ای) رعایت چند قانون ساده الزامی بوده و باعث خواهد شد که به میزان قابل توجهی به کارآیی آن‌ها افزوده شود. با این وجود، در بسیاری از موارد دیده می‌شود که این قوانین، مورد اغماض قرار می‌گیرند.

در صورت در دست داشتن یک شبکه  CPM، تبدیل آن به یک نمودار میله‌ای با توجه به دستورالعمل‌هایی که بیان می‌شود، باعث خواهد شد که شبکه حاصل، هم از مزایای نمودارهای میله‌ای (در نشان دادن زمان‌های فعالیت‌ها) و هم از مزایای شبکه‌های CPM (در نشان دادن وابستگی‌های بین فعالیت‌ها) برخوردار باشد.

گانت چارت چیست؟

در سمت چپ این نمودار لیستی از فعالیت‌ها و در رو به روی آن زمان مناسب برای انجام هر فعالیت نمایش داده می‌شود. هر فعالیت با یک مستطیل نمایش داده می‌شود که از طول و جای قرار گرفتن این مستطیل تاریخ شروع، پایان و زمانی که صرف آن فعالیت می‌شود استناد می‌شود.

اطلاعات نشان داده شده در گانت چارت

در نمودار گانت اطلاعات زیادی به نمایش در خواهند آمد که شاید بتوان مهم‌ترین آن‌ها را در چند مرود زیر خلاصه کرد.

• انواع فعالیت‌ها چه هستند؟
• چه موقع یک فعالیت شروع و پایان پیدا می‌کند؟
• هر فعالیت تا چه زمانی ادامه دارد؟
• چه فعالیتی با فعالیت‌های دیگر همپوشانی دارد؟
• ابتدا و انتهای کل پروژه چه زمانی است؟

به طور خلاصه می‌توان گفت که چارت گانت به ما این امکان را می‌دهد که بدانیم چه کارهایی در چه زمانی قرار است انجام شوند.

گانت چارت برای چه کسانی مفید است؟

نمودار گانت ابزار موثری برای افرادی است که نقش‌های زیر را دارند:

• مدیران پروژه
• راهنمایی تیم
• مدیران عمومی
• مدیران عملیات
• مدیران منابع انسانی
• مدیران برنامه ریزی
• مدیران کار
• مدیران بازاریابی
• طراحان
• مدیران اجرایی و مدیران اجرایی
• … و هر کس دیگری که نیاز به یک نمایش فوری از یک جدول زمانی پروژه دارد.

 با پیشرفت تکنولوژی نرم افزارهای مدیریت پروژه، امروزه هر کسی ممکن است از نمودارهای گانت به صورت آنلاین یا به صورت مدیریت شخصی خود از آن استفاده کند.

پیش نیازها برای رسم گانت چارت

اولین چیزی که قبل از تنظیم یک نمودار گانت نیاز دارید، داشتن یک طرح دقیق از پروژه است. یک طرح از پروژه شامل یک سری از وظایف متقابل است که باید در یک نظم خاص انجام شود.

برای مثال، هنگامی که می‌خواهید به دفتر جدید بروید، قبل از امضای قرارداد اجاره نامه، نمی‌توانید درباره طراحی فضای اداری تصمیم گیری کنید. هریک از فعالیت‌های یک پروژه دارای تاریخ شروع و  تاریخ پایان بوده که زودتر از آن تاریخ نمی‌توانند آغاز شوند و دیرتر از آن تاریخ نمی‌توانند به پایان برسند.

جهت ایجاد یک طرح پروژه ابتدا باید ساختار شکست فعالیت‌های مربوط به آن پروژه تهیه شود. در این ساختار شکست، کارها به زیر مجموعه ایی از فعالیت‌های مختلف تقسیم می‌شوند و به این ترتیب سلسله مراتبی از کارها بوجود می‌آید.

نرم افزارهایی مانند mind mapping می‌توان برای ایجاد یک ساختار شکست کار با همه جزییات استفاده کرد.

آموزش رسم گانت چارت در اکسل

چگونه می‌توان یک گانت چارت در نرم افزار اکسل تهیه کرد؟ در ادامه با معرفی چند روش به این پرسش پاسخ خواهیم داد و در زمان کمی می‌توانید. با استفاده از نرم افزار اکسل میتوانید نمودار گانت چارت را به سه روش زیر رسم کنید.

نمودار کاملی مانند نمودار زیر تهیه کنید.

در زمان کمی می توانید نمودار کاملی مانند نمودار زیر تهیه کنید.

و حتی جزییات زیر را به نمودار خود اضافه کنید.

در ادامه چگونگی ایجاد چند مدل گانت چارت را در اکسل توضیح داده شده است.

روش اول؛ رسم نمودار ساده گانت چارت در اکسل

جدولی با عناوین نام فعالیت‌ها، تاریخ شروع، مدت زمان فعالیت و تاریخ پایان آاده کنید که در شکل زیر نمونه آن به تصویر کشیده شده است.

همچنین می توانیم در سمت راست نمودار را گسترش داد. و تاریخ انجام فعالیت ها را در بالای آن نمایش دهید.

البته ما می توانیم سلول ها را به صورت دستی پر کنیم اما خوب است که قالب بندی شرطی را تنظیم کنیم تا رنگ ها هر زمانی که تاریخ شروع یا پایان را تغییر می دهند به روز شود. برای هر سلول، فرمول بررسی می کند که آیا تاریخ در بالای ستون بزرگتر یا برابر (یا بعد از) تاریخ شروع و کمتر از (قبل از) تاریخ پایان آن سطر قرار گیرد. اگر چنین است، سلول به این صورت نشان داده شده شود.

در نتیجه صفحه نمایش گرافیکی نمودار گانت شما مانند شکل زیر نمایش داده می شود. که به سادگی تغییر کرده و آماده می شود.

روش دوم

برای ایجاد یک نمودار گانت در Excel، می توانیم با داده های تاریخ شروع، تاریخ پایان، مدت زمان فعالیت شروع کنیم.

از آنجائیکه تاریخ ها و مدت زمان با یکدیگر در ارتباط هستند، معمولا تاریخ شروع وارد می شود و با اضافه کردن مدت زمان تاریخ پایان به دست می آید. End=Duration+Start، محاسبه می شود.

اگر شروع و پایان وارد شوند، مدت زمان به عنوان End-Start محاسبه می شود. برای تغییر فرمت و نوع نمایش ستون تاریخ شروع دکمه Ctr+1 را بزنید، و در قسمت custome فرمت مورد نظر خود را انتخاب کنید. (d-mmm) فرمت مناسب برای تاریخ شروع می باشد.

حال با در قسمت insert نوع 2d-bar را انتخاب کنید. سپس روی نمودار رایت کلیک کنید و در قسمت data change type ستون های تاریخ شروع و Duration را add کرده و سپس نام فعالیت ها را در قسمت Horizontal انتخاب کنید تا در کنار نمودارتان قرار بگیرد.

حال می توانید محدوده تاریخ ها را تغییر بدهید. بنابراین محور را انتخاب کنید و Ctrl + 1 را فشار دهید. حداقل و حداکثر را به 43184 و 43289 تغییر دهید. در زیر شماره، علامت 'Linked to Source' را علامت بزنید و سپس می توانید فرمت های نمایش تاریخ را بهتر کنید.

در نهایت قسمت آبی نمودار را بدون رنگ کنید و قسمت نارنجی را از شفافیت اش کم کنید و یا با هاشور و هر نوع دیگر تغییر دهید.

روش سوم؛ رسم  نمودار پیشرفته گانت چارت در اکسل

حال می توانید نمودار تان را ارتقاء دهید. افزودن درصد تکمیل فعالیت ها، خط مبنا، و حتی نشان دادن مایلستون ها از جمله مواردی است که می توانید ایجاد کنید.

برای هریک ار ستون ها فرمول های زیر را وارد کنید.

End; G3=C3+F3

Duration; F3=G3+C3

Done; D3=K3*F3

Not Done; E3=(1-K3)*F3

Milestone; J3=(ROW()ROW(J$2)-0.5)/ROWS(J$3:J$11)

Finished; H3=IF(K3=1,J3,NA()

Unfinished; I3=IF(K3>1,J3,NA() )

در این قسمت در سلول C14 فرمول زیر را وارد کنید.

C14=C15+7

سلول های D13 تا D16 به C13 تا C16 می رسند، اما فرمت شان به حالت Number  تغییر می کند. این خط تاریخ مبنا را برای ما مشخص می کند. قبل از وارد نمودن نمودار باید، فرمت تاریخ شروع C3 تا C11 را به صورت موقتی تغییر دهیم. Ctrl+1 را روی سلول زده و سپس در قسمت Custom حالت (d-mmm) را انتخاب کنید. بعدا می توانید به هر حالتی بخواهید تغییر دهید.

نمودار خیلی شبیه نمودار ساده گانت است. چهار ستون اول شامل اطلاعات ستون های (Tasks, Start Date, Done, and Not Done) را به صورت نمودار bar-chart رسم می کنیم.

محور عمودی را معکوس کرده تا به ترتیب فعالیت 1، از بالا نماییش داده شود.

سایر تنظیمات را روی نمودار اعمال کنید.

حال قسمت تاریخ های شروع (آبی پررنگ) را بدون رنگ کرده، و فعالیت های انجام شده و انجام نشده را با رنگ دلخواه تنظیم میکنیم. 

در این مرحله داده های Milestone را به نمودار وارد می کنیم. برای این کار ستون های  Finished و Unfinished را به نمودار اضافه می کنیم.

بر روی هر سری از نمودار کلیک راست کرده و Change Type Chart Type را از منوی پاپ آپ انتخاب کنید. و نوع آن را به حالت نمودار های XY تغییر دهید. اکسل به طور خودکار آن ها را به گروه محور ثانویه اختصاص می دهد و محور عمودی ثانویه را به آن اضافه می کند.

ما نیاز به تغییر محور جدید داریم: آن را انتخاب کنید و Ctrl + 1 را فشار دهید و Check Values in Order معکوس را بررسی کنید. همچنین باید محور min و max را به 0 و 1 مسدود کنیم. در زیر گزینه Axis، جعبه Minimum 0.0 را نشان می دهد و Maximum box نشان می دهد 1.0. اینها را به 0 و 1 تغییر دهید، که نمودار را تغییر نمی دهد، اما برچسب خودکار در کنار هر جعبه به Reset تغییر می کند.

 در این مرحله حال می توانید محور ثانویه را پنهان یا حذف کنید. فرمت این نمودار های دایره ایی شکل را تغییر دهید و به حالت لوزی های سیاه و سفید تبدیل کنید.

 

در انتها می توانید خطی را به عنوان یک Baseline به نمودار خود اضافه کنید. سلول های G13, H14 را انتخاب و کپی کنید، سپس با کمک Paste Spetial به عنوان New series به نمودار اضافه کنید، داده ها به عنوان یک نقطه تک در بالای نمودار اضافه شده است.

این نقطه جدید را انتخاب کنید و بر روی آیکون + که در کنار نمودار قرار دارد کلیک کنید. سپس Error Bars را فعال کنید.

سپس وارد قسمت Chart Area شده و قسمت ‘Series “Vertical” X Error Bars’  را delete کنید. سپس “Vertical” Y Error Bars’ را انتخاب و Crtl+1 را زده، و فرمت آن را تغییر دهید.

به عنوان مثال تاریخ را به صورت d-mmm می توان نمایش داد.

در انتها می توانید ضخامت خط یا رنگ خط خود را تغییر دهید.

حتی می توانید اطلاعاتی مانند درصد تکمیل و یا نام فعالیت را روی نمودار خود نمایش دهید.

سخن آخر

در این مقاله سعی شد تا به سه روش مختلف رسم نمودار گانت چارت را در نرم افزار اکسل آموزش دهیم. البته خوشبختانه امروز ابزارهای زیادی وجود دارند که این کار را برای بسیاری از ما راحت‌تر کرده‌اند.

منابع:

https://www.teamgantt.com/what-is-a-gantt-chart/how-to-make-a-gantt-chart

https://www.gantt.com/creating-gantt-charts.htm

https://peltiertech.com/excel-gantt-charts/