ساختار شکست کار (WBS) چیست؟

 در این مطلب می خوانید:

معرفی ساختار شکست کار

هدف از تهیه WBS چیست؟

اهمیت و عملکرد ساختارهای شکست کار

دستورالعمل تهیه ساختار شکست کار

معرفی ساختار شکست کار

WBSمخفف Work Breakdown Structure بوده و به معنی ساختار شکست کار می باشد.
WBS یک ساختار سلسله مراتبی است که پروژه را سطح به سطح به اجزای کوچکتر تقسیم می کند که بتوان پروژه را تحت کنترل و مدیریت خود قرار داد.
تعداد سطوح WBS، بستگی به نوع و اندازه پروژه ،پیچیدگی و میزان حد کنترل دارد،هر چه این سطوح بیشتر شکسته شود ،برنامه ریزی و کنترل پروژه جزئی تر و مدیریت(کنترل) آن نیز پیچیده و زمان بر می باشد.
WBS شامل لیستی از اقلام قابل تحویل(Deliverables)  پروژه بصورت سلسه مراتبی و تجزیه آنها به بسته های کاری(Work Packages) می باشد.
نکته:
*آخرین سطح از WBS را بسته های کاری (Work Packages) می نامند، یک بسته کاری می تواند زمانبندی شده، هزینه آن برآورد و همچنین نظارت و کنترل گردد. اقلام قابل تحویل مختلف می توانند سطوح تجزیه متفاوتی داشته باشند، برای رسیدن به یک بسته کاری، برخی از اقلام قابل تحویل باید فقط در یک مرحله تجزیه شود، در حالی که برخی موارد دیگر ممکن است تجزیه بیشتری مورد نیاز باشد.

هدف از تهیه WBS چیست؟

• WBS به ما کمک می کند تا با دقت بیشتری به تعریف و سازماندهی کل محدوده پروژه (Scope) بپردازیم، هر سطح از این ساختار، اقلام قابل تحویل( Deliverables) یا اهداف پروژه را به تکه های مشخص تر و قابل اندازه گیری تجزیه می کند.
• WBS به ما کمک می کند تا بتوانیم مسئولیت ها را تعیین کنیم، منابع مورد نیاز را برآورد و تخصیص دهیم و همچنین بتوانیم بر پروژه نظارت و کنترل بیشتری داشته باشم.
• تهیه این ساختار به ما این اطمینان را می دهد که هیچ یک از تحویل شدنی های پروژه از قلم نیفتاده باشد و یا یک تحویل شدنی در چند قسمت از WBS دیده نشود.
• WBS یکی از منابع کارآمد جهت بررسی ریسک های موجود در پروژه می باشد.
•  

 کارکنان شرکت ها و مدیران پروژه از ساختار شکست کار (WBS) استفاده می کنند تا پروژه های پیچیده را بیشتر کنترل کنند. WBS برای کمک به تجزیه یک پروژه به تکه های قابل کنترل است که می تواند به طور موثر برآورد و نظارت شود.

     برخی از دلایلی که باید WBS ایجاد شود شامل:

•          کمک به سازماندهی دقیق پروژه
•          کمک به اختصاص دادن مسئولیت ها
•          نقاط کنترل و نقاط قوت پروژه را نشان می دهد
•          اجازه می دهد برای ارزیابی دقیق تر هزینه، ریسک و زمان
•          کمک می کند که دامنه پروژه را به ذینفعان توضیح دهد

اهمیت و عملکرد ساختارهای شکست کار

WBS بخش بسیار مهمی است که بوسیله آن:

• کل برنامه به صورت تقسیم بندی شده ارائه و شرح می گردد.
• برنامه ریزی به صورت ملموس ارائه می شود.
• تخمین و تعیین بودجه .
• نظارت و کنترل بر زمان، هزینه و میزان عملکرد
• اهداف و منابع شرکت در یک مسیر حرکت می کنند.
• تفویض مسئولیت به هر بسته کاری مشخص می شود.

ساختار شکست کار، کار را به عناصر کوچکتر تقسیم می کند. بنابراین با کمک WBS اطمینان خاطر بیشتری از شناخت فعالیت های کوچک و بزرگ ایجاد می شود. برای طراحی و تهیه WBS باید توجه ویژه ایی به کار برد. زیرا ساختار شکست کار به عنوان مبنایی در موارد زیر استفاده می شود:

• ماتریس توزیع مسئولیت ها
• زمانبندی شبکه ای
• تخمین و تخصیص هزینه
• آنالیز ریسک
• چارت سازمانی
• هماهنگی اهداف
• کنترل

دستورالعمل تهیه ساختار شکست کار

1. مشخص کردن موضوع پروژه
2. موضوع پروژه را به رده دوم یا Sumery task  ها تقسیم می کنند . این بخش از ساختار شکست کار  شامل فعالیت ها و کارهایی هستند که به صورت مستقیم منجر به رسیدن به هدف می شوند. جهت تکمیل کار باید سوالات زیرتوسط تیم مطرح شود:
   • برای رسیدن به این هدف چه مواردی مورد نیاز است؟
   • چه مواردی باید مورد توجه قرارگیرد؟
3. WBS تدوین شده را باید در طول مراحل مختلف پروژه به روز رسانی و تکمیل شود.

هر سطح از WBS دارای اهداف ویژه ای می باشد. سطح 1 معمولاً به عنوان مجوز کل کار بکار می رود. در سطح دوم بودجه ها تخصیص داده می شود و برنامه زمانی نیز در سطح 3 ارائه می گردد. بطور خلاصه می توان این سطوح را بصورت زیر تشریح نمود:

• سه سطح بالایی WBS نشانگر امور بصورت یکپارچه شده می باشند و نباید به یک دپارتمان خاص محول شوند، اموری که باید بوسیله دپارتمان ها و بخش های مختلف انجام شوند، باید در سطح زیرفعالیت ها (Subtasks) وبسته های کاری مشخص گردد.
• مجموع عناصر هر سطح باید با مجموع کارهای سطح بعدی یکسان باشد.
• هر عنصر کار باید فقط در یک سطح آورده شود.
• در سطوح آخر، بسته های کاری باید بصورت واضح و یکنواخت آورده شوند.
• سطحی که در آن پروژه مدیریت می شوند بعنوان سطح بسته کاری نامیده می شوند. در واقع، بسته کاری می تواند در هر سطح بجز سطح 1 آورده شود.
• WBS باید به همراه شرحی از محدوده کار ارائه شود، در غیر اینصورت، افراد تهیه کننده WBS باید دید کاملی از روند تکمیل کار داشته باشند.

همچنین در تنظیم یک ساختار شکست کار، موارد زیر باید در مورد فعالیت ها مدنظر قرار گیرند:

• تاریخ شروع و پایان مشخص داشته باشند.
• بتوان به نحوی نتایج بدست آمده آن ها و انتظارات از آن ها را با یکدیگر مقایسه نمود.
• کل مدت زمان آن ها تخمین زده شوند، نه اینکه فقط به این بسنده شود که در تاریخی مشخص شروع و در تاریخی مشخص خاتمه یابند.
• بصورتی ساختاربندی شوند که به کنترل دفتری و مکتوبات  کمتری نیاز داشته باشند.

بسته های کاری

آخرین سطح یک ساختار شکست کار را بسته های کاری تشکیل می دهند. سطحی که در آن پروژه مدیریت می شود، بعنوان سطح بسته کاری نامیده می شود. بنابراین بسته های کاری سطح بحرانی مدیریت می باشند. بسته کاری قسمتی از پروژه است که می تواند به یک سازمان، دیسیپلین عملکردی، یا یک فرد محول گردد. می توان آن را به فعالیت ها و زیر فعالیت ها تقسیم نمود.

واژه نامه WBS

WBS باید بوسیله (واژه نامه WBS) پشتیبانی گردد. این واژه نامه عناصر WBS و تکنیک های معرفی شده در فعالیت های بسته های کاری را به یکدیگر مرتبط می سازد. واژه نامه WBS یک شرح مختصر درباره هرکدام از فعالیت های مشخص شده در WBS ارائه می کند. این سند قابلیت تخمین حدود هر فعالیت را ایجاد کرده و همچنین در فرآیند تفویض مسئولیت ها کمک شایانی می نماید.

منابع:

https://www.workbreakdownstructure.com/

https://www.brighthubpm.com/templates-forms/2645-what-is-a-work-breakdown-structure/#imgn_0