از دید استاندارد مدیریت پروژه PMBOK به طور کلی در حالت ایده آل، اختیارات کامل به یک فرد به عنوان مدیر پروژه تفویض می شود و مسئولیت نهایی پروژه نیز با مدیر پروژه است.
بدیهی است مدیریت پروژه نقش مثبت و موثری را درعملکرد پروژه ایفا می کند. درسازمان های پروژه محور مدیریت یک پروژه مسئولیت کلیه هماهنگی ها بین مدیران ارشد، ذینفعان، تیم اجرایی و سایر پروژه های سازمانی را برعهده دارد که این نقش همراه با اقدامات و فعالیت هایی در حوزه منابع انسانی مانند برنامه ریزی انتخاب، جذب و انتصاب، بکارگیری و خروج نیرو از پروژه همراه است مطالعات و بررسی های بسیاری در زمینه الگوی رفتاری در سازمان ها انجام شده است اما مطالعات کمی در زمینه الگوی رفتاری درسازمان های پروژه محور انجام شده است. سازمان های پروژه محور نسبت به سایر سازمان ها با چالش ها و مسائل ویژه ای مواجه هستند که این عوامل می توانند برروی الگوی رفتاری این نوع سازمان ها تاثیرگذار باشد و در نتیجه مستلزم بکارگیری اقدامات و فرایندهای خاص و ویژه خود می باشد.
در اصول و مبانی رفتار سازمانی پروژه به آن دسته از خصوصیات و فاکتورها که بر رفتار شخصی افراد در پروژه و تاثیر متقابل این رفتارها، بر اهداف کلان پروژه است پرداخته می شود زیرا در حقیقت افراد تعیین کننده موفقیت یا شکست پروژه ها هستند.
و این جمله را همیشه به یاد داشته باشیم:
"هر عاملی که بر رفتار پرسنل تأثیر گذارد و خروجی و عملکرد آنان را تحت تأثیر قرار دهد مؤثر بر کیفیت و اثربخشی پروژه خواهد بود. "
رفتار سازمانی چیست؟
رفتار سازمانی(Organizational Behavior)رشته مطالعاتی است که تاثیرافراد،گروه ها و ساختارسازمانی را بر رفتار کارکنان مورد مطالعه قرارداده وهدفش بالا بردن مهارت های مدیران برای شناخت علل، پیش بینی و تغییر رفتار افراد در سازمان است. بعبارت دیگر رفتار سازمانی عبارتست ازمطالعه اعمال ورفتاری که افراد یک سازمان از خود نشان می دهند. این تحقیق سعی بر آن دارد تاثیر متغیرهای رفتار سازمانی پروژه را مورد بررسی قرارداده و با اولویت بندی و تعریف شاخص های منابع انسانی ،مکانیزیمی جهت بالا بردن وپیاده سازی این موضوع و تاثیر آن بر روند اجرای پروژه را مورد بحث قرار دهد.
رفتار سازمانی پاسخی به سوالات زیر است:
•چرا هر کس به گونه ای خاص رفتار می کند؟
•چرا بین چند سازمان که تشکیلات مشابهی دارند برخی موفق ترند؟
تاثیرات رفتار سازمانی
ویلیام جیمز استاد دانشگاه هاروارد در تحقیقات خود به این نتیجه رسید که کارکنان روزمزد برای آنکه کارشان را داشته باشند بعبارت دیگر برای آنکه اخراج نشوند کافیست که 20 تا 30 درصد ظرفیت کاری خودرابه کار گیرند. مطالعات او نشان داد که اگر کارکنان به نحو شایسته تشویق شوند کارایی شان به 80 تا 90 درصد خواهد رسید. این خود شروع یک طرح مسئله در سازمان پروژه می باشد، این در حالی است که ما در بعضی از پروژه ها شاهد تاخیرات متعدد غیر مجاز در یک پروژه و حتی در مواقعی شکست پروژه هستیم، علت تاخیرات و شکست پروژه ها عوامل زیادی دخیل است اما بی شک مطابق مطالعات و تحقیقات میدانی صورت گرفته مشکل نبود یک مدیریت علمی پروژه و عدم توجه به شاخص های منابع انسانی و متغیرهای تاثیر گذار بر عملکرد آن و در نهایت نبود یک الگوی رفتاری یکی از عوامل تاخیر و یا شکست پروژه ها می باشد. بی تفاوتی به نتیجه انجام کار در یک پروژه، حجم عظیمی از مغایرت ها را بدنبال دارد، مغایرت های که اثرات بسیار مخرب در نتیجه یک پروژه خواهد گذاشت.
در این مطلب سعی شده به با مراجعه به منابع موجود و تعریف متغیرهای رفتاری مناسب در ساختار اجرایی پروژه به این مهم برسیم که هدف نهایی و اثر بخش یک پروژه که اتمام یک پروژه با در نظر گرفتن سه شاخص اصلی (زمان ،هزینه ،کیفیت) ارتباط مستقیم با این متغیرها رفتاری دارد.
مطابق تعاریف موجود سه پایه اصلی رفتار سازمانی در سازمان پروژه که تاثیر گذار بر اثر بخشی یک پروژه می باشد شامل لایه های ذیل است :
- فرد
- گروه
- سازمان پروژه
و در این دو شکل سطوح متغیرهای سازمانی نشان داده شده است.
اثر بخشی پروژه و ارتباط آن با رفتار سازمانی:
اثر بخشی پروژه بکارگیری سیستماتیک منابع، دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در سطوح مختلف پروژه فرد، گروه و سازمان پروژه در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل زمان، هزینه و کیفیت و همسو سازی با اهداف و برنامه های کلان سازمان می باشد.
از این رو با بررسی متغیرهای موجود در سطوح مختلف یک پروژه می توان به این نتیجه رسید که عوامل رفتاری در یک سازمان به عوامل زیادی از بیرون و از درون سازمان ارتباط دارد و نمی توان به داشتن فقط چند معیار و شاخص بسنده کرد ولی شروع این کار مهمتر می باشد و بهبود اجرای کار مسلماٌ از برداشتن قدم اول حاصل می شود.
با بررسی انجام شده می توان عوامل تاثیر گذار بر متغیرهای موجود اشاره کرد و به این نتیجه رسید که هر متغیر در سطوح مختلف (فرد، گروه، سازمان) چه تاثیری بر اثر بخشی پروژه در سه حوزه زمان، هزینه و کیفیت دارد.
به عنوان مثال میتوان گفت فرآیندهای سازمانی تاثیر مستقیم بر زمان و هزینه های پروژه دارد. و یا رضایت شغلی یکی از متغیر های اصلی تاثیر گذار بر سه شاخص اصلی پروژه می باشد.
میتوان در یک جلمه گفت تمامی این متغیر ها بر سه شاخص اصلی پروژه یعنی زمان ، هزینه و کیفیت ارتباط مستقیم دارد
در سازمان های “سبز″ که فرآیندهای پروژه محور را ترویج می کنند، مدیران پروژه های کامل و قاطع در تمامی سازمان جهت اجرای پروژه ها حضور دارند. در این مفهوم، “سبز″ به معنی محیطی که انگیزش افراد و تیم ها را از بین نمی برد. این محیط به افراد این اجازه را می دهد تا بصورت طبیعی کار کنند.
مثال هایی از یک محیط سبز سازمانی شامل موارد زیر است:
- اعتماد بین کارمندان و مدیران
- همکاری بجای رقابت
- درک رایج و مشترک از اهداف که معنا و دلیل فعالیت ها را ارائه می کند.
- یک چشم انداز به اشتراک گذاشته شده که منجر به شفافیت در تهیه دستورالعمل های کاری می شود.
- افرادی که بصورت کامل و مداوم با دیگران ارتباط برقرار می کنند.
متغیرهای رفتاری مدیریت پروژه:
شخصیت
مدیر پروژه بایستی در چهار عامل اصلی شخصیتی، صلابت، صراحت، صداقت و صمیمیت حد قابل قبولی داشته باشد، چرا که هر یک از عوامل فوق می تواند در پارامترهای کمی و کیفی مدیریت اثر قابل توجهی به جای گذارد.
ادراک خوب
با توجه به اینکه معمولا در هر پروژه ای بحث های زمان، بودجه و کیفیت مشخص باید بدون تغییر و یا کم تغییر باشد مدیر پروژه با هوشیاری کامل ضمن بهره گیری از تمامی فرصت ها بایستی بتواند تهدید های را که متوجه پروژه می باشد را به موقع تشخیص داده و آن ها را به فرصت تبدیل کند.
قدرت تصمیم گیری
یکی از دلایل تاخیر پروژه ها، عدم توان تصمیم گیری مدیر پروژه در زمان لازم است، یک مدیر پروژه باید با توجه به اهداف پروژه، امکانات، و شرایط محیطی موجود، بتواند در موقع مناسب تصمیم های لازم را اخذ کند .
ایجاد انگیزش
این مورد بسیار حائض اهمیت می باشد مخصوصا در پروژه های دراز مدت که ممکن است گذشت زمان موجب کاهش انگیزه های تیم پروژه شود . مدیر پروژه بایستی به صورت مدبرانه و متناسب با شرایط پروژه سیستم انگیزشی مناسبی را بکار گیرد.
مهارت در کار تیمی
به هر میزانی که ابعاد کمی و کیفی پروژه بزرگتر باشد مدیر بایستی از توان و استعداد سایر اعضای پروژه استفاده کند و این مستلزم وجود توان تعریف و تقسیم کار بین افراد تیم است به گونه ای که انجام وظایف هیچ تعارضی را ایجاد نکند و نیز از تعریف وظایف موازی که سبب به هدر رفتن منابع شود خوداری کند
دانش فنی
مدیران ارشد باید مدیر پروژه را فردی برخوردار از دانش فنی کافی برای هدایت پروژه انتخاب نمایند ، مدیر پروژه باید بر اساس سابقه و تجربه فنی خود درکی منطقی از تکنولوژی های اساسی که پروژه بر آن مبتنی است داشته باشد.
برقراری ارتباطات
یک مدیر خوب اهمیت روابط کار را می داند و برای خلق یک محیط منسجم ، کوشاست. نتیجه این انسجام و هماهنگی ، رسیدن به موفقیت به جای ایجاد اختلاف است . مدیر موفق به حداقل رساندن میزان تعرض در محیط کار را در اولویت کار خود قرار می دهد.
توان مدیریت موثر
تغییرات در پروژه اجتناب‌ناپذیراست. مشتریان نظر خودرا درباره‌ی نتایج پایانی تغییرمی‌دهند، مدیر ناگزیر به ایجاد تغییراتی در محدوده‌ی پروژه می‌شود و درنهایت اعضای تیم‌پروژه باید برنامه‌هایشان را تغییردهند. افرادی که قصددارند به مدیران‌موفق پروژه تبدیل‌شوند، باید برخورد و مدیریت در مقابل تغییرات را بیاموزند.
متغیرهای رفتاری سطوح سازمانی
با توجه به موارد مطرح شده می توان به این حقیقت رسید که مدیریت عوامل رفتاری یک پروژه ارتباط مستقیم با شاخص های منابع انسانی و عملکرد سازمانی از قبل حفظ و نگهداشت کارکنان ، بهره‌وری و اثر بخشی کارکنان ،هزینه های منابع انسانی دارد. که از مهمترین ارکان این مسئله شناسایی این متغیر های رفتاری می باشد.
منابع و مآخذ:
رابینز، استیفن. مبانی رفتار سازمانی ترجمه علی پارساییان و سید محمد اعرابی
مدیریت رفتار سازمانی، تألیف دکتر رضائیان
مدیریت استراتژیک ،تالیف فردآر دیوید ، مترجم سید محمد اعرابی
. Project Management Institute, A guide to project management body of Knowledge (PMBOK Guide)
-
-
-
-
-
-
-
