آموزش جامع نرم افزار MSP

برنامه مدیریت زمانبندی چیست؟

مولفه ای از برنامه مدیریت پروژه است که معیارها و فعالیت های توسعه، نظارت و کنترل زمانبندی را تثبیت می کند.

تعریف فعالیت ها:

تعریف فعالیت ها، فرآیند شناسایی و مستندسازی اقدامات خاص است که جهت تولید تحویل شدنی های پروژه انجام می شوند. این فرآیند مبنایی را برای برآورد، زمانبندی، اجرا، نظارت و کنترل کار پروژه فراهم می سازد. این فرآیند کمک می کند تا اهداف پروژه تامین گردد. فرآیند ایجاد WBS، تحویل شدنی ها را در پایین ترین سطح در ساختار شکست کار- بسته های کاری، شناسایی می کند. بسته های کاری، معمولاً به اجزای کوچک تری به نام فعالیت ها تجزیه می شوند تا بیانگر حجم کاری موردنیاز جهت تکمیل بسته کاری باشند.

فعالیت ها جدای از مایلستون ها، دارای زمان هستند که طی آن یک فعالیت انجام می شود و ممکن است دارای منابع و هزینه های مرتبط با کار باشند. اجزای هر فعالیت شامل شناسه (ID) فعالیت، توصیف فعالیت، فعالیت های پیش نیاز، فعالیت های پس نیاز، روابط منطقی، الزامات منابع، محدودیت ها و فرضیات را در بر می گیرد.

مایلستون:

مایلستون، یک نقطه یا رخداد مهم در پروژه است. یک مایلستون، شامل تمامی اطلاعات تاریخی شبیه به فعالیت های عادی بوده با همان ساختار و ویژگی ها، اما زمان آن ها صفر می باشد. زیرا بیانگر لحظه ای از زمان می باشد. 

مسیر بحرانی:

مسیر بحرانی، توالی فعالیت هایی است که طولانی ترین مسیر یک پروژه را ارائه می کند که تعیین کننده کوتاه ترین زمان ممکن پروژه می باشد. یک مسیر بحرانی، معمولا با شناوری کل صفر می باشد. هر فعالیتی در مسیر بحرانی، یک فعالیت مسیر بحرانی نامیده می شود.

ساختار شکست کار:

WBS محدوده کلی پروژه را تعریف و سازماندهی می کند و پروژه را به بسته های کاری کوچکتر و قابل کنترل تر خرد می کند که از هر سطح از آن تعریف مشروح تر و ریزتری از کار پروژه را نشان می  دهد. 

کار برنامه ریزی شده در سطوح پایین WBS که بسته های کاری خوانده می شوند، انجام می گیرد. این بسته های کاری، فعالیت (task) نامیده می شود.

معرفی نوار های اصلی نرم افزار:

5 بخش اصلی نرم افزار در صفحه ابتدایی شامل:

• نوار ابزار ها (روبان ها)
• جدول
• گانت چارت
• فرم فعالیت
• خط زمان

قبل از هر فعالیتی در نرم افزار توصیه می شود حتما فعالیت ها به صورت اتوماتیک برنامه ریزی شوند. در حالت پیش فرض نرم افزار به صورت manual بوده که در زیر شیوه تنظیم آن به صورت اتوماتیک بیان شده است.

تنظیمات File و Option  نرم افزار

توصیه می شود هر فایل جدید از نظر OPtion کنترل شود (file/option). مهمترین و پرکابرد ترین تنظیمات نرم افزار در بخش Schedule و Advanced می باشد.

قسمت General:

نمایش تاریخ: نحوه نمایش تاریخ میلادی فرمت ثابتی ندارد. لذا توصیه می شود از یک فرمت ثابت در کارهای خود استفاده کنید. فرمت yy-mm-dd مناسب است. تنظیمات از Region and Language ویندوز و سپس Option نرم افزار قابل ادیت می باشد.

در نرم افزار های جدید مایکروسافت امکان بهتری وجود دارد، در قسمت Screen Tip Style فعال یا غیر فعال می  شود. که توصیه می شود این امکان فعال شود.

قسمت Display:

• نوع تقویم در Calendarتعیین می شود. با وجود روش هایی که می تواند تقویم هجری خورشیدی به برنامه اضافه کند، اما پیشنهاد می شود به کار کردن با تقویم میلادی عادت کنید.
• در قسمت Currencyواحد پول و نحوه نمایش آن تعیین می شود. واحد پول ایران با نماد IRRو با نمایش ریال وجود دارد.

قسمت Schedule

از مهم ترین تنظیمات نرم افزار مربوط به بخش تبدیل واحدها در این قسمت انجام می شود. به طور پیش فرض هر روز برابر  8ساعت (= ساعت کاری) و هر هفته برابر  40 ساعت یا 5 روز کاری است. هم چنین هر ماه برابر 20 روز کاری است. این تنظیمات در تبدیل واحدها بسیار مهم است و در تبادل اطلاعات با بخش های فنی و سایر
ذی نفعان باید قرارداد روشنی از تبدیل واحدهای روز، ماه و هفته به ساعت داشت. واحد محاسبه زمان برای نرم افزار دقیقه است.

• ساعت های شروع و پایان هر روز کاری در Default Start Time و Default End Time تعریف می شود. اگراین موارد را تغییر دهید باید به همخوانی آن با تقویم پروژه (که بعدا ذکر می شود) توجه کنید.
• اکیدا توصیه می شود در بخش Scheduling options for this project در قسمت New tasks created تنظیمات را به حالت Auto Schedule قرار دهید و مطابق تصویر زیر آن را به همه پروژه ها اعمال کنید.

قسمت Save:

در این قسمت واحدهای زمانی مورد استفاده و نحوه نگارش آن در برنامه تعیین می شود که به صورت پیش فرض مطابق زیر است:

 

• برای نشان دادن بسته کاری ای که در بر دارنده کل پروژه است می توانید گزینه Show project summary task را فعال کنید. پیشنهاد می شود آن را برای همه پروژه ها فعال شود.

 فرایند برنامه ریزی در نرم افزار شامل مراحل زیر است:

•  تعریف مشخصات کلی پروژه
•  تعریف فعالیت ها، خلاصه فعالیت ها و رویدادها (مایلستون ها)
•  تعریف روابط پیش نیازی و قیدها
•  تعریف منابع، تخصیص و تسطیح منابع

تعریف مشخصات پروژه:

• با پیمودن مسیر Project | Properties | Project Information
• تفاوت برنامه ریزی بر اساس تاریخ شروع و تاریخ پایان
•  اولویت پروژه: تعیین توسط مدیر سبد (پورتفولیو)

تعریف فعالیت ها (Duration & Task Name):

• به هیچ وجه تاریخ شروع و پایان را دستی وارد نکنید (اگر دستی وارد کنید به عنوان قید محسوب می شود).
• ستون های Created و Unique ID
• گرفتن کل ستون: Ctrl+Space وگرفتن کل ردیف Shift+Space
• با اعمال هر کاری در نرم افزار خانه هایی که تحت تاثیر آن تغییر می کنند آبی می شوند.
• تعریف یک فعالیت جدید به شیوه های زیر:
  • Task/Insert/Task
  • گرفتن سطری که می خواهیم بالای آن فعالیت را تعریف کنیم و سپس زدن دکمه Insert
• مدت زمان را می توان به روز، ساعت، هفته و … وارد نمود.
• قرارگرفتن علامت «؟» کنار مدت زمان نشان دهنده عدم قطعیت زمان است و هیچ تاثیر محاسباتی ندارد.

ستون ها در نرم افزار:

• ستون ها در این نرم افزار قابلیت های متعددی دارد که از جمله مهمترین خصوصیات آن امکان فرمول نویسی در ستون می باشد.
• هیچ ستونی را نمی توان پاک کرد. فقط نمایش/عدم نمایش ستون توسط دکمه (Insert وDelete) قابل تعیین است.
• اضافه کردن ستون ها از طریق:
  • Format | Insert Column
  • راست کلیک بر ستونی که می خواهیم سمت چپ آن ستون جدید را ایجاد کنیم و انتخاب گزینه Insert Column
• ستون هایی که به صورت پیش فرض وجود دارند شامل:
  • Indicator
  • Task Mode
  • Task Name
  • Duration
  • Start
  • Finish
  • Predecessors
  • Resource Names
  • (Add New Column)
• یک ستون را می توان چندین بار در یک صفحه نمایش داد.

ستون WBS:

می توان ستون WBS را در نمای گانت چارت اضافه نمود. کدهای این ستون از طریق  Project/Properties/WBS/Define code قابل تعریف است.

• ستون های Outline Numberو Outline Level شبیه WBS هستند اما کدهایشان ثابت و غیرقابل تغییر هستند.

تعریف فعالیت تکرار شونده:

• برخی فعالیت ها مانند جلسات هفتگی/ بازدید های ماهانه تکرار دوره ای دارند.
• ایجاد این فعالیت ها Task/Insert/Recuring Task

ستون های کاربری (غیر محاسباتی)

برخی ستون ها در محاسبات نرم افزار هیچ تاثیری ندارند و فقط برای حفظ اطلاعات کاربر هستند. در این ستون ها باتوجه به فرمت ستون می توان فرمول نویسی کرد. فرمول نویسی از برتری های منحصر به فرد این نرم افزار می باشد.

برخی از این ستون ها مانند:

• Cost (1 to 10)
• Date (1 to 10)
• Notes (1 to 10)
• Duration (1 to 10)
• Start (1 to 10)
• Finish (1 to 10)
• Number (1 to 10)
• Flag (1 to 20)
• Text (1 to 30)

فعالیت های وابسته Level of Effort

اگر دو فعالیت نیاز به فعالیت سوم هم زمان داشته باشند به نحوی که با آغاز فعالیت اول آغاز شود و با پایان فعالیت دوم تمام شود، از روش زیر استفاده می شود:

• ایجاد  2فعالیت مورد نظر
• انطباق ابتدا و انتهای فعالیت سوم با ابتدای اولی و انتهای دومی از طریق Paste Special …/Link /Copy

تعریف بسته کاریSummary:

• در این نرم افزار تبدیل فعالیت به بسته کاری بسیار ساده است.
• مدت زمان بسته کاری از اولین ابتدا تا آخرین انتهای زیر مجموعه هایش می باشد.
• برای فعالیتی که می خواهد زیر مجموعه دیگری شود.
  • Task | Schedule | Indent
  • گرفتن فعالیت های زیر مجموعه و کشیدن به سمت راست
• بازگرداندن فعالیت به سطح بالاتر به صورت عکس روش های فوق ممکن است.
• برای ایجاد یک بسته کاری که شامل تمامی فعالیت های پروژه باشد از طریق:
  • Format | Show/Hide | Project Summary Task  اقدام می شود.

تعریف رویداد (Milestone)

• رویدادهای مهم پروژه به صورت مایلستون در برنامه ظاهر می شوند.
• تحویل کارگاه، انجام پیش پرداخت یا ابلاغ کار از سوی کارفرما و بسیاری فعالیت های بیرونی معمولا در پروژه به صورت رویداد تعریف می شوند.
• مدت زمان رویدادها معمولا صفر هستند. اما رویدادها می توانند زمان نیز داشته باشند.
• ایجاد رویداد از طریق Task | Insert | Milestone و یا تعریف آیتمی با زمان صفر.
• ستون  Milestone نیز رویدادها را نمایش می دهند و می توان از طریق آن آیتم ها را به رویداد تبدیل کرد یا حالت رویداد خارج نمود.
• یک مدیر پروژه خوب توجه ویژه ای به رویدادهای پروژه دارد.

در ادامه مطالب پیشنهادی مرتبط را مطالعه نمایید:

نکات ضروری در برنامه ریزی زمانبندی پروژه به کمک نرم افزار MSP

ساخت تقویم پروژه در نرم افزار MSP

کنترل پروژه در نرم افزار MSP

منابع:

https://products.office.com