بررسی مفهوم صورت وضعیت و روشهای تنظیم آن

تعریف صورت وضعیت:

برای تعریف صورت وضعیت و ایجاد شناخت کلی نسبت به این موضوع به مفاد شرایط عمومی پیمان مراجعه می کنیم. طبق بند "الف" ماده (37) شرایط عمومی پیمان ، در آخر هر ماه، پیمانکار، وضعیت کارهای انجام شده از شروع کار تا آن تاریخ را که طبق نقشه های اجرایی، دستور کار ها و صورتجلسات است، اندازه گیری می نماید و مقدار مصالح و تجهیزات پای کار را، تعیین می کند، سپس بر اساس فهرست بهای منظم به پیمان، مبلغ صورت وضعیت را محاسبه کرده و آن را تسلیم مهندس ناظر می نماید. مهندس مشاور، صورت وضعیت پیمانکار را از نظر تطبیق با اسناد و مدارک پیمان، کنترل کرده و در صورت لزوم با تعیین دلیل اصلاح می نماید.

بنابراین می توان گفت که هدف پیمانکاران از تهیه صورت وضعیت، ارائه گزارشی مالی از عملکرد عملیات اجرایی انجام شده بر مبنای قرارداد فی مابین، به کارفرمای خود برای مشخص شدن میزان کارکرد ریالی در پروژه و به تبع آن، درخواست پرداخت این مبلغ در وجه پیمانکار می باشد. این گزارش توسط پیمانکار تهیه و تنظیم می گردد و بعد از بررسی و تأیید دستگاه نظارت و مهندسین مشاور، جهت تصویب و پرداخت به کارفرما ارسال می گردد. کارفرما نیز پس از بررسی و تطابق کلی کار انجام شده با مبلغ ادعایی پیمانکار هزینه های کار انجام شده را به حساب پیمانکار واریز  می نماید.

شایان ذکر است که طبق ماده (37) شرایط عمومی پیمان، صورت وضعیت ها در آخر هر ماه توسط پیمانکاران، تهیه و ارسال می گردد ولی این شرایط می تواند طبق شرایط خصوص پیمان (در هر پیمان، علاوه بر شرایط عمومی پیمان، دفترچه ای به نام شرایط خصوصی پیمان تهیه می شود که برای هر پیمان مختص به همان پیمان بوده و در آن شرایط خاص حاکم بر هر پروژه از قبیل مشخصات فنی اختصاصی پروژه، روش های پرداخت، شرایط تعدیل قیمت ها، پیش پرداخت و غیره مشخص می شود) و یا طبق توافقات فی مابین در طول اجرای پروژه ها، تغییر یافته و بازه های زمانی ارسال صورت وضعیت ها کاهش و یا افزایش یابد. البته از این نکته غافل نباشیم که به دلیل وجود تعدیل در اکثر پروژه ها، ارسال صورت وضعیت ها به صورت منظم و ماهانه از بروز مشکلات محاسباتی جلوگیری خواهد کرد.

انواع صورت وضعیت ها از نظر زمان تهیه در طول مدت پروژه:

1. صورت وضعیت موقت (ماهانه):

در آخر هر ماه، پیمانکارف وضعیت کارهای انجام شده از شروع کار تا آن تاریخ را که طبق نقشه های اجرایی، دستورکار ها و صورتمجلس ها است را اندازه گیری می نماید و مقدار مصالح و تجهیزات پایکار را تعیین می کند. سپس بر اساس روش های مندرج در قرارداد مبلغ صورت وضعیت را محاسبه کرده (محاسبه به روش فهرست بهایی و آیتمی یا به روش قیمت ثابت) و تسلیم مهندس ناظر می نماید.

مقادیر درج شده در صورت وضعیت های موقت و پرداخت هایی که بابت آنها به عمل می آید جنبه موقت و علی الحساب دارد و هر نوع اشتباه اندازه گیری و محاسباتی و جز اینها، در صورت وضعیت های بعدی یا در صورت وضعیت قطعی، اصلاح و رفع می گردد.

2. صورت وضعیت ماقبل قطعی (ماقبل آخر):

آخرین صورت وضعیت موقتی را که پیمانکار بدون لحاظ داشتن مصالح پایکار تهیه می نماید و در آن احجام کلیه عملیات اجرایی منظور گردیده است را صورت وضعیت ماقبل قطعی (ماقبل آخر) می نامند. 

اینکه تهیه این صورت وضعیت و لزوم بررسی آن به وسیله مهندس مشاور و تصویب آن توسط کارفرما چه توجیه منطقی دارد؟ مبحثی است که در مقاله ای جداگانه مبسوط به آن می پردازیم.

3. صورت وضعیت قطعی :

طبق مفاد ماده (40) شرایط عمومی پیمان، پیمانکار باید حداکثر تا یک ماه از تاریخ تحویل موقت، صورت وضعیت قطعی کارهای انجام شده را بر اساس اسناد و مدارک پیمان، بدون منظور نمودن مصالح و تجهیزات پایکار تهیه کند و برای رسیدگی به مهندس مشاور تسلیم نماید. در حقیقیت پیمانکار می بایست کلیه خدمات ارائه شده به کارفرما را که در چارچوب قرارداد انجام داده است، به همراه مستندات مربوط به آن و در قالب صورت وضعیت قطعی به کارفرما ارائه نماید. این صورت وضعیت پس از رسیدگی و تصویب کارفرما ملاک تسویه حساب نهایی با پیمانکار قرار خواهد گرفت.

انواع روش های تهیه و تنظیم صورت وضعیت:

صورت وضعیت ها بر مبنای نوع و ماهیت قرارداد ها می تواند به روش های ذیل تهیه و ارائه گردد:

1. صورت وضعیت آیتمی (فهرست بهایی) 

2. صورت وضعیت مقطوع (سرجمع، متر مربعی، درصدی)

برای آشنایی بهتر با این مبحث به بررسی هر یک از این روش ها در تهیه صورت وضعیت می پردازیم:

صورت وضعیت آیتمی (فهرست بهایی) :

این نوع از صورت وضعیت ها مربوط به قرارداد هایی است که برمبنای فهرست بها و مقادیر منضم به پیمان منعقد می گردند. این فهرست بها می تواند برگرفته از فهرست بهای منتشر شده سازمان برنامه و بودجه کشور و یا فهرست بها خاص، فهرست بهای شهرداری و … باشد. برای تهیه اینگونه صورت وضعیت ها نیاز به رعایت پیش نیازهایی به شرح زیر می باشد :

1. متره فعالیت ها (ریزمتره) :

با مفهوم متره در مقاله متره چیست آشنا شدیم. بنابراین با استفاده از تعریف متره بسته و در قالب فرم خام ریزمتره، متره عملیات اجرایی انجام می گیرد و به صورت مستقیم (ریزمتره) و غیر مستقیم (صورتجلسات عملیات اجرایی) در صورت وضعیت مورد استفاده قرار می گیرد. شایان ذکر است که ریزمتره ها به تفکیک آیتم های عملیات اجرایی و برمبنای فهرست بها و مقادیر منضم به پیمان، قیمت های جدید، اقلام فاکتوری و یا حتی فهرست بهای اضافه شده به قرارداد طبق الحاقیه قرارداد ها، تهیه و تنظیم می گردد.

2. صورتجلسات احجام عملیات اجرایی :

طبق مفاد شرایط عمومی پیمان، به منظور ایجاد امکان برای تهیه، رسیدگی و تصویب صورت وضعیت، پیمانکار باید ضمن اجرای کار و پس از اتمام هر یک از اجزای آن، نسبت به تهیه متره های قطعی و ارائه آن به مهندس مشاور برای رسیدگی به همراه صورتمجلسها و مدارک مربوط اقدام نماید.

بنابراین با تهیه صورتجلسات، در زمان تهیه صورت وضعیت ها و رسیدگی به آن صرفه جویی قابل توجهی صورت می پذیرد. در مقاله ای جداگانه به الزامات تنظیم صورتجلسات عملیات اجرایی در کارگاه ها اشاره ای مبسوط خواهد شد.

3. خلاصه متره :

خلاصه متره ها، برمبنای آیتم های ریزمتره و به منظور استفاده مناسب، دقیق و قابل بررسی از داده های موجود در برگه ها و ردیف های ریزمتره تهیه می گردد. این اطلاعات که دقیقا مشابه آیتم های ریزمتره می باشد در تهیه برگه های مالی صورت وضعیت مورد استفاده قرار می گیرد.

برگه های متره و خلاصه متره مربوط به تجهیز کارگاه، مصالح پایکار، حمل مصالح و محاسبات ضرایب ارتفاع و طبقات (در صورت وجود)، بالاسری و صعوبت نیز در این مرحله و در قالب برگه های محاسباتی و خلاصه محاسبات انجام می شود. محاسبات مربوط به تجهیز کارگاه، مصالح پایکار، حمل مصالح و هر یک از ضرایب پیمان ازقبیل ضریب ارتفاع و ضریب طبقات، برمبنای مقدمات فصول مربوط به آن موضوع در فهرست بهای منضم به پیمان و یا کلیات فهرست بها محاسبه و ارائه می گردد.

4. برگه های مالی :

بعد از تهیه و تنظیم کلیه اطلاعات فوق الذکر، نوبت به تهیه برگه های مالی صورت وضعیت می رسد. در این برگه ها، اطلاعاتی از قبیل ریز مالی، مالی فصول، مالی رشته (این برگه در هر یک از رشته های فهارس بها که دارای فعالیت اجرایی در پروژه باشد تهیه می گردد که در تهیه آن از اطلاعات مالی فصول، تجهیز کارگاه، مصالح پایکار، حمل مصالح و اعمال ضرایب پیمان در آن رشته استفاده می گردد)، مالی دفترچه ها (مالی کل صورت وضعیت می باشد که از ادغام برگه های مالی کلیه رشته ها تهیه و تنظیم می گردد)

5. قیمت های جدید (ردیف های غیر پایه) :

طبق ماده (29) شرایط عمومی پیمان، برای فعالیتی که دارای شرایطی ازقبیل قرار گرفتن در چارچوب موضوع پیمان و عدم پیش بینی در فهرست بها و مقادیر منضم به پیمان باشد، قیمت جدید تعیین می شود. قیمت های جدید پس از بررسی و تأیید مهندس مشاور و تصویب کارفرما طبق مفاد مندرج در شرایط عمومی پیمان، مشابه ردیف های پایه در صورت وضعیت های ماهانه و قطعی مورد استفاده قرار می گیرد.

در خصوص تعدیل آیتم های قیمت جدید می بایست شرایط و ضوابط حاکم بر بخشنامه تعدیل در محاسبات صورت وضعیت منظور گردد که در مقاله ای جداگانه مباحث مربوط به قیمت های جدید و تعدیل آن به صورت کامل نقد و بررسی خواهد شد.

6. اقلام فاکتوری :

طبق توضیحات مندرج در بند 10 کلیات فهرست بهای ابنیه سازمان برنامه و بودجه، برخی اقلام از قبیل یراق آلات درب های فلزی و آلومینیومی و موارد مشابه آن که به دلیل ماهیت کار که فقط خرید و حمل می باشد و کار مازادی به غیر از خرید بر روی آن انجام نمی گیرد، به صورت اقلام فاکتوری منظور و محاسبه گردیده و با اعمال ضریب بالاسری به پیمانکار پرداخت می گردد. از نظر ماهیت و طبق استعلام انجام شده از سازمان برنامه و بودجه کشور، اقلام فاکتوری به نوعی قیمت جدید محاسبه می گردد و در محاسبات مربوط به محدودیت های سقف قیمت های جدید باید منظور گردد.

صورت وضعیت قیمت مقطوع (لام سام، سرجمع، متر مربع زیربنا و … ) :

این روش تهیه صورت وضعیت مربوط به قراردادهای قیمت ثابت (که در ادبیات رایج حوزه ساخت و ساز به عناوینی از قبیل لام سام، سرجمع، متر مربع زیربنا نیز از آن یاد می گردد) و همچنین در اغلب پروژه های EPC (طرح و ساخت) می باشد و مورد استفاده قرار می گیرد.در اینگونه پروژه ها تهیه صورت وضعیت ها دارای مراحلی است که در زیر به آنها اشاره می کنیم.

1. ساختار شکست کار در پروژه :

در این روش صورت وضعیت نویسی، ساختار شکست کار برای کل پروژه تعریف می شود. در پیوست این تیپ از قراردادها، ساختار شکست وزنی ریالی کل پروژه تهیه و به امضای طرفین رسانده می شود. طبق شرایط عمومی پیمان، پیمانکار بعد از عقد قرارداد موظف است برنامه زمان بندی تفصیلی کل پروژه را تهیه و جهت تأیید ارائه نماید. فعالیت های موجود در سطوح بالاتر برنامه زمان بندی تفصیلی، ملاک تعیین سرفصل ها و اوزان فعالیت های اجرایی موجود در زیرمجموعه هر فعالیت اصلی ساختار شکست پیوست قرارداد، می گردد. بنابراین ساختار شکست تفصیلی پروژه با پیشنهاد پیمانکار و پس از بررسی مشاور و تصویب کارفرما ملاک پرداخت های موقت و قطعی در پروژه خواهد بود.

2. تعیین برآورد ریالی هر یک از فعالیت ها:

طبق بند "ب-17" دستورالعمل انعقاد پیمان اجرای کارهای ساختمانی به صورت سرجمع، درصدهای ریالی اجرای هر فعالیت مندرج در ساختار شکست کار، از تقسیم مقدار برآوررد ریالی هر فعالیت به مبلغ برآورد هزینه اجرای کار تعیین می شود و برای هر یک از ساختمان ها و کارهای اجرای خارج از ساختمان (محوطه سازی، حصارکشی، پل و جاده های دسترسی و …) به تفکیک و با رعایت مراحل مندرج در متن بخشنامه مذکور مشخص می گردد. جمع ریالی تمام فعالیت ها، باید مساوی با برآورد هزینه اجری کار باشد.

در مورادی که اینگونه قراردادها دارای تعدیل نرخ پیمان باشند، می بایست جدول تفکیک عملیات اجرایی (ساختار شکست کار) به گونه ای تهیه شود که مبلغ برآورد ریالی فصول و فهرست بهای متناظر با هر فعالیت در این جدول مشخص گردد. در صورتی که در فعالیتی چند فصل از فهرست بهای رشته مربوطه وجود داشته باشند، فصل متناظر با آن فعالیت، فصلی است که از نظر ریالی، بیشترین وزن را در برآورد ریالی آن فعالیت تشکیل دهد.

3. اختصاص ستونهای درصد پیشرفت فیزیکی و ریالی :

بعد از تهیه ساختار شکست کار و مشخص شدن برآورد ریالی هر یک از فعالیت ها، نوبت به اضافه کردن ستونهای مربوط به درصد پیشرفت فیزیکی و ستون محاسبه مبلغ کارکرد انجام شده بر مبنای این پیشرفت فیزیکی می باشد. در ستون پیشرفت فیزیکی، رشد فیزیکی و یا پیشرفت فیزیکی هر یک از فعالیت ها در بازه زمانی ابتدای پروژه تا زمان تهیه صورت وضعیت بر مبنای نمودارهای برنامه های زمان بندی تفصیلی و یا صورتمجالس هماهنگی با مهندسین مشاور، دستگاه نظارت و یا کارفرمای پروژه محاسبه و جایگذاری خواهد شد. اطلاعات ستون محاسبه مبلغ کارکرد نیز از حاصلضرب پیشرفت فیزیکی هر فعالیت در برآورد ریالی همان فعالیت استخراج می گردد. با جمع جبری مبلغ کارکرد برای هر یک از فعالیت ها، مبلغ کارکرد کل پروژه از ابتدای عملیات اجرایی تا آن بازه زمانی، محاسبه می گردد.

روش دیگر محاسبه صورت وضعیت کارکرد ماهانه اینگونه است که ابتدا پیشرفت وزنی هر یک از فعالیت ها بر مبنای پیشرفت فیزیکی و وزن ریالی هر فعالیت محاسبه شده و با جمع جبری این اوزان ها می توان وزن ریالی کل پروژه را که تا آن مقطع زمانی (تاریخ تهیه صورت وضعیت) انجام شده است و قطعاً عددی کوچکتر از یک می باشد را محاسبه نمود. مبلغ صورت وضعیت مربوطه از حاصلضرب این عدد در مبلغ کل پروژه به دست می آید.

4. محاسبه تغییرات قراردادها در اثر تغییر در مشخصات فنی و نقشه های اجرایی :

در اینگونه قرارداد ها، عموماً مواردی پیش می آید که مهندس مشاور و یا کارفرما، بعد از انعقاد پیمان و در حین اجرای کار، تغییراتی در مشخصات فنی و یا نقشه های اجرایی به پیمانکار ابلاغ می نمایند که این تغییرات، حجم و کیفیت عملیات اجرایی را نسبت به نقشه های اولیه تغییر می دهد. در صورتی که این تغییرات در جزئیات اجرایی باشد، برای محاسبه این تغییرات صورت وضعیتی مشابه صورت وضعیت آیتمی (فهرست بهایی) با تمامی ضرایب و آیتم های مورد استفاده از فهرست بهای منضم به پیمان تهیه می گردد و در صورتی که این تغییرات در متراژ کارهای موضوع پیمان انجام گیرد، طبق ترخ پیمان محاسبه و پرداخت می گردد.

قیمت کارهای جدید ابلاغی که بهای واحد آنها در فهرست بهای منضم به پیمان موجود نیست، با استفاده از نرخ واقعی زمان و محل اجرا و صرفاً با اعمال ضریب بالاسری تعیین می گردد.

5. محاسبه مصالح پایکار و تجهیز کارگاه :

مصالح پایکار و تجهیز کارگاه در قرارداد های با قیمت ثابت به دو روش قابل پرداخت می باشد :

1. در روش اول برای تهیه و تأمین مصالح و یا تجهیز کارگاه مشابه هر فعالیت دیگری در ساختار شکست کار، ردیف و برآورد ریالی جداگانه محسوب می گردد که با تهیه و انتقال مصالح به کارگاه و برمبنای شرایط خصوصی پیمان قابل محاسبه و پرداخت خواهد بود.
2. در روش دوم که فقط مختص به مصالح پایکار می باشد، به منظور تقویت بنیه مالی پیمانکار و در صورت انطباق با مفاد شرایط خصوصی پیمان، طبق آیتم های فصل مصالح پایکار و یا توضیحات کلیات فهرست بهای منضم به پیمان، صورت وضعیتی آیتمی (فهرست بهایی) با اعمال ضرایب متعلقه تهیه و جهت بررسی و پرداخت کارفرما، ارائه می گردد. (روش اول مرسوم است)